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采购合同流程计划

一、采购合同流程概述

采购合同流程计划是指企业在采购活动中，从需求识别到合同履行完毕的全过程管理。通过规范化的流程设计，确保采购活动高效、透明、合规，降低采购风险，提升采购效益。本流程计划涵盖需求确认、供应商选择、合同拟定、执行监控及验收结算等关键环节，旨在为企业提供系统化的采购管理指导。

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二、采购合同流程详细步骤

（一）需求确认与审批

1.需求提出

(1)各部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的具体规格、数量、预算及用途。

(2)需求部门提交申请表至采购管理部门审核。

2.需求审批

(1)采购管理部门复核需求合理性，确认预算及采购必要性。

(2)按权限层级提交审批，如部门主管、财务部门及管理层审批（根据企业规定）。

(3)审批通过后，生成《正式采购订单通知单》。

（二）供应商选择与评估

1.供应商筛选

(1)根据采购需求，通过企业供应商数据库或市场调研，初步筛选符合条件的供应商。

(2)对供应商资质进行初步审核，包括营业执照、行业认证、财务稳定性等。

2.供应商评估

(1)组织跨部门评估小组，从价格、质量、交期、服务、技术能力等方面进行综合评分。

(2)采用评分表或矩阵法，例如总分100分，价格占30%、质量占40%、交期占20%等权重分配。

(3)选定Top3供应商进行最终比选，必要时进行样品测试或商务谈判。

（三）合同拟定与谈判

1.合同条款设计

(1)采购管理部门根据评估结果，拟定《采购合同草案》，包含以下核心条款：

-采购标的（品名、规格、数量、单价）

-付款方式（如预付款30%、验收后付款70%）

-交货时间与地点

-质量标准与验收流程

-违约责任与争议解决方式

2.合同谈判

(1)与选定的供应商就合同条款进行商务谈判，重点协商价格、交期、质保期等关键要素。

(2)谈判记录形成《谈判纪要》，经双方确认后进入合同定稿阶段。

（四）合同审批与签署

1.合同内部审批

(1)合同草案提交法务部门审核合规性，财务部门审核资金安排。

(2)按企业授权规定，由采购部门负责人、财务总监及总经理签字批准。

2.合同签署

(1)审批通过后，由采购部门与供应商正式签署纸质合同，双方各执一份原件。

(2)电子合同需通过合规的电子签章系统完成签署，并保存签署凭证。

（五）合同执行与监控

1.订单下达

(1)合同签署后3个工作日内，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确交货时间与细节。

(2)供应商确认订单后，安排生产或备货。

2.进度跟踪

(1)采购管理部门每周与供应商核对交货进度，确保符合合同约定。

(2)如遇延期，需提前与供应商协商解决方案，并记录在《合同执行监控表》中。

（六）验收与结算

1.到货验收

(1)物品到货后，由仓储部门或需求部门按合同标准进行验收，填写《验收报告》。

(2)验收合格后，通知采购部门办理入库及付款申请。

2.账务结算

(1)采购部门提交付款申请至财务部门，附验收报告及发票。

(2)财务部门审核无误后，按合同约定支付款项，并更新合同履约状态。

（七）合同归档与评估

1.合同归档

(1)合同履行完毕后，采购管理部门将合同原件及附件整理归档，保存期限按企业档案管理规定（如5年或以上）。

(2)建立电子合同管理系统，实现快速检索与查阅。

2.绩效评估

(1)定期（如每季度）对供应商履约情况进行评估，更新供应商数据库。

(2)评估结果用于优化采购策略及供应商管理体系。

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三、注意事项

1.全流程需确保采购行为符合企业内部采购制度及合规要求。

2.关键节点（如审批、验收）需留痕记录，以备审计或纠纷处理。

3.供应商管理需动态更新，对长期合作的供应商可实施年度绩效面谈。

4.对于高风险采购项目（如金额超过100万元），应增加风险评估环节，并报管理层特别审批。

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**（三）合同拟定与谈判**

1.**合同条款设计**

*采购管理部门根据评估结果，拟定《采购合同草案》，确保条款的清晰性、完整性与可执行性。合同草案应包含但不限于以下核心内容，以明确双方权利义务：

***采购标的：**详细列明所需物品或服务的具体名称、型号、规格、技术参数、质量标准（可引用公认行业标准或双方确认的技术文件编号）、数量、计量单位。例如，采购“电子测试仪”，需明确型号“XYZ-2000”，精度等级“±0.1%”，数量“10台”。

***技术要求与验收标准：**明确产品或服务的具体技术性能要求、交付物的质量标准、检验方法、抽样方案、合格判定标准。约定由哪一方（或第三方机构）进行验收，以及验收的具体流程和时间节点。

***包装与标识：**规定物品的包装方式（如防