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一、适用范围与管理目标
二、全流程操作指引
（一）需求提报与审批
需求发起：各部门根据实际办公需求（如新员工入职、物资损耗补充、专项活动等），由部门负责人填写《办公物资需求申请表》，注明物资名称、规格型号、预估数量、用途及期望到货日期，提交至行政部。
需求审核：行政部接收到需求后，1个工作日内完成审核：核对库存现有量，避免重复采购；评估需求合理性（如非必需品或超量需求需与部门沟通调整）；汇总后形成《月度/季度采购计划》，报行政负责人（如*经理）审批。
特殊需求处理：单次采购金额超过[企业设定阈值，如5000元]的，需额外提交至公司分管领导（如*总）审批，保证预算合规。
（二）采购执行与入库登记
供应商选择：行政部根据《采购计划》，从企业《合格供应商名录》中选择合作方（如长期合作的办公用品供应商、设备厂商），优先考虑性价比高、配送及时的服务商。
订单确认：与供应商确认物资明细、价格、交付时间及质量标准，签订采购合同（或订单），明确违约责任。
到货验收：物资送达后，行政部指定验收人（如*专员）与需求部门共同到场：
核对物资名称、规格、数量是否与订单一致；
检查外包装是否完好，物资是否有损坏、质量问题；
耐用设备（如电脑、打印机）需测试功能是否正常。
入库登记：验收合格后，验收人填写《办公物资入库登记表》，录入物资信息（名称、规格、单位、数量、采购单价、供应商、入库日期等），同步更新电子台账（如Excel或管理系统），并粘贴物资标签（注明名称、入库日期、编号），分类存放到指定库位（如耗材区、设备区）。
（三）领用与归还管理
领用申请：员工领用物资时，登录企业OA系统或填写《办公物资领用单》，注明物资名称、数量、领用用途、领用人及部门，经部门负责人审批后提交至行政部。
物资发放：行政部核对领用单信息与库存状态，确认无误后发放物资，领用人在《领用登记表》签字确认。
特殊物资管控：
高价值物资（如笔记本电脑、投影仪）：需额外填写《贵重物资借用单》，明确归还日期，由行政部专人登记管理，归还时检查功能完整性；
消耗品（如纸张、笔芯）：实行“按需领用、避免浪费”原则，每月每人领用量不超过标准（如A4纸500张/月）。
（四）库存盘点与数据更新
定期盘点：行政部每月末组织一次全面盘点，每季度末由财务部监盘，保证账实相符。盘点前打印《库存物资清单》，逐项核对实物数量、状态（正常、待报废、损坏）。
差异处理：若发觉盘盈（实物多于台账）或盘亏（实物少于台账），需填写《盘点差异表》，分析原因（如漏登记、领用未签字、损耗等），报行政负责人审批后调整台账，并追究相关责任人（如领用未签字导致盘亏，由领用人说明情况）。
库存预警：设置安全库存量（如常用A4纸库存低于2箱时触发预警），行政部及时启动采购流程，避免物资短缺影响办公。
（五）报废与处置
报废申请：物资因损坏、老化、过保质期等无法使用时，由保管人填写《物资报废申请表》，注明物资名称、数量、报废原因、购置日期及残值评估，提交行政部审核。
报废审批：行政部对报废物资进行鉴定（如确认是否可维修、是否有修复价值），审批权限
单件价值低于[企业设定阈值，如1000元]：由行政负责人（*经理）审批；
单件价值超过[企业设定阈值]：需报公司分管领导（*总）审批。
处置与登记：审批通过后，行政部联系合规回收方（如专业废品回收公司）进行处置，回收款项上交财务，并在台账中标注“已报废”，同步更新电子系统。
三、物资清单模板结构
序号
物资分类
物资名称
规格型号
单位
采购数量
采购单价（元）
采购总价（元）
采购日期
供应商名称
入库日期
当前库存数量
领用记录（领用人/日期/数量）
存放位置
备注（保质期/状态）
1
办公耗材
A4打印纸
80g/500张
箱
10
25.00
250.00
2024-03-01
办公用品公司
2024-03-02
8
/2024-03-05/1
耗材库A区1
正常
2
办公设备
联想台式电脑
ThinkCentreM700
台
2
4500.00
9000.00
2024-03-10
电子科技公司
2024-03-11
1
/2024-03-12/1
设备库B区2
待分配
3
清洁用品
84消毒液
500ml/瓶
瓶
20
8.50
170.00
2024-03-15
清洁用品厂
2024-03-16
15
/2024-03-18/2
清洁用品区
保质期至2025-03
四、执行要点与风险提示
数据准确性：台账与电子系统需实时同步，避免“账外物资”，入库、领用、报废等操作需在24小时内完成登记，保证数据及时性。
审批权限明确：严格执行分级审批流程，禁止越权审批或“先采购后审批”，尤其对高价值物资和批量采购需重点管控。
分类存放标识：物资按“耗材-设备-清洁-其他”分类存放，库位标识
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