财务报销申请审批流程表费用控制版.docVIP

财务报销申请审批流程表通用费用控制版

一、适用范围与典型应用场景

本流程表适用于各类企业（尤其是对费用支出有精细化管控需求的中小企业、集团公司各部门）的日常费用报销管理，旨在规范报销行为、强化费用控制、提升审批效率。典型应用场景包括但不限于：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费；日常办公采购的办公用品费、通讯费；业务开展产生的客户招待费、市场推广费；以及其他符合公司财务制度的常规费用支出。当员工发生上述费用并申请报销时，需严格遵循本流程表规范操作，保证费用支出的真实性、合规性与合理性。

二、财务报销全流程操作指南

（一）费用发生与单据准备

费用前置申请：单笔费用金额超过部门月度预算10%或公司规定限额（如5000元）时，员工需提前填写《费用预申请表》，明确费用用途、预计金额、明细构成，经部门负责人审批通过后方可发生费用；未超限额的常规费用，可直接发生但需保证事由合规。

原始凭证收集：费用发生后，员工需及时取得合法、合规的原始凭证，包括但不限于：增值税发票（需注明公司名称、税号、费用明细等完整信息）、行程单（差旅费）、费用清单（采购类）、消费小票（招待费）等。电子发票需打印并注明“已报销”及报销日期，避免重复报销。

（二）报销单据填写与提交

填写《财务报销申请审批表》：登录公司OA系统或财务系统模板，准确填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用归属期间（如“2024年3月”）；

费用明细：按费用类别（如“差旅费-交通”“办公费-采购”）分行填写，每行需注明具体事由（如“北京客户拜访出差”“部门打印机墨盒采购”）、金额、附件张数；

预算信息：填写对应预算编号（如有），保证费用在预算额度内。

附件整理与粘贴：将原始凭证按费用明细分类整理，左上角对齐粘贴在A4纸上，并在《报销申请审批表》“附件”栏注明总张数，保证单据清晰、无涂改。

（三）部门初审与合理性审核

部门负责人审核：员工将填写完整的报销单及附件提交至直接上级（部门负责人*），部门负责人需重点审核：

费用发生的真实性（如出差行程与业务匹配性、采购物品的必要性）；

费用标准的合规性（如差旅住宿是否超标、招待费是否超出部门年度限额）；

预算使用情况（是否超预算，超预算部分是否有预申请审批）。

审核结果处理：审核通过后，部门负责人在《报销申请审批表》“部门审核”栏签字并注明日期；审核不通过的，需退回员工并书面说明修改意见。

（四）财务部门复核与合规性检查

财务专员审核：部门审核通过后，员工将单据提交至财务部门（对接人：财务审核员*），财务专员需严格检查：

单据完整性：报销表填写是否完整、附件是否齐全（发票抬头、税号、公章等要素是否正确）；

票据合规性：发票真伪（通过国家税务总局平台查验）、是否为合规报销凭证（如“办公用品”发票需附明细清单，避免“办公用品”大类开票）；

金额准确性：报销金额与发票金额是否一致，计算是否有误；

预算匹配度：费用是否超出预算，超预算部分是否有审批通过的《费用预申请表》。

问题反馈与修正：审核中发觉问题（如发票要素缺失、超预算无审批），财务专员需在1个工作日内退回员工并明确修改要求；审核通过后，在“财务审核”栏签字并标注“同意报销”。

（五）分级审批与权限控制

根据费用金额及类型，实行分级审批制度：

小额费用（≤5000元）：由财务审核员审核通过后，提交至分管财务副总（*）审批，在“领导审批”栏签字；

大额费用（5000-20000元）：需财务审核员、分管财务副总审批通过后，提交至总经理（*）最终审批；

重大费用（＞20000元）：除上述审批流程外，需提交至总经理办公会集体审议，形成会议纪要后方可报销。

审批环节需在2个工作日内完成，紧急费用可启动“绿色审批通道”，但事后需补签审批说明。

（六）报销付款与账务处理

财务付款安排：所有审批完成后，财务专员将《报销申请审批表》及附件交至出纳（*），出纳核对审批手续无误后，按公司付款周期（如每周三、周五统一付款）安排转账或现金发放，并在“付款情况”栏注明付款日期及方式。

账务登记与归档：财务专员需在付款后1个工作日内，将报销单据信息录入财务系统，记账凭证；每月末将所有报销单据按部门分类整理，装订成册并归档保存，保存期限不少于5年。

三、财务报销申请审批表（通用费用控制版）

基本信息

申请单号

申请日期

年月日

申请人姓名（*）

所属部门

费用归属期间

年月

预算编号

费用明细

费用类别

发生日期

具体事由

金额（元）

附件张数

（如：差旅费）

（如：办公费）

（如：招待费）

合计金额（大写）

合计金额（小写）

￥

审批流程

部门审核

财务审核

负责人签字：*日期：年月日

审核员签字：*日期：年月日

分管财务副总审批

总经理审批

签字：*日期：年月日

签字：