合同审核与管理标准化工具合同条款审查与执行跟进版.docVIP

合同审核与管理标准化工具：合同条款审查与执行跟踪版

一、工具概述与核心价值

本工具旨在通过标准化流程实现合同条款的全面审查与履约过程的动态跟踪，降低合同法律风险，保障企业权益。通过结构化审查要点、可视化执行节点及责任闭环管理，帮助企业实现合同从签订到履结的全生命周期管控，提升合同管理效率与合规性。

二、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本工具适用于企业各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的条款审查、风险评估及执行跟踪，覆盖合同签订前、履行中、终止后全流程管理。

（二）典型应用场景

新签合同合规审查：业务部门拟定合同后，法务部门或合规专员使用工具对条款完整性、合法性、风险点进行系统性审查，保证合同符合企业制度及法律法规要求。

重大合同专项审核：针对标的额较大、履行周期长或涉及核心业务的合同（如战略合作协议、重大项目承包合同），通过工具重点审查权利义务对等性、违约责任、争议解决等核心条款，规避重大风险。

合同履约过程监控：合同生效后，执行部门通过工具跟踪关键节点（如付款、交付、验收等），实时记录履约进度，及时发觉并解决履约偏差，避免逾期或违约。

历史合同复盘优化：对已履行完毕的合同进行条款合规性及执行效果复盘，总结高频风险点，优化企业合同模板库。

三、标准化操作流程与步骤

步骤一：合同接收与初步登记

责任主体：合同管理员（*）

操作内容：

接收业务部门提交的合同草案及相关附件（如技术协议、订单、招投标文件等），核对合同文本完整性（是否包含封面、目录、签字页等关键部分）。

在《合同管理台账》（见模板1）中登记合同基本信息，包括合同编号、合同名称、签约主体、合同金额、签订日期、预计履行期限、业务类型、对接人及联系方式等。

输出成果：合同编号分配、台账初始登记。

步骤二：合同条款分类审查

责任主体：法务专员（*）牵头，业务部门、财务部门协同

审查维度与操作内容：

主体资格审查：核查签约方营业执照、资质证书（如行业准入许可）、授权委托书（签字人是否具备代表权）、履约能力（过往业绩、征信记录等），保证签约主体合法有效。

核心条款审查：

标的条款：明确标的名称、规格、数量、质量标准，避免模糊描述（如“优良”“合格”需附具体标准文件）；

权利义务条款：梳理双方权利义务是否对等（如付款条件与交付义务是否匹配），避免单方面加重企业责任；

价款与支付条款：明确金额、币种、支付方式（银行转账/承兑汇票）、支付节点（如“验收合格后30日内”）、发票类型及开具时间，避免“款项付清后交付发票”等不利约定；

履行期限与地点：明确起止时间、交付/验收地点，涉及跨境合同的需注明适用法律及争议解决地；

违约责任条款：量化违约金计算方式（如“按日万分之五计算”），明确违约情形（逾期付款、质量不达标、违约解除合同等）及补救措施，避免“承担相应责任”等模糊表述；

争议解决条款：优先约定企业所在地法院或仲裁机构管辖，避免约定对方所在地管辖。

合规性审查：对照《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，排查条款合法性（如禁止格式条款中免除自身责任、加重对方责任的情况）。

财务与业务适配性审查：财务部门核查付款节点与企业资金规划匹配度，业务部门确认技术参数、服务标准是否满足实际需求。

输出成果：填写《合同条款审查明细表》（见模板2），标注“通过”“不通过”“需修改”及具体修改意见。

步骤三：审查结果反馈与修订

责任主体：法务专员（）、业务部门经办人（）

操作内容：

法务专员将《合同条款审查明细表》反馈至业务部门，对“不通过”及“需修改”条款说明法律依据及修改建议；

业务部门根据意见与对方协商修订合同文本，修订后重新提交审查（重大修订需二次审查）；

审查通过后，法务专员出具《合同审查意见书》（明确“同意签订”或“附条件签订”），并同步至合同管理员。

输出成果：修订后的合同文本、《合同审查意见书》。

步骤四：合同签订与归档

责任主体：合同管理员（）、授权签约人（）

操作内容：

合同管理员核对审查通过的合同文本，保证签字页信息完整（双方盖章、签字日期）；

按企业授权审批流程完成签订（如需），签订后3个工作日内收回合同正本，扫描电子版存档；

在《合同管理台账》中更新“签订状态”“归档日期”，并将合同正本、附件、《合同审查意见书》统一归档（电子档与纸质档同步）。

输出成果：合同正本归档、台账状态更新。

步骤五：合同执行动态跟踪

责任主体：业务执行部门（项目经理、采购专员）、合同管理员

操作内容：

节点拆解：根据合同条款拆解关键履行节点（如“预付款支付”“货物交付”“阶段验收”“质保金退还”等），明确各节点计划时间、责任部门及责任人；

进度更新：责任部门在节点到期前3个工作日提交《合同执行进度表》（见模板3），说明节点进展（如“已完成货物生产，预计X月X日交付”）