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企业药品采购管理操作手册

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企业药品采购管理操作手册

前言

药品采购是企业保障员工健康、维护正常生产经营秩序的重要环节，其管理水平直接关系到药品质量、采购成本、供应及时性以及企业运营风险。为规范企业药品采购行为，提高采购效率，控制采购成本，确保药品质量与供应安全，降低采购风险，特制定本手册。本手册旨在为企业药品采购活动提供系统性的指导和标准化的操作规范，适用于企业内部所有与药品采购相关的部门及人员。

第一章：总则

1.1目的与依据

为规范企业药品采购管理工作，明确各相关部门及人员的职责与权限，优化采购流程，保障企业所采购药品的质量安全与及时供应，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于本企业所有用于员工医疗、职业健康防护、以及经批准的其他用途的药品（包括处方药、非处方药、医疗器械类耗材等，以下统称“药品”）的采购计划、供应商选择、采购执行、质量验收、库存管理、付款结算及相关的监督管理活动。

1.3定义

药品：指用于预防、治疗、诊断人的疾病，有目的地调节人的生理机能并规定有适应症或者功能主治、用法和用量的物质，包括中药材、中药饮片、中成药、化学原料药及其制剂、抗生素、生化药品、放射性药品、血清、疫苗、血液制品和诊断药品等，以及企业内部规定的相关医疗耗材。

合格供应商：指经本企业按照规定程序评审，符合供应资质要求，能够持续稳定提供符合质量标准药品的供应商。

采购计划：指根据企业药品需求预测和实际库存情况，制定的关于未来一定时期内药品采购的品种、规格、数量、预计单价、金额和采购时间的计划文件。

招标采购：指通过公开招标、邀请招标等方式，邀请符合条件的供应商进行投标，按照规定的评标标准择优确定中标供应商的采购方式。

询比价采购：指向三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价后进行比较，择优确定供应商的采购方式。

直接采购：指对于特定品牌、特定规格或紧急情况下，从单一或指定合格供应商处直接采购的方式。

1.4基本原则

质量优先原则：药品采购必须以保障药品质量和安全为首要前提，严格把控药品质量关。

合规守法原则：严格遵守国家有关药品管理、采购管理、招投标、合同管理等方面的法律法规及政策规定。

需求导向原则：根据企业实际医疗需求和库存状况，科学合理地制定采购计划，避免盲目采购。

成本效益原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价、招标等方式，力求以合理成本采购到适宜的药品。

公开透明原则：采购过程应做到程序规范、信息公开、决策透明，接受内部监督。

风险控制原则：建立健全供应商评估与管理机制，有效识别和防范采购过程中的各类风险。

第二章：组织与职责

2.1药品采购管理小组

企业可根据规模设立药品采购管理小组（或指定相关分管领导负责），由采购、行政/后勤（或医务室）、财务、质量（若有）等部门相关负责人组成。其主要职责包括：

审定药品采购管理制度和流程。

审批重要药品采购计划及预算。

审定合格供应商名录及重大供应商变更。

审议和决策药品采购中的重大事项，如招标方案、重大合同等。

监督检查药品采购管理制度的执行情况。

2.2采购部门

采购部门是药品采购的主要执行部门，其职责包括：

负责药品采购计划的汇总、初审与组织实施。

负责供应商的寻找、资质审核、评估、准入、动态管理及档案维护。

负责组织药品采购的招标、询价、议价等采购活动。

负责采购合同的起草、谈判、签订、履行跟踪与管理。

负责药品采购订单的下达、交货期跟踪及协调。

协助或负责药品到货后的数量清点与初步验收。

负责采购付款申请的提报及采购发票的传递。

负责采购过程相关文件、记录的整理、归档。

收集市场信息，进行价格分析与成本控制。

2.3需求部门（如医务室、行政部或指定负责人）

根据企业员工健康需求和库存消耗情况，定期或适时提报药品需求计划。

提供准确的药品品名、规格、剂型、生产厂家（若有指定）等信息。

参与药品的质量验收，特别是外观质量、效期等。

负责药品的入库、储存、保管、发放及库存管理，定期进行库存盘点，防止积压、过期或损坏。

及时反馈药品使用效果、质量问题及供应商服务情况。

2.4质量管理部门（或指定质量管理人员）

负责对采购药品的质量标准进行审核。

参与供应商的质量体系评估与审核。

监督药品采购过程中的质量控制措施。

对到货药品的质量证明文件进行审核，必要时参与或组织抽检。

接收和处理药品质量投诉及不良事件，并协同相关部门进行调查处理。

2.5财务部门

负责药品采购预算的审核与资金安排。

负责采购合同的财务条款审核。

根据审批后的付款申请及合同约定，办理付款手续。

负责采购成本的核算与分析。

2.6法务部门（或指定合同审核人员）

负责采购合同的法律条款审核，防范法律风险。

参与处理采购合同纠纷