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行政工作流程标准化指导手册

一、总说明

本手册旨在规范公司行政工作核心流程，提升工作效率，保证各项行政事务有序开展。手册内容涵盖办公用品管理、会议室使用、文件流转等高频场景，适用于公司全体员工及行政管理人员，可根据实际工作需求灵活调整执行细节。

二、办公用品申领与管理

（一）适用工作范围

适用于员工日常办公所需物品（如文具、耗材、设备配件等）的申领、领用、库存盘点及报废处理，保证办公用品资源合理配置与高效利用。

（二）操作流程详解

提交申领申请

员工根据工作需求，登录OA系统“办公用品申领”模块，填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格型号、申领数量、用途及预计使用时间。

申领数量需遵循“按需申领、避免浪费”原则，单次申领数量一般不超过1个月用量（大宗耗材除外）。

部门审核

部门负责人登录OA系统对申领申请进行审核，重点核实物品必要性及数量合理性。审核通过后提交至行政部；审核未通过的需注明原因并退回申请人。

行政部采购与核验

行政部汇总各部门申领需求，每周三集中采购（紧急需求需提前1个工作日说明）。

物品到货后，行政专员对照《办公用品申领单》核对品名、规格、数量，确认无误后更新库存台账。

领用登记

申请人凭OA审批通过的《办公用品申领单》至行政部领用，现场核对物品信息并签字确认。

行政专员在“办公用品领用登记表”中记录领用人、领用时间、物品明细及数量，保证账实一致。

定期盘点与报废

行政部每月25日组织库存盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%需核查原因并调整台账。

对于损坏、过期或无法使用的物品，由部门提交《办公用品报废申请表》，行政部鉴定后统一处理，报废物品需拍照存档。

（三）标准化表单示例

表1：办公用品申领单

申领日期

申请人*

所属部门

联系方式*

物品名称

规格型号

申领数量

用途说明

审核意见

部门负责人*：日期：

采购状态

□已采购□待采购□部分到货

领用签字

领用人*：日期：

（四）关键执行要点

申领需提前1-3个工作日提交，紧急需求需电话同步行政专员，避免影响工作进度。

行政部每月5日前公示上月办公用品库存及领用情况，接受各部门监督。

严禁私自外借或挪用办公用品，违规者需按公司规定承担相应责任。

三、会议室使用与管理

（一）适用工作范围

适用于公司内部各类会议室（含大会议室、小会议室、视频会议室）的预约、使用、设备及环境维护，保证会议资源高效利用及会议环境规范有序。

（二）操作流程详解

会议室预约

预约人登录OA系统“会议室预约”模块，选择会议室、使用日期、时间段（以30分钟为最小单位）、参会人数及会议主题。

需使用视频会议设备的，需在预约时勾选“需视频设备”选项，提前测试设备功能。

预约审核与冲突处理

系统自动校验会议室可用性，若遇冲突，行政专员优先调整低优先级会议（如部门内部会议）或协调其他会议室。

重要会议（如客户接待、董事会）需提前2个工作日提交《重要会议申请表》，经分管领导审批后优先安排。

会前准备

行政专员根据预约信息，提前15分钟开启会议室，调试设备（投影仪、麦克风、空调等），保证白板、马克笔、纸笔等物品齐全。

预约人需提前10分钟到场，确认会议准备事项。

会中管理

会议期间，保持会议室安静，禁止吸烟或饮食（特殊会议除外）。

如需延长使用时间，需提前10分钟联系行政专员，确认后续无会议安排后方可续用。

会后整理

会议结束后，预约人负责清理会场垃圾，关闭设备及灯光，填写《会议室使用登记表》。

行政专员每日检查会议室设备及环境，发觉问题及时维修并记录。

（三）标准化表单示例

表2：会议室预约申请表

预约人*

所属部门

会议主题

参会人数

预约日期

使用时间

□上午□下午

会议室名称

设备需求

□投影仪□麦克风□视频会议□白板□其他：

审核意见

行政专员*：日期：

使用确认

预约人签字*：日期：

（四）关键执行要点

会议室预约遵循“先到先得、重要优先”原则，禁止虚占会议室。

会议结束后30分钟内需清理完毕，超时未清理将暂停该部门一周预约权限。

设备故障需立即联系行政专员，严禁非专业人员拆卸维修。

四、文件流转与归档

（一）适用工作范围

适用于公司内部正式文件（如通知、报告、合同、制度等）的起草、审核、签发、分发及归档管理，保证文件内容规范、流程清晰、可追溯。

（二）操作流程详解

文件起草

起草人根据工作需求拟定文件内容，格式需符合公司《公文写作规范》（标题、字体、字号、行距等要求）。

文件需包含发文事由、具体内容、执行要求及联系人信息，内容需准确、简洁、无歧义。

部门审核

起草人将文件提交至部门负责人，部门负责人重点审核内容合理性、部门职责衔接及数据准确性，审核通过后签字确认。

涉及跨部门协作的文件，需提前征求相关部门意见并附书面反馈。

领导签发

根据文件重要性，提交至对应