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采购申请与审批操作指导手册

一、适用范围与对象

本手册适用于公司各部门（含分支机构）因业务需要开展采购活动时的申请与审批流程管理。涉及人员包括：采购申请人（各部门经办人）、部门负责人、采购部门专员、财务部门审核人、管理层审批人等。无论是日常办公用品采购、固定资产采购，还是服务类采购（如咨询、外包等），均需遵循本手册规定的流程与规范。

二、采购申请与审批全流程操作指南

（一）采购申请发起

操作人：采购申请人（各部门经办人）

操作步骤：

明确采购需求：根据部门工作计划或实际业务需要，确定需采购的物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付日期等关键信息。

填写《采购申请单》：通过公司OA系统或线下表格填写《采购申请单》（模板详见第三章），保证信息真实、完整，无遗漏项。

附件准备：若采购项目涉及技术参数、图纸、比选方案、供应商报价单等，需一并作为附件或提交。

提交申请：在系统中提交申请单，或线下提交至部门负责人处进行初步审核。

（二）部门负责人审核

操作人：申请人所在部门负责人

操作步骤：

审核需求合理性：核对采购申请是否与部门预算匹配，是否符合业务实际需要，是否存在重复采购或可替代方案。

审核预算合规性：检查预估金额是否在部门年度/季度预算范围内，超预算采购需注明原因并附预算调整申请。

审批意见：审核通过后，在《采购申请单》上签字确认（或系统中“同意”）；若不通过，需注明驳回原因并退回申请人修改。

关键点：部门负责人需对采购需求的真实性、必要性承担审核责任。

（三）采购部门审核

操作人：采购部门专员

操作步骤：

合规性审核：检查申请单填写是否规范、附件是否齐全，采购项目是否符合公司采购管理制度（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额等）。

市场调研与供应商匹配：

对于常规采购，可在合格供应商库中筛选符合要求的供应商；

对于新供应商或特殊项目，需启动供应商寻源流程（至少收集3家供应商报价，填写《供应商比价表》）。

审核意见：

若符合采购规范，提出采购方式建议（如询价、招标、单一来源采购等），并提交财务部门审核；

若不符合规范（如预算未获批、需求不明确），退回申请人或部门负责人补充说明。

（四）财务部门审核

操作人：财务部门指定审核人

操作步骤：

预算审核：确认采购项目是否已纳入预算，预算额度是否充足，超预算部分是否履行了预算调整审批流程。

资金支付方式审核：根据采购金额、供应商要求及公司财务制度，确定支付方式（如预付款、分期付款、货到付款等）。

价格与成本审核：结合市场价格、历史采购数据及供应商报价，审核预估价格的合理性。

审核意见：审核通过后签字确认；若预算不足或价格异常，退回采购部门或申请人调整。

（五）管理层审批

操作人：根据采购金额划分对应审批权限（如：万元以下由部门总监审批，-万元由分管副总审批，万元以上由总经理审批）

操作步骤：

审批权限匹配：系统自动根据申请金额跳转至对应审批人，或线下提交至相应管理层。

重点事项审批：对重大项目、大额采购或特殊采购（如独家代理、定制化服务），管理层需重点关注其战略必要性、成本效益及合规性。

审批结果：审批通过后，采购部门可推进采购执行；审批不通过，需注明原因并退回。

（六）采购执行与结果反馈

操作人：采购部门专员

操作步骤：

实施采购：根据审批通过的采购方式，与供应商签订采购合同（金额较大时），下达采购订单。

订单跟踪：跟进供应商生产/备货进度，保证按时交付；如有延迟，及时协调并反馈至申请人及相关部门。

结果反馈：采购完成后，将合同号、订单号、供应商信息、交付日期等关键信息同步至OA系统，通知申请人办理验收。

（七）验收与付款

操作人：申请人、采购部门、财务部门

操作步骤：

货物/服务验收：申请人组织相关部门（如技术部、使用部门）对照采购订单进行验收，填写《验收单》，注明验收结果（合格/不合格）。

不合格处理：若验收不合格，需及时通知采购部门与供应商协商退换货、索赔等事宜，重新启动采购流程（如需）。

付款申请：采购部门凭《采购申请单》《验收单》《发票》等单据，向财务部门申请付款。

财务付款：财务部门审核单据无误后，按合同约定支付款项。

三、采购申请单模板及填写说明

（一）《采购申请单》模板

采购申请单编号

申请部门

申请日期

申请人

联系电话

期望交付日期

采购项目名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估单价（元）

预算科目

预算金额（元）

采购用途说明

供应商信息（若有）

名称：

联系人：

电话：

附件清单

□技术参数□报价单□图纸□其他：

审批意见

部门负责人：日期：采购部门：日期：财务部门：日期：管理层：日期：

（二）填写说明

采购申请单编号：由采购部门统一编制，格式为“CG-年份-部门代码-流水号”（如：CG-2023-SC-001）