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岗前培训档案记录及管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司岗前培训工作，系统记录和科学管理培训过程及结果，确保新入职员工具备岗位所需的知识、技能与职业素养，保障培训质量，提升人力资源管理效能，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有新入职员工的岗前培训档案管理工作。公司各部门及所有参与岗前培训组织、实施、记录与管理的相关人员均须遵守本办法。

第三条基本原则

岗前培训档案管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案内容必须真实反映培训的实际情况，数据准确，材料可靠。

（二）完整性原则：档案应包含培训过程中的各个关键环节记录，确保信息链条的完整。

（三）规范性原则：档案的建立、填写、归档、保管、查阅等环节均应符合本办法规定，做到标准化、程序化。

（四）保密性原则：培训档案涉及员工个人信息及公司培训资源，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。

（五）可追溯性原则：档案记录应清晰明确，便于追溯员工培训历程及培训效果。

第二章培训档案的构成与内容

第四条员工个人培训基本信息

包括但不限于：员工姓名、性别、部门、岗位、入职日期、培训批次、档案编号等。

第五条培训计划与方案

（一）公司整体或部门级岗前培训实施方案。

（二）针对员工所在岗位的专项培训计划。

第六条培训过程记录

（一）培训签到表：记录员工参加各次培训的出勤情况。

（二）课程学习记录：包括员工参加的培训课程名称、授课讲师、授课日期、授课时长、主要内容摘要等。

（三）学习表现记录：如课堂参与情况、小组讨论表现、课堂测验结果（若有）、作业完成情况等。

第七条培训考核与评估材料

（一）考核成绩：各类理论知识测试、技能操作考核的原始记录及评定结果（可采用等级制或合格/不合格制，避免具体分数可能涉及的四位以上数字）。

（二）培训心得与总结：员工在培训结束后提交的个人学习心得、总结或反思。

（三）培训效果评估：包括员工对培训内容、讲师、组织安排等方面的反馈意见（如培训反馈问卷及统计分析结果），以及培训组织部门对员工培训效果的综合评估意见。

第八条培训结业/合格证明

员工岗前培训合格后，由相关部门颁发的结业证明或培训合格证书复印件。

第三章培训档案的建立与形成

第九条档案建立责任

（一）人力资源部是岗前培训档案管理的归口部门，负责统筹规划、制度制定及监督检查。

（二）各业务部门及培训组织实施部门（或讲师）负责及时收集、整理培训过程中的相关记录材料，并提交至人力资源部。

（三）新入职员工应积极配合，按要求提交个人相关信息及培训总结等材料。

第十条档案形成要求

（一）所有档案材料的形成应及时、准确、规范，字迹清晰，不得随意涂改。

（二）电子文档应命名规范，版本清晰；纸质材料应采用公司统一规格纸张，必要时进行装订。

（三）对于培训过程中的重要环节，如关键考核、重要座谈等，可辅以照片或视频记录（需注意保护个人隐私），并妥善存储。

第四章培训档案的日常管理

第十一条档案整理与归档

（一）人力资源部在员工完成岗前培训并考核合格后一个月内，负责将所有相关材料整理、编号、登记后归档。

（二）归档材料应按照本办法第二章规定的顺序排列，做到条理清晰，便于查阅。

（三）建立培训档案台账，记录档案的接收、流转、借阅、归还等情况。

第十二条档案保管

（一）纸质档案应存放在专用档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。

（二）电子档案应存储在公司指定的服务器或云存储平台，进行定期备份，确保数据安全。

（三）档案保管期限为自员工入职之日起至其与公司解除/终止劳动合同后至少若干年。对于表现突出或有特殊贡献的员工档案，可适当延长保管期限。

第十三条档案移交与销毁

（一）员工岗位发生变动或因其他原因需要移交档案时，应办理严格的交接手续，由交接双方签字确认。

（二）档案保管期满需要销毁时，由人力资源部提出销毁清单及申请，报公司相关领导批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录。

第五章培训档案的查阅与使用

第十四条查阅权限与审批

（一）因工作需要查阅员工岗前培训档案，须经人力资源部负责人批准。查阅本部门员工档案，由部门负责人提出申请，人力资源部负责人审批；查阅非本部门员工档案，须报请公司分管人力资源工作的领导批准。

（二）公检法等外部单位因办案需要查阅相关档案，须持有效证件及单位介绍信，经公司领导批准后，由人力资源部专人陪同查阅。

（三）员工本人一般不得查阅本人的培训档案，因特殊情况确需查阅，须书面申请并经人力资源部负责人批准。

第十五条查阅要求

（一）查阅档案时，应在指定地点进行，不得带出指定区域。

（二）查阅者应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录。确因工作需要复制的，须经人力资源部负责人批