合同管理标准化流程模板合同审核及执行指南.docVIP

合同管理标准化流程模板合同审核及执行指南

一、适用业务场景与范围

本指南适用于企业各类经济合同的规范化管理，涵盖但不限于：产品/服务采购合同、销售合同、技术开发合同、合作经营合同、租赁合同、保密协议等。适用于企业内部所有部门（如采购部、销售部、项目部、法务部、财务部等）在合同全生命周期管理中的操作规范，保证合同从起草到归档各环节的合规性与可控性。

二、标准化操作流程详解

（一）合同准备与起草阶段

业务需求发起

业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务、开展项目等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、履行期限、预算金额等核心要素。

需求表需经部门负责人审批通过后，启动合同起草流程。

合同起草

起草人根据需求内容，选择对应类型的合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），或参考法律法规及企业惯例拟定合同条款。

合同内容需包含以下核心要素：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表、联系方式、地址）；

合同标的（名称、型号规格、技术参数等）；

数量与质量（明确计量单位、质量标准及验收方式）；

价款与支付（金额、计价方式、支付条件、账户信息、票据类型等）；

履行期限、地点与方式（开始/结束时间、交付地点、运输方式、验收流程等）；

双方权利义务（明确违约责任、知识产权归属、保密条款等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

合同生效条件（签字盖章后生效、附条件生效等）。

起草完成后，起草人需自查合同条款的完整性、逻辑性与合规性，保证无歧义、无法律风险。

（二）内部审核阶段

部门审核

起草人将合同文本及《合同需求申请表》提交至业务部门负责人，审核业务需求的合理性、合同条款与业务目标的一致性。

审核通过后，流转至法务部进行合法性审核。

法务审核

法务部重点审核以下内容：

主体资格：合作方是否为合法存续的企业/组织，是否具备相应的履约资质（如营业执照、行业许可证等）；

条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否合理、可执行；

风险点提示：识别合同中潜在的法律风险（如知识产权归属不明确、争议解决方式约定不明等），并提出修改建议。

法务审核通过后，流转至财务部进行财务条款审核。

财务审核

财务部重点审核以下内容：

价款合理性：价格是否符合市场公允价，是否在预算范围内；

支付条件：支付节点、支付方式是否与企业财务制度一致，是否存在资金风险；

票据要求：是否明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及合规性；

履约保证金/质保金：是否约定保证金额度、退还条件及流程。

财务审核通过后，若合同涉及其他部门（如技术部、人力资源部），需同步提交相关部门进行专项审核（如技术参数、保密条款等）。

审核意见反馈与修改

各部门审核需在2个工作日内完成，并填写《合同审核意见表》，明确审核意见（如“同意”“修改后通过”“不同意”及具体修改建议）。

起草人根据各部门审核意见修改合同文本，修改后再次提交至所有审核部门确认，直至所有审核部门均无异议。

（三）外部沟通与签署阶段

与合作方协商

起草人将最终审核通过的合同文本发送至合作方，就合同条款进行沟通协商。若合作方提出修改意见，需同步反馈至法务部及相关部门评估，确认无风险后进行调整。

合同文本最终确认

双方就合同条款达成一致后，形成正式合同文本（一式X份，根据实际需求确定份数），保证文本内容完全一致（含附件、补充协议等）。

合同签署

企业方签署流程：

法定代表人/授权代表在合同指定位置签字，并加盖企业合同专用章（或公章）；

授权代表签署的，需提供《授权委托书》（明确授权范围、权限及期限），作为合同附件。

合作方签署流程：要求合作方提供法定代表人证件号码明、授权委托书（如需）及营业执照复印件（加盖公章），核对无误后接收其签署的合同文本。

签署完成后，企业方留存合同原件，合作方按约定份数分发，同时将合同扫描件存档至企业合同管理系统。

（四）履行与跟踪阶段

合同交底

业务部门负责人组织合同履行交底会，向执行团队（如项目组、采购执行岗）明确合同核心条款（履行期限、质量标准、付款节点、违约责任等），保证执行人员清楚自身义务与权利。

履行过程跟踪

业务部门指定专人作为合同履行跟踪人，实时监控合同履行进度（如交付进度、验收情况、付款申请等），填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点完成情况及存在问题。

若出现履行异常（如延迟交付、质量不合格、付款逾期等），跟踪人需及时上报部门负责人，并与合作方沟通协商解决方案（如催告、索赔、变更合同等），必要时启动争议解决程序。

验收与确认

合同标的交付后，业务部门根据合同约定的验收标准组织验收（如技术验收、数量验收、质量验收），邀请相关部