合同审批与管理规范工具包.docVIP

合同审批与管理规范工具包

一、适用场景与价值体现

本工具包适用于各类企业（尤其是中小型企业、集团化公司）的合同全生命周期管理，覆盖从合同发起、审批、签署到履约跟踪、归档的全流程。具体场景包括：

业务拓展场景：销售部门与合作方签订采购/销售合同时保证条款合规、审批高效；

供应商管理场景：采购部门与供应商签订框架协议、订单合同时规范合作流程，降低履约风险；

内部协作场景：跨部门（如市场、研发、法务）合作项目合同的起草与审批，明确权责分工；

风险防控场景：法务部门通过标准化流程，提前识别合同漏洞（如主体资质、违约责任），减少法律纠纷；

合规审计场景：为财务、审计部门提供合同履约数据与审批记录，支持合规性检查与追溯。

通过使用本工具包，可实现合同管理“流程标准化、风险可控化、数据可视化”，提升审批效率30%以上，降低合同纠纷率。

二、合同全生命周期操作指引

（一）合同发起与起草

目标：明确需求，保证合同内容完整、基础信息准确。

操作步骤：

需求确认：业务部门根据合作需求（如采购商品、提供服务、项目合作等），填写《合同需求确认单》（附件1），明确合作主体、标的、金额、期限等核心要素，经部门经理*审批通过后启动起草。

模板选择：从企业合同模板库中匹配对应类型模板（如《销售合同模板》《服务合同模板》《保密协议模板》），若无合适模板，由法务部门*协助起草。

内容起草：

填写合同基础信息：合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024-SC-001”）、合同名称（需体现核心标的与双方主体，如“公司与YY公司采购合同”）、签约主体（全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

明确核心条款：标的名称/规格、数量、质量标准、价款/报酬（含税价、支付方式、账户信息）、履行期限/地点/方式、违约责任（违约金计算方式、争议解决方式）、保密条款、知识产权条款等；

附表补充：如技术附件、验收标准、服务清单等作为合同组成部分。

内部初审：业务部门负责人*审核合同内容与需求一致性，重点核对金额、期限、交付标准等关键信息，签字确认后提交至下一环节。

（二）内部审批流程

目标：多部门协同审核，保证合同合法合规、风险可控。

审批节点与职责（根据合同金额/类型可调整顺序）：

法务审核：

审核重点：签约主体资质（是否为合法存续企业、是否超越经营范围）、条款合法性（如格式条款是否排除对方主要权利、违约责任是否公平）、权利义务对等性、争议解决方式（优先约定企业所在地法院/仲裁）、知识产权归属等；

输出结果：法务审核意见书（通过/不通过/需修改），不通过时注明具体修改意见，退回业务部门调整。

财务审核：

审核重点：价款/报酬合理性（是否符合市场价格、预算规定）、支付方式与节点（是否与企业资金流匹配）、发票类型（增值税专用发票/普通发票）、税务责任（如税率、发票开具时间）等；

输出结果：财务审核意见书，重点关注大额合同（如超过50万元）的资金风险。

风控审核（如企业设有风控部门）：

审核重点：履约可行性（如对方履约能力、企业自身资源匹配度）、潜在风险点（如不可抗力、政策变动影响）、担保措施（如是否需要提供保证金、保函）等；

输出结果：风控评估报告，高风险合同需提交管理层专项审议。

最终审批：

根据合同金额分级审批：

10万元以下：业务部门负责人*+法务*+财务*联合审批即可；

10万-100万元：增加分管副总*审批；

100万元以上：提交总经理*或董事会审批。

审批通过后，《合同审批汇总表》（附件2），明确各环节审批意见与生效日期。

（三）合同签署与用印

目标：保证合同形式合法，印章使用规范。

操作步骤：

文本定稿：业务部门根据最终审批意见修改合同文本，经法务部门*核对无误后，打印一式三份（或按份数需求打印），双方各执一份，企业存档一份（电子版同步归档）。

用印申请：填写《印章使用申请单》（附件3），注明合同编号、用印份数、用印事由，附最终版合同文本，按权限报印章管理部门*审批。

签署仪式：

双方法定代表人/授权代表签字，需提供授权委托书（如非法定代表人签署，需明确授权范围与期限）；

签字需使用黑色水笔，字迹清晰，不得涂改；确需修改的，需在修改处由双方签字/盖章确认。

印章加盖：

严格按照审批权限用印，严禁“先盖章后审批”或“越级用印”；

合同骑缝章需覆盖所有页面，每页侧面均需清晰可见；

用印后，印章管理部门*在《印章使用登记表》记录用印日期、申请人、合同编号等信息。

（四）履约跟踪与归档

目标：监控合同履行情况，保证合同目标实现，资料可追溯。

操作步骤：

履约交底：合同签署后3个工作日内，业务部门*组织法务、财务、履约团队召开履约交底会，明确各方职责、关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）及风险预警机制。

过程跟踪：

业务部门建立《合同履行跟踪表》（附件4）