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文档编写与审查格式规范模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类需规范编写与审查的文档场景，保证文档内容完整、格式统一、逻辑清晰，满足不同场景下的专业性与可读性需求。典型应用场景包括但不限于：

企业内部管理制度（如《人力资源管理办法》《财务报销流程规范》）

项目相关文档（如《可行性研究报告》《项目验收报告》）

产品/技术文档（如《用户操作手册》《系统架构设计文档》）

对外合作文件（如《合作框架协议》《技术服务方案》）

知识沉淀文档（如《培训课件》《技术总结报告》）

二、文档编写与审查全流程操作指南

（一）准备阶段：明确需求与规范

明确文档目标与受众

确定文档核心目的（如指导操作、汇报进展、规范制度等）及受众（如内部员工、客户、合作方等），根据受众调整语言风格（如技术文档需专业术语准确，用户手册需通俗易懂）。

示例：若受众为一线操作人员，文档应避免复杂理论，侧重步骤化指引；若受众为管理层，需突出结论与数据支撑。

收集基础资料与参考规范

收集编写所需的背景资料、数据、政策文件等，保证内容真实性。

参考企业内部或行业现行的文档规范（如《GB/T1.1-2020标准化工作导则》），明确格式、术语、引用等要求。

搭建文档结构框架

根据文档类型设计核心章节，常见结构包括：

封面（文档名称、版本号、编写部门/人、日期）

目录（自动，含页码）

引言/前言（目的、范围、背景）

主体内容（分章节阐述核心内容，建议按逻辑顺序分层）

附录（支撑材料、术语表、图表索引等）

参考文献（如引用外部资料，需注明来源）

（二）编写阶段：内容填充与格式排版

主体内容编写要点

逻辑清晰：采用“总-分”结构，每章节明确主题，段落间过渡自然；数据、案例需与核心观点强关联。

内容准确：数据需标注来源（如“数据来源：2023年公司内部统计”），专业术语首次出现时需加注解释（如“API（应用程序接口）”）。

语言规范：使用书面语，避免口语化、歧义表述；统一人称（如建议用“本系统”“用户”而非“我们”“他们”）。

格式排版标准化

字体与字号：

封面：文档名称（黑体二号，加粗），其他信息（宋体小四）

章标题（如“第一章引言”）：黑体三号，居中

节标题（如“1.1编写目的”）：黑体四号，左对齐

宋体小四，行距1.5倍

页边距与页码：页边距上下2.54cm、左右3.17cm（默认A4纸设置），页码位于页脚居中，封面不编页码。

图表与公式：

图表需有编号（如图1、表1）和标题（图注在图下方，表注在表上方），编号按章节排序（如图1-1表示第一章第一图）；

公式需用公式编辑器录入，编号右对齐（如(1-1)）。

（三）审查阶段：多轮校对与优化

初审：内容完整性与逻辑性检查

审查人：编写部门负责人或指定同事

检查要点：

是否覆盖所有需求章节（如制度类文档是否包含“适用范围”“职责分工”“操作流程”“罚则”等）；

数据、案例是否准确，是否存在逻辑矛盾（如前后结论不一致）；

术语是否统一，首次出现是否解释。

复审：格式规范性与可读性优化

审查人：质量管理部门或文档专员

检查要点：

格式是否符合本模板要求（字体、字号、行距、图表编号等）；

段落是否过长（建议每段不超过5行），重点内容是否突出（如加粗、标色）；

目录与页码是否对应，附录内容是否在中提及。

终审：合规性与专业性确认

审查人：公司管理层或行业专家（如法律、技术领域）

检查要点：

内容是否符合法律法规、企业制度要求（如合同条款是否合规）；

技术类文档是否与实际操作一致，是否存在专业错误；

对外文档是否涉及敏感信息（如商业机密、客户隐私）。

（四）定稿阶段：校对与归档

最终校对

编写人根据审查意见修改后，需通读全文，保证无错别字、标点符号错误（如逗号、句号使用规范）。

版本管理与归档

文档定稿后，需标注最终版本号（如V1.0），并提交至企业文档管理系统或指定存储路径，避免版本混乱；

重要文档（如制度、合同）需打印纸质版，由审查人签字确认后归档。

三、文档格式规范模板表格

表1：文档基本信息表

项目

内容要求

示例

文档名称

简洁明确，体现核心内容

《公司员工考勤管理制度》

版本号

规则：主版本号.次版本号（如V1.0，重大修改升主版本，小修改升次版本）

V2.1

编写部门/人

部门全称或编写人姓名（用*号代替）

人力资源部/*小明

审核人

部门负责人或指定审核人姓名

*张华

批准人

管理层或授权审批人姓名

*李强

完成日期

YYYY-MM-DD格式

2023-10-15

密级

普通/机密/绝密（根据内容敏感度确定）

普通

表2：文档内容完整性检查表

检查模块

必备内容

检查结果（√/×）

封面

文档名称、版本号、编写信息、日期、密级

目录

自动，含章节标题及对应页码

引言/前言

说明文档目的、适用范围、背景、主要修订历史（如