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公司印章管理制度

一、总则：制度设计的灵魂与导向

任何制度的建立，首先必须明确其根本目的与适用范围，这是确保制度有效运行的前提。公司印章管理制度的制定，旨在规范各类印章的刻制、保管、使用、变更及废止等行为，杜绝因印章管理不当引发的各类风险，维护公司的合法权益。

本制度所指的“印章”，并非单一概念，而是涵盖了公司在经营管理活动中使用的各类具有法律效力或特定用途的印记。这通常包括但不限于公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章，以及根据业务需要设立的部门专用章等。值得注意的是，部门专用章的使用范围应严格限定在内部管理或特定授权事务中，其对外效力需审慎界定。

印章管理的基本原则应贯穿始终：“统一领导、分级负责、严格审批、安全规范”。这十六字方针既是制度设计的出发点，也是日常操作的行为准则。统一领导确保了印章管理的权威性和一致性；分级负责明确了各层级、各岗位的管理职责；严格审批是防范风险的关键环节；安全规范则是对印章管理全过程的基本要求。

二、印章的刻制与启用：源头把控，规范伊始

印章的刻制是管理的起点，必须从严控制。公司各类印章的刻制，均应由需求部门提出申请，详细说明刻制理由、印章名称、规格及使用范围，经部门负责人审核后，报请公司管理层（通常为总经理办公会或指定分管领导）审批。未经批准，任何部门或个人不得擅自刻制公司印章，严禁刻制仿真印章或替代印章。

获批后，印章的刻制工作应指定专人负责，并选择经公安机关备案的、信誉良好的正规刻制单位。刻制完成后，应由印章管理部门（通常为行政部或办公室）组织验收，核对印章的名称、字体、规格等是否与审批要求一致。验收合格的印章，需在公司内部进行登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、保管部门及保管人等信息，并留存印模建档备查。

印章正式启用前，公司应发布正式的启用通知，明确印章的启用日期、使用范围及保管责任人。对于替换旧印章的新印章，启用通知中还应注明旧印章的废止日期，并对旧印章的后续处理作出安排。

三、印章的保管：责任到人，安全第一

印章保管是印章安全管理的核心环节，直接关系到印章使用的合规性与安全性。公司应根据“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，明确各类印章的保管部门和保管责任人。通常情况下，公司公章、法定代表人印章由公司指定的核心管理部门（如行政部）专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部专人保管；合同专用章可由法务部或业务主管部门保管；部门专用章由各部门指定专人保管。

保管责任人应具备高度的责任心和良好的职业素养。印章保管场所应具备安全条件，如配备保险柜或带锁文件柜，并处于可控的办公区域内。原则上，印章不得带出公司办公场所，如确因特殊情况需要带出，需严格履行审批手续（详见“用印管理”章节）。

印章保管实行严格的交接制度。保管人员因岗位变动、离职、休假等原因需要移交印章时，必须办理正式的交接手续，由部门负责人或指定监交人在场监交，交接双方在交接记录上签字确认，并及时更新印章保管登记信息。保管人员离职前，必须确保印章已安全移交，否则不予办理离职手续。

每日下班前，保管人员应将印章锁入保险柜或专用文件柜，并确认锁具完好。如发现印章遗失或被盗，保管人员应立即向本部门负责人及公司分管领导报告，并采取应急措施，必要时应向公安机关报案。

四、用印管理：规范流程，严控风险

用印管理是印章管理制度中最为复杂也最为关键的部分，其核心在于建立规范、严密的用印审批流程，确保每一次用印都有据可查、权责清晰。

用印申请与审批：任何部门或个人需要使用印章，均须填写《用印申请单》，详细注明用印事由、用印文件名称及份数、用印日期、申请部门、申请人等信息，并附上待印文件的原件或复印件。《用印申请单》须经部门负责人审核签字。根据用印事项的性质和重要程度，审批权限应分级设定：一般事务性用印，可由部门负责人审批；涉及重大合同、对外担保、投融资、重要人事任免等核心事项的用印，须报请公司分管领导或总经理审批。审批人应对用印事项的真实性、合法性及文件内容的准确性进行审核。

用印审核与登记：印章保管人在受理用印申请时，应首先核对《用印申请单》的审批手续是否完备，待印文件与申请内容是否一致。对于审批手续不全或文件内容存疑的，保管人有权拒绝用印，并向申请人说明理由。经审核无误后，保管人方可为其用印，并在用印登记薄上详细记录用印日期、用印文件名称、份数、审批人、申请人、用印人、保管人等信息，必要时可留存用印文件的复印件或扫描件备查。

用印规范：用印时，应确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），印章名称应与文件落款单位名称一致。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容填写不完整的文件上加盖印章。如遇特殊情况，文件内容需事后补全的，必须有明确的审批手续，并由相关责任人对补全内容的真实性负责。

特殊用印管理：