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合同管理制度

一、总则：制度建立的基石与导向

1.1目的与依据

本制度旨在规范公司合同管理行为，明确各部门在合同管理中的职责，确保合同的合法性、合规性、完整性与可执行性，有效预防和控制合同风险，维护公司的合法权益，提高经济效益。本制度依据国家相关法律法规，并结合公司实际情况制定。

1.2适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构对外签订的各类合同、协议、备忘录以及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。劳动合同的管理另行规定。

1.3基本原则

合同管理应遵循以下基本原则：

*合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范。

*审慎性原则：对待合同的每一个环节，均应保持高度的专业审慎，充分评估潜在风险。

*效益性原则：在合法合规的前提下，力求合同条款的商业合理性，追求经济效益最大化。

*权责对等原则：明确合同管理各环节的责任主体，确保权利与义务相统一。

*保密原则：合同涉及的商业秘密及敏感信息，相关人员应严格遵守保密规定。

二、合同管理机构与职责：权责分明，协同高效

2.1管理体系

公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理相结合的管理体系。

2.2主要部门职责

*业务部门：作为合同的发起部门和执行部门，负责合同相对方的初步筛选与调研、合同需求的提出、合同草案的拟定（或配合拟定）、合同的履行跟踪以及履行过程中问题的反馈与处理。业务部门应对合同的商业可行性、技术条款的真实性和准确性负责。

*法务部门/法务专员：负责合同管理制度的制定与修订、合同法律风险的审查、标准合同文本的拟定与推广、合同纠纷的处理与应对、提供合同相关的法律咨询与培训。法务部门/法务专员应对合同的合法性、合规性及主要风险点的控制负责。

*财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款、财务风险等进行审核，参与合同的经济性评估，并根据合同约定办理收付款事宜。

*公司管理层：根据授权权限对合同进行审批，对重大合同事项进行决策。

2.3授权管理

公司实行合同分级授权审批制度。根据合同的性质、金额、重要程度等因素，明确不同层级管理人员的审批权限。未经授权，任何部门或个人不得擅自对外签订合同。

三、合同的订立：规范流程，严控源头

3.1合同相对方资信调查

在订立合同前，业务部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查和核实，并收集相关证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等），形成书面调查报告，作为合同订立的重要依据。

3.2合同起草与谈判

合同一般由业务部门根据谈判结果或交易需求起草。对于常用或标准类型的合同，应优先使用公司法务部门审定的标准合同文本。合同起草应做到内容完整、条款明确、逻辑清晰、用语规范、权责对等。涉及重大或复杂事项的合同，业务部门应会同法务部门共同参与谈判与起草工作。

3.3合同审核

合同在正式签订前，必须履行审核程序。

*业务部门初审：业务部门负责人对合同的真实性、必要性、商业条款的合理性及可行性进行审核。

*相关部门会签：根据合同性质和内容，需经财务、技术、风控等相关职能部门进行专业审核，各部门对其审核范围内的条款负责。

*法务部门审核：法务部门对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务明确性、违约责任设置等进行法律审核，并出具书面审核意见。

审核过程中，审核部门应在合理期限内完成审核，并提出明确、具体的修改意见。业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善。

3.4合同审批

经审核通过的合同，由业务部门按照分级授权审批制度，报请相应层级的公司领导审批。审批人应仔细审阅合同文本及相关审核意见，对合同的整体风险进行把控。

3.5合同签订

合同经最终审批通过后，方可签订。

*合同签订应使用公司公章或合同专用章，严禁使用财务专用章、发票专用章等其他印章代替。

*法定代表人或授权委托人应在授权范围内签署合同。授权委托书应明确授权范围和权限期限。

*合同文本原则上应采用书面形式，一式多份，合同各方应各执一份，公司存档份数应满足管理需要。

*对外签订的合同，若对方为企业法人或其他组织，应加盖其公章或合同专用章，并由其法定代表人或授权代表签字。

四、合同的履行：动态跟踪与过程控制

4.1履约跟踪

合同签订后，业务部门为合同履行的第一责任人，应指定专人负责合同的跟踪管理，确保合同各方严格按照合同约定履行义务。定期检查合同履行情况，及时发现并处理履约过程中出现的问题。

4.2合同变更与解除

在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，履行与原合同相同的审核审批程序。如遇法定或约定的解除情形，应及时行使