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办公室会议记录存档规定

一、概述

办公室会议记录存档是企业管理中一项重要的基础工作，旨在确保会议内容得到有效保存、信息可追溯，并支持后续决策与工作执行。本规定旨在明确会议记录的规范、存档流程及管理要求，以提升信息管理效率与安全性。

二、会议记录的规范要求

（一）记录内容

1.会议基本信息：包括会议名称、召开日期、时间、地点、主持人、参会人员名单等。

2.会议议程：列明各议题的讨论顺序及时间安排。

3.讨论内容：

(1)各议题的具体发言要点、决策结果及责任分配。

(2)如有数据或图表，需注明来源及关键结论。

(3)重要决议需明确执行部门及完成时限。

4.附件清单：如会议材料、演示文稿等需存档的补充文件。

（二）记录格式

1.使用标准模板，确保记录条理清晰、语言简洁。

2.电子版记录需为Word或PDF格式，避免使用易被修改的文档类型。

3.纸质版记录需字迹工整，必要时可使用表格形式呈现。

三、存档流程

（一）记录整理

1.会议结束后24小时内，记录人完成初稿整理。

2.核对参会人员确认记录准确性，必要时补充遗漏信息。

（二）归档方式

1.电子版存档：

(1)将记录文件上传至公司共享云盘，按“部门—年份—月份”分类存储。

(2)设置访问权限，仅授权相关人员可查看或编辑。

2.纸质版存档：

(1)将记录文件按季度装订成册，贴上标签并编号。

(2)存放于指定档案柜，定期检查保存状况。

（三）存档期限

1.电子版记录保存期限为5年，涉及重要决策的文件可延长至10年。

2.纸质版记录按公司档案管理规定执行，一般保存3年，特殊文件可另行标注。

四、管理要求

（一）责任分工

1.会议记录人负责原始记录的撰写与初步审核。

2.部门主管负责最终记录的审批与存档监督。

3.行政部负责存档系统的维护及定期盘点。

（二）查阅与借阅

1.内部查阅需填写《文件借阅申请表》，经主管批准后方可调阅。

2.外部查阅需经公司管理层审批，并记录查阅目的及时间。

（三）保密管理

1.会议记录涉及商业敏感信息，禁止外传或用于非工作用途。

2.存档文件需设置防泄漏措施，如电子版加密、纸质版加锁。

五、附则

本规定自发布之日起实施，行政部负责解释与修订。如遇特殊情况需临时调整存档期限，需报管理层备案。

**一、概述**

办公室会议记录存档是企业管理中一项重要的基础工作，旨在确保会议内容得到有效保存、信息可追溯，并支持后续决策与工作执行。本规定旨在明确会议记录的规范、存档流程及管理要求，以提升信息管理效率与安全性。详细规范的会议记录存档工作，能够帮助企业有效利用会议成果，减少信息传递失真，优化资源配置，并为后续审计、复盘提供可靠依据。

二、会议记录的规范要求

（一）记录内容

1.会议基本信息：

(1)会议名称：应清晰、准确地反映会议主题，例如“XX部门2024年第一季度工作规划会议”。

(2)召开日期与时间：精确到年、月、日及具体小时，例如“2024年5月20日，下午14:00-16:00”。

(3)地点：明确会议召开的具体物理位置或线上会议平台名称。

(4)主持人：记录主持人的姓名及职务。

(5)参会人员名单：列出所有参会者的姓名及职务，并可注明缺席人员及原因（如请假）。

(6)审批人员（如适用）：对于需要审批的会议，记录审批人的姓名及职务。

2.会议议程：

(1)按照实际讨论顺序列出所有议题，并标注预计讨论时间或时间段。

(2)议题应具体化，避免使用过于宽泛的标题，例如将“项目进展”细化为“项目A第一阶段成果汇报与第二阶段计划讨论”。

3.讨论内容：

(1)各议题的具体发言要点：

-准确记录关键发言人的观点、建议、质疑或反对意见。

-使用客观、中性的语言，避免记录个人情绪或主观评价。

-对于重要观点，可使用粗体或引号突出显示。

(2)决策结果及责任分配：

-明确记录会议就各议题达成的共识、决策或结论。

-对于需要行动的决策，需明确责任执行人（负责人）、协作人（如有）、预期完成时限及衡量标准。

-示例：“决议：启动市场推广活动方案修订，负责人：市场部张三，协作人：设计部李四，完成时限：2024年6月15日前，衡量标准：方案经管理层审核通过。”

(3)数据与图表处理：

-如会议中展示或讨论了数据报表、图表等，需在记录中简要说明数据来源（如“参考附件《第一季度销售数据分析报告》”）及核心结论或讨论点。

(4)行动项跟踪：

-对于临时产生的需后续跟进的事项，单独列出，注明临时负责人和初步完成时间。

-示例：“临时行动项：联系供应商确认XX物料价格，负责人：采购部王五，初步完成时间：2024年5月21日前。”

4.附件清单：

(1)详细列出会议中分发、展示或作为讨论背景的附件文