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文档管理规范与分类标准手册
前言
为规范组织内部文档的创建、流转、存储及使用，提升文档管理效率，保障文档信息的安全性与可追溯性，特制定本手册。本手册旨在建立统一的文档分类标准与管理流程，保证各类文档在各部门间有序流通，支持业务决策与知识沉淀，适用于企业、事业单位、项目团队等各类组织场景。
一、适用范围
本手册适用于组织内所有需长期保存或跨部门共享的文档，包括但不限于：制度文件、管理流程、技术资料、项目文档、会议记录、合同协议、财务凭证、人力资源档案等。临时性、个人日常办公文档（如个人便签、临时草稿）除外，但若涉及重要信息或需提交存档，需参照本规范执行。
二、文档分类标准体系
（一）分类原则
科学性：按业务属性、职能逻辑划分，保证分类与组织架构、业务流程匹配；
系统性：层级清晰，从大类到小类逐级细化，避免交叉或遗漏；
实用性：命名简洁易懂，便于员工快速识别与检索；
扩展性：预留分类接口，适应业务发展带来的新增文档类型需求。
（二）分类层级与示例
采用“一级分类+二级分类+三级分类”三级结构，具体
一级分类
二级分类
三级分类
说明
示例
综合管理
制度流程
管理制度
规范组织运营的各类规章、办法
《考勤管理制度》《档案管理办法》
管理流程
跨部门协作的标准化流程文件
《采购审批流程》《新员工入职流程》
会议管理
会议纪要
各类会议（如董事会、部门例会）的记录决议
《2024年度Q1市场部例会纪要》
公文函件
通知公告
需全员或特定范围知晓的正式通知
《关于2024年节假日安排的通知》
函件往来
与外部单位或内部部门的正式书面沟通
《与公司合作意向函》
研发生产
研发管理
项目立项
研发项目启动阶段的申请、批复文件
《产品研发项目立项报告》
技术方案
项目设计、开发阶段的技术方案文档
《系统架构设计说明书》
测试报告
产品/功能测试的记录与结论
《模块功能测试报告V2.0》
生产管理
工艺文件
生产作业指导标准、工艺参数
《产品装配工艺规程》
质量记录
原材料检验、过程控制、成品检验的记录
《批次零部件入厂检验报告》
市场营销
营销策划
年度计划
年度营销目标、策略、预算方案
《2024年市场营销年度规划》
活动方案
具体营销活动（如展会、促销）的策划方案
“618”电商促销活动执行方案
客户管理
客户档案
客户基本信息、合作记录、沟通记录
《客户年度合作总结报告》
市场调研
行业分析、竞品调研、用户反馈报告
《行业趋势调研报告（2024）》
人力资源
招聘培训
招聘录用
招聘需求、简历筛选、面试记录、录用通知
《岗位招聘需求申请表》《新员工录用通知书》
培训发展
培训计划、课件、考核记录
《2024年度员工培训计划表》《技能培训考核成绩单》
薪酬绩效
薪酬福利
薪酬结构、福利政策、发放记录
《2024年薪酬调整方案》
绩效考核
考核制度、考核表、结果应用
《2024年度Q2员工绩效考核表》
财务管理
财务报告
财务报表
月度、季度、年度财务报表（资产负债表、利润表等）
《2024年Q3财务报表》
预算管理
预算编制、执行、分析报告
《2024年度部门预算执行情况分析报告》
资金管理
合同付款
采购合同、付款申请、审批记录
《项目设备采购付款申请单》
税务管理
纳税申报表、税务优惠文件
《2024年Q1增值税纳税申报表》
三、文档全生命周期管理流程
（一）文档创建与命名
创建责任：由业务部门根据实际需求发起，文档内容需经部门负责人*审核，保证信息准确、合规。
命名规则：采用“[部门简称]-[文档类型]-[年份/项目名称]-[版本号]”格式，示例：
市场部-营销策划-2024年度促销活动方案-V1.0
研发部-技术方案-项目-架构设计-V2.1
版本号规则：首次版本为V1.0，修订后依次递增（如V1.1→V2.0），重大修订需升级主版本号，细微修订更新次版本号。
（二）文档分类与编码
分类归属：根据文档内容属性，对照本手册“二、文档分类标准体系”确定一级、二级、三级分类，填写《文档分类目录表》（见第四章模板一）。
唯一编码：每份文档分配唯一编码，规则为“[一级分类代码]-[二级分类代码]-[年份]-[流水号]”，示例：
综合管理制度分类代码为“ZD”，二级分类“管理制度”为“GL”，则2024年第5份制度编码为“ZD-GL-2024-005”。
（注：分类代码可由组织自行定义，需保证唯一性并全员公示。）
（三）文档审核与发布
审核流程：
普通文档：经办人拟稿→部门负责人审核→文档管理员登记编号→发布；
涉密/重要文档（如战略规划、财务报告）：经办人拟稿→部门负责人审核→分管领导审批→文档管理员*登记编号→加密发布。
发布方式：通过组织内部OA系统、共享服务器或指定文档管理平台发布，发布时需同步最终版PDF及可编辑源文件（如Word）
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