会议记录与决策跟进管理模板操作手册.docVIP

会议记录与决策跟踪管理模板操作手册

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业内部会议的规范化记录与决策事项的全生命周期管理，尤其适用于以下场景：

项目推进会议：如项目启动会、周例会、阶段评审会，需同步项目进展、明确任务分工并跟踪关键决策落地；

部门协调会议：跨部门沟通协作（如产品、研发、市场联动会议），需记录责任边界、协作节点及资源调配决议；

决策评审会议：重大事项决策（如预算审批、方案选型、战略调整），需完整保留决策依据、反对意见及执行要求；

问题复盘会议：针对已发生的问题（如项目延期、客诉事件），需分析根本原因并制定改进措施，保证闭环管理。

二、模板操作流程详解

（一）会前准备：明确会议框架与记录重点

会议发起人准备

提前1-2天发送会议通知，明确会议主题、目标、时间、地点（或线上会议）、参会人员及议程；

若有预审材料（如项目方案、数据报表），提前同步至参会人，保证会议高效聚焦。

记录人准备

熟悉会议议程及背景资料，提前梳理记录框架（如按议程顺序分议题记录）；

准备记录工具（电子版模板/纸质笔记本），标注需重点关注的信息：决策事项、责任人、截止时间、潜在风险点。

（二）会中记录：客观全面捕捉关键信息

基础信息记录

按模板“会议基本信息表”填写：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题。

议程内容记录

按“会议议程表”顺序逐项记录，每个议题包含：

讨论要点：核心观点（标注发言人，如“提出需增加用户调研环节”）、分歧意见（如“反对当前方案，认为成本过高”）；

结论：最终达成的共识（避免模糊表述，如“确定优先开发A功能”而非“大概做A功能”）；

附件：提及的文件、数据（标注附件名称及版本，如“附件1：V2.0版产品需求文档”）。

决策事项专项记录

对会议中形成的决议，单独记录在“决策事项跟踪表”中，明确：

决策编号（按“年份-月份-序号”格式，如202405-001）；

决策事项（具体描述，如“上线新版用户注册流程”）；

决策依据（如“基于用户调研报告结论”）；

责任人（具体到个人，避免“相关部门”等模糊表述）；

计划完成时间（精确到日期，如“2024年6月30日前完成开发”）；

所需资源（如“需研发部*协调2名前端工程师”）。

（三）会后整理：核对信息并同步确认

记录人整理

会议结束后2个工作日内，根据会议录音（如有）、笔记及议程补充完整记录，保证信息准确、无遗漏；

重点核对决策事项的“责任人”“截止时间”“要求”，避免歧义。

与会人员确认

将整理后的会议记录（含决策事项跟踪表）发送至所有参会人员，要求1个工作日内反馈修改意见；

若有异议，记录人需与相关人员沟通确认，最终版本需经主持人审批后定稿。

归档与分发

定稿后的会议记录及决策表按“年份-月份-会议类型”分类归档（如“2024年05月-项目周例会”），存储至共享服务器（如企业网盘），方便查阅；

将决策事项跟踪表同步抄送至责任人的直接上级及相关部门负责人，保证执行层知晓。

（四）决策跟踪：动态监控执行进度

责任人更新

决策事项执行过程中，责任人需每周/每两周在“决策事项跟踪表”中更新“当前状态”（选项：未开始、进行中、已完成、延期）、“实际完成时间”“进展说明”（如“已完成前端开发，进入测试阶段”）；

若遇风险（如延期、资源不足），需在“备注”栏标注原因及解决方案，并同步告知记录人及主持人。

记录人跟进

每周核对决策事项跟踪表，对“延期”或“逾期未完成”的事项标记红色提醒，并主动与责任人沟通，推动解决；

每月《决策执行汇总报告》，提交管理层，内容包括：当月决策总数、已完成率、延期事项及原因分析。

闭环管理

决策事项完成后，责任人需提交成果证明（如上线公告、测试报告），记录人在“决策事项跟踪表”中更新状态为“已完成”，并归档相关材料。

（五）定期复盘：优化决策与执行效率

每季度组织一次“会议与决策复盘会”，参会人员包括各部门负责人、记录人及核心决策责任人；

复盘内容：

会议效率：分析议程设置是否合理、讨论是否聚焦，优化会议形式（如精简非必要议题）；

决策质量：回顾重大决策的执行效果，评估决策依据是否充分、风险是否预判到位；

执行问题：梳理延期事项的共性问题（如资源不足、流程卡点），制定改进措施（如建立跨部门资源协调机制）。

三、核心模板结构与示例

（一）会议基本信息表

会议名称

2024年Q2产品规划评审会

会议日期

2024年5月10日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*（产品总监）

记录人

*（产品经理）

参加人员

、、（研发）、赵六（市场）、*钱七（设计）

缺席人员

无

缺席原因

-

会议主题

确定Q2产品功能优先级及资源分配

（二）会议议程与记录表

序号

议题

讨论要点

结论

附件

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