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采购合同管理执行规范

一、概述

采购合同管理执行规范旨在明确采购合同从起草、审批、签订到履行、变更、终止的全流程操作标准，确保合同执行的合规性、高效性和风险可控性。通过规范化的管理，提升采购效率，保障组织利益，降低潜在法律风险。本规范适用于所有涉及物资、服务、工程等采购行为的合同管理活动。

二、合同管理流程规范

（一）合同准备阶段

1.需求确认

(1)明确采购需求：包括物资名称、规格、数量、质量标准、交付时间等核心要素。

(2)验证需求合理性：由需求部门提供使用场景说明，确保需求与实际用途匹配。

2.供应商选择

(1)供应商资质审查：核对营业执照、行业认证、过往合作记录等。

(2)招标或比选：采用公开招标、邀请招标或竞争性谈判方式，择优选择供应商。

（二）合同起草与审核

1.合同条款起草

(1)标准化模板使用：优先采用公司标准合同模板，减少条款遗漏。

(2)核心条款设计：明确双方权利义务，如价格、付款方式、违约责任、争议解决等。

2.合同审核流程

(1)初审：采购部门对条款完整性进行审核。

(2)复审：法务部门重点审核合规性与风险点。

(3)会签：关键合同需经财务、业务部门联合确认。

（三）合同签订与备案

1.签订要求

(1)签字主体：确保签约方为授权代表，需提供授权书。

(2)签订形式：采用电子签或纸质签，并留存原件。

2.备案管理

(1)合同归档：扫描存档至电子合同管理系统。

(2)通知供应商：将合同副本发送至供应商确认。

（四）合同履行监控

1.进度跟踪

(1)定期检查：每月核对供应商交付进度，与计划对比。

(2)异常预警：发现延期或质量问题，及时启动违约处理程序。

2.质量验收

(1)验收标准：依据合同约定或行业规范执行。

(2)验收流程：填写验收单，双方签字确认合格。

（五）合同变更与终止

1.变更管理

(1)变更申请：业务部门提交书面变更需求。

(2)变更审批：采购、法务按权限审批，更新合同条款。

2.终止程序

(1)正式通知：提前30日发送终止意向书。

(2)资产清算：结算未完成款项，收回剩余物资或服务。

三、风险控制措施

（一）常见风险点

1.合同条款缺失：如未明确交付时间或违约责任。

2.供应商履约风险：延迟交货或质量不达标。

3.流程不规范：未按权限审批或缺少备案记录。

（二）防控措施

1.强化培训：定期组织合同管理培训，提升业务人员风险意识。

2.技术工具应用：引入电子合同管理系统，实现流程自动化监控。

3.定期审计：每季度抽查合同执行情况，完善管理漏洞。

四、附则

1.本规范由采购部负责解释，自发布之日起实施。

2.如遇行业政策调整，按最新要求修订执行。

一、概述

采购合同管理执行规范旨在明确采购合同从起草、审批、签订到履行、变更、终止的全流程操作标准，确保合同执行的合规性、高效性和风险可控性。通过规范化的管理，提升采购效率，保障组织利益，降低潜在风险。本规范适用于所有涉及物资、服务、工程等采购行为的合同管理活动。

二、合同管理流程规范

（一）合同准备阶段

1.需求确认

(1)明确采购需求：包括物资名称、规格、数量、质量标准、交付时间等核心要素。需由需求部门提供详细的使用场景说明，确保采购需求与实际用途高度匹配，避免资源浪费。

(2)需求合理性验证：采购部门会同技术或业务部门对需求进行复核，确认其必要性和经济性。必要时可要求提供市场调研报告或成本分析数据，作为需求合理性的支撑。

2.供应商选择

(1)供应商资质审查：除核对营业执照、行业认证、生产能力等基本资质外，还需审查供应商的财务状况、信誉记录、类似项目经验等。可通过第三方征信平台或行业推荐获取参考信息。

(2)供应商筛选与评估：根据采购标的的性质，选择合适的供应商选择方式。例如，对于标准化、通用性强的物资，可采用比价或招标方式；对于定制化、技术要求高的服务，可组织专家评审或技术答辩。评估维度包括但不限于：技术能力、交付能力、价格竞争力、服务支持等。最终形成供应商短名单，供后续决策使用。

（二）合同起草与审核

1.合同条款起草

(1)标准化模板使用：优先采用公司内部制定的标准合同模板，以减少条款遗漏和格式错误。对于无适用模板的合同，应确保包含所有必要条款，如合同主体、标的物、数量、质量、价款、履行期限、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决等。

(2)核心条款设计：价格条款应明确单价、总价、支付周期及方式；质量条款需具体约定技术参数、检验标准、允许偏差范围；履行期限需细化到具体日期或时间段；违约责任条款应量化赔偿标准，如延迟交付的每日赔偿率、质量不合格的退换货机制等。

2.合同审核流程

(1)初审：采购部门负责审核合同的基本要素是否齐全，流程是否符合内