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销售合同审核流程标准化工具合同管理优化版

一、适用场景：哪些业务环节需要标准化审核工具？

本工具适用于企业销售合同全生命周期管理场景，具体包括但不限于：

新合同签订前审核：销售部门与客户达成合作意向后，需对合同条款进行标准化审核，保证内容合法合规、权责清晰；

合同修订与补充：已签订合同因业务需求变更（如标的物调整、付款条件修改等）时，需对修订条款进行专项审核；

合同风险排查：法务部门或合规部门定期对存量合同进行抽查，重点排查法律风险、财务风险及履约风险；

跨部门协作审批：涉及多部门（销售、法务、财务、管理层）的合同审批流程，通过标准化工具明确职责分工，提升协作效率；

合同归档与追溯：合同审核通过后，需对审核记录、修订版本、审批意见等进行结构化归档，便于后续查阅与复盘。

二、标准化审核操作流程：从合同发起to归档全步骤拆解

（一）第一步：合同发起与信息录入（责任主体：销售专员/业务经理）

操作内容：

销售专员与客户完成合同条款初步沟通后，登录合同管理系统，填写《销售合同信息登记表》（见模板表格1），录入合同基础信息，包括：

合同编号（按规则自动，如“-销售-年份-序号”）；

合同名称（需体现标的物、客户名称等核心信息，如“公司与ABC公司产品采购合同”）；

双方主体信息（甲方：公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人；乙方：客户全称、统一社会信用代码、地址、联系人）；

合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量、质量标准）；

合同金额（含含税价、不含税价、税率、大写金额）；

履约期限（起始日期、截止日期、关键节点要求）；

付款方式（预付款比例、到货款比例、尾款比例及支付节点）；

交付方式（运输方式、交付地点、风险转移节点）；

特殊约定（如保密条款、违约责任、争议解决方式等）。

合同附件（如技术参数表、订单确认函、客户资质文件等），保证附件与内容一致。

提交审核后，系统自动推送待办通知至下一环节审核人（一般为销售部门负责人）。

输出成果：《销售合同信息登记表》（电子版）、合同初稿及附件。

（二）第二步：初步审核（责任主体：销售部门负责人/业务主管）

操作内容：

销售部门负责人登录系统，查看待审核合同信息，重点审核：

业务真实性：合同标的、金额、客户信息是否与业务台账一致，是否存在虚构交易风险；

条款完整性：是否遗漏核心业务条款（如产品规格、交付期限、付款节点等）；

客户资质：客户的营业执照、授权委托书等资质文件是否在有效期内，与合同主体信息是否一致；

内部审批流程：是否按公司规定完成前置审批（如大额合同需提前报备财务部门）。

审核通过：在系统中“审核通过”，意见栏填写“业务条款符合合作意向，提交法务审核”，流转至法务部门；

审核不通过：在系统中填写驳回理由（如“客户资质过期，需补充最新营业执照”“付款节点未按公司规定设置”），退回销售专员修改，修改后重新提交。

输出成果：审核意见（通过/驳回）、修改后的合同信息（如需）。

（三）第三步：法务合规审核（责任主体：法务专员/法务经理）

操作内容：

法务专员登录系统，接收待审核合同，对照《合同审核专项检查表》（见模板表格2），逐项审核法律风险点，重点包括：

主体合法性：双方主体是否为合法存续的企业，是否具备相应经营资质（如特种行业需许可证）；

条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在“霸王条款”；

权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否对等（如甲方逾期交货与乙方逾期付款的违约责任是否匹配）；

争议解决：争议解决方式（仲裁/诉讼）是否明确，管辖地是否符合公司利益；

知识产权：涉及商标、专利、著作权等知识产权的，是否明确归属及使用权限；

保密条款：保密范围、期限、违约责任是否清晰，是否符合公司商业秘密保护要求。

审核通过：在系统中填写“法务审核通过，无重大法律风险”，流转至财务部门；

审核不通过：在系统中标注风险条款（如“违约责任中‘乙方逾期付款按日万分之三支付违约金’超出法定上限，调整为万分之五”），并说明法律依据，退回销售部门与客户协商修订，修订后重新提交法务审核。

输出成果：《合同审核专项检查表》（电子版）、法务审核意见（通过/修订/驳回）。

（四）第四步：财务条款审核（责任主体：财务专员/财务经理）

操作内容：

财务专员登录系统，接收待审核合同，重点审核财务相关条款，包括：

金额准确性：合同金额、含税价、税率计算是否准确，大写与小写金额是否一致；

付款方式：付款节点是否合理（如预付款一般不超过合同金额的30%），是否与公司现金流管理政策匹配；

税务合规：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率是否符合税务规定；

履约保函/保证金：是否约定履约保函或保证金条款，金额、支付方式、退还条件是否明确；

成本与利润：合同价格是否覆