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供应链管理基础操作手册通用版

一、适用工作情境

本手册适用于企业供应链管理日常运作中的核心环节，包括但不限于：采购需求提报与执行、库存动态管理、订单全流程跟踪、供应商协同作业等场景。适用于供应链部门新员工岗前培训、在岗员工标准化操作指引、跨部门（如采购、仓储、销售、物流）协作流程规范，以及企业供应链管理体系搭建与优化参考。

二、核心操作流程

（一）采购管理操作流程

目标：规范采购需求提报、供应商选择、订单执行及验收全流程，保证物料/服务采购及时、合规、成本可控。

步骤1：采购需求提报与审核

操作内容：

需求部门根据生产计划、销售预测或库存预警，填写《采购申请表》（见模板1），注明物料名称、规格型号、需求数量、需求日期、用途及预算金额。

部门负责人对需求的合理性（如数量、规格匹配度）进行初审，签字确认后提交至供应链管理部门。

供应链管理员复核需求与库存数据的匹配性，确认无安全库存积压或重复采购后，报供应链经理审批。

责任人：需求部门专员、部门负责人、供应链管理员、供应链经理

输出文档：《采购申请表》（审批完成版）

步骤2：供应商选择与订单下达

操作内容：

供应链管理员根据采购物料类型，从《合格供应商名录》中筛选候选供应商，优先考虑合作记录良好、交期稳定、性价比高的供应商。

对于金额较大或新物料采购，组织技术、质检、财务部门进行供应商评估（可参考《供应商评估表》模板4），必要时进行现场考察。

确定供应商后，通过采购系统或书面形式下达《采购订单》（见模板2），明确物料信息、价格、交货期、质量标准、付款条款及违约责任，经双方确认后生效。

责任人：供应链管理员、技术部代表、质检部代表、财务部代表、供应商对接人（供应商经理）

输出文档：《采购订单》（生效版）、《供应商评估报告》（如需）

步骤3：物料验收与入库

操作内容：

仓库根据《采购订单》收货，核对到货物料名称、规格、数量与订单一致性，检查外包装是否完好。

质检部门按《检验规范》对物料进行抽样或全检，合格后出具《检验报告》（见模板3）；不合格物料则按《不合格品处理流程》隔离、标识并通知供应商退换货。

验收合格后，仓库管理员在系统中确认入库，更新库存台账，同步将《入库单》反馈至供应链管理部和财务部。

责任人：仓库管理员、质检员、供应链管理员

输出文档：《检验报告》、《入库单》

步骤4：付款结算

操作内容：

供应链管理员收集《采购订单》《检验报告》《入库单》及供应商开具的合规发票，核对三单信息一致后，提交财务部审核。

财务部确认付款条件（如账期、预付款比例）达成后，按企业财务制度办理付款手续，并将付款凭证反馈至供应链管理部。

供应链管理员同步更新供应商付款记录，定期与供应商对账。

责任人：供应链管理员、财务部专员

输出文档：《付款申请单》、银行付款凭证、对账记录

（二）库存管理操作流程

目标：保障库存数据准确性，优化库存结构，避免积压或缺货，降低库存成本。

步骤1：入库管理

操作内容：

仓库收到物料（含采购入库、生产退料、调拨入库等）后，核对送货单与订单信息，确认无误后办理入库。

按物料属性（如批次、效期、存储要求）分区、分类存放，粘贴物料标签（注明名称、规格、批次、数量、入库日期）。

在WMS（仓库管理系统）或台账中实时更新入库数据，保证系统库存与实物一致。

责任人：仓库管理员、送货人

输出文档：《入库单》、系统库存记录

步骤2：出库管理

操作内容：

需求部门提交《领料申请单》（生产领料）或《发货申请单》（销售发货），注明物料信息、领用/发货数量、用途/客户信息。

仓库管理员审核单据合规性后，按“先进先出”（FIFO）原则备料，核对物料信息与单据一致，发放时领用人/收货人签字确认。

出库后及时在系统中扣减库存，更新库存台账，并将《出库单》反馈至需求部门及财务部。

责任人：仓库管理员、领用人/发货人、需求部门负责人

输出文档：《领料申请单》/《发货申请单》（审批版）、《出库单》

步骤3：库存盘点

操作内容：

仓库每月/每季度组织全面盘点，每日对高价值、易损耗物料进行动态抽盘，编制《盘点计划》（明确时间、范围、人员分工）。

盘点人员按计划对实物进行清点，记录账面数量（系统数据）与实盘数量，差异物料需标注原因（如破损、丢失、单据延迟等）。

盘点结束后，仓库管理员编制《库存盘点表》（见模板5），报供应链经理审核；差异超出阈值的，需组织复盘并制定整改措施。

责任人：仓库管理员、盘点小组（含财务、质检人员）、供应链经理

输出文档：《盘点计划》、《库存盘点表》、《差异分析报告》（如需）

（三）订单履约操作流程

目标：保证客户订单从接收至交付全流程高效、准确，提升客户满意度。

步骤1：订单接收与评审

操作内容：

销售部门接收客户订单后，在系统中录入订单信息（客户信息、物料清单、数量、交货期、交付地址等）