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企业采购合同审批及档案管理工具指南

一、工具应用背景与适用范围

在企业日常运营中，采购合同是规范交易双方权利义务、保障企业权益的核心法律文件。但多数企业常面临合同审批流程不清晰、档案管理分散、查阅追溯困难等问题，易导致合同条款疏漏、履约风险增加或档案丢失。

本工具专为解决上述问题设计，适用于各类企业的采购合同管理场景，包括但不限于：原材料采购、固定资产购置、服务外包、工程招标等采购类型。覆盖采购部、法务部、财务部、业务部门及管理层等多角色协作需求，旨在通过标准化流程提升审批效率、强化合规管控、实现合同档案全生命周期管理。

二、全流程操作指引

（一）合同发起与信息录入

责任主体：采购部经办人（采购专员）

操作步骤：

明确采购需求：根据业务部门提交的《采购申请单》，确认采购标的、数量、预算、交付时间等核心要素。

起草合同文本：参照企业《采购合同模板》，与供应商协商确定合同条款（含价格、质量标准、违约责任、争议解决方式等），保证条款符合法律法规及企业制度。

填写《采购合同基本信息表》（详见模板表格）：录入合同编号、供应商全称、合同金额、合同期限、关联采购申请单号等关键信息，并附上供应商资质文件（营业执照、授权委托书等）、采购需求说明、报价单等附件。

提交审批：通过OA系统或纸质流程，将合同文本及《采购合同基本信息表》提交至下一审批环节（业务部门初审）。

（二）业务部门初审

责任主体：需求部门负责人（业务经理）

操作步骤：

核对需求一致性：检查合同内容是否与《采购申请单》中的采购需求（如规格型号、技术参数、交付标准等）完全一致，避免“采”“用”脱节。

审查履约可行性：评估供应商的交付能力、售后服务保障等，保证合同可执行。

签署审批意见：在《采购合同审批流程表》（详见模板表格）中填写“业务部门初审意见”，明确“同意”“需修改”或“不同意”，并说明理由。若需修改，退回采购部调整后重新提交。

（三）法务部合规审查

责任主体：法务专员（法务主管）

操作步骤：

合法性审查：重点审核合同主体是否适格（供应商是否具备相应资质）、条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）、是否存在法律漏洞（如知识产权归属、保密条款等）。

风险提示：对潜在法律风险（如违约责任过轻、争议解决方式不明确等）提出书面修改建议，并说明风险影响。

签署审查意见：在《采购合同审批流程表》中填写“法务审查意见”，标注“通过”“修改后通过”或“不通过”。若不通过，需详细列明法律依据及修改要求，退回采购部整改。

（四）财务部预算与付款审核

责任主体：财务部专员（财务经理）

操作步骤：

预算符合性检查：核对合同金额是否在采购申请预算范围内，超预算部分需确认是否已履行预算调整审批流程。

付款条件审核：审查合同中的付款方式、节点、比例是否符合企业财务制度（如预付款比例、进度款支付条件、质保金约定等），避免资金风险。

税务与发票条款：确认合同中税费承担、发票类型（如增值税专用发票）及开具时间等条款是否合规。

签署审核意见：在《采购合同审批流程表》中填写“财务审核意见”，明确“同意”“调整付款条件后同意”或“不同意”，并反馈至采购部。

（五）管理层最终审批

责任主体：分管副总/总经理（管理层审批人）

操作步骤：

综合评估：根据采购金额、战略重要性、风险评估结果等，对合同进行最终决策。

权限审批：根据企业《合同授权审批管理办法》，区分不同审批权限（如10万元以下由采购总监审批，10-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）。

签署审批意见：在《采购合同审批流程表》中签署“最终审批意见”，标注“批准”“否决”或“提交董事会审议”（重大合同）。若否决，需说明原因并终止流程。

（六）合同签署与用印

责任主体：采购部（采购经理）、行政部（印章管理员）

操作步骤：

文本定稿：审批通过后，采购部根据各环节修改意见最终确认合同文本，保证所有审批人签字齐全、版本一致。

授权签署：由企业法定代表人或其授权委托人（需附《授权委托书》）在合同上签字，供应商需加盖公章或合同专用章（需与签约主体名称一致）。

用印管理：行政部凭《最终审批版合同》及《用印申请单》加盖企业公章，严格执行“审批-用印-登记”流程，严禁空白合同用印。

（七）合同执行与跟踪

责任主体：采购部（采购专员）、需求部门（业务接口人）

操作步骤：

分发执行：签署完成的合同复印件分发至采购部、需求部门、财务部、法务部存档，原件由行政部档案室统一保管。

履约跟踪：采购部按合同约定跟踪供应商交付、验收、开票等进度，需求部门负责验收并出具《验收合格证明》，财务部根据验收单及合同条款安排付款。

异常处理：若供应商违约（如延期交付、质量不达标），采购部需及时收集证据，按合同约定启动追责流程，并书面报备管理层。

（八）档案整理与归档

责任主体：行政部（