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采购订单审核与供应商信息管理工具模板使用指南
一、适用范围与应用场景
本工具模板适用于各类企业（尤其是中小型企业）的采购部门，用于系统化管理供应商基础信息及规范采购订单审核流程。具体应用场景包括：
新供应商准入：当企业需要新增合作供应商时，通过模板统一收集供应商资质信息，完成初步筛选与建档；
日常采购订单审批：针对各部门提交的采购需求，模板化订单信息并按流程进行多级审核，保证采购合规性与成本可控；
供应商动态维护：定期更新供应商合作状态、资质有效期及绩效记录，实现供应商信息的全生命周期管理；
采购数据追溯：通过标准化的订单审核记录与供应商信息档案，便于后续采购审计、问题追溯及数据分析。
二、详细操作步骤指南
（一）供应商信息建档与管理
信息收集
采购专员通过供应商准入申请表（见模板一），收集供应商基础信息，包括：企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人*、联系电话（仅内部使用）、注册地址、经营资质（如营业执照、相关行业许可证）、主营业务、合作案例等。
要求供应商提供资质文件复印件（加盖公章），并核对原件真实性。
信息录入与审核
采购专员将收集的信息录入“供应商信息管理表”，填写“供应商编码”（建议规则：企业简称拼音首字母+年份+序号，如“XYZ2024001”）、“建档日期”、“供应商等级”（如A/B/C类，根据合作潜力划分）等字段。
采购经理对录入信息的完整性、资质合规性进行审核，确认无误后更新“供应商信息库”，并将供应商状态标记为“可合作”。
信息更新与归档
每季度末，采购专员梳理供应商合作情况，更新“合作期限”“合作状态”（如“正常合作”“暂停合作”“终止合作”）、“最近合作日期”等字段；
对即将到期的资质文件（如营业执照、许可证），提前1个月通知供应商续证，未续证者将供应商状态调整为“暂停合作”；
所有供应商信息资料（含资质文件、沟通记录）整理归档，电子版备份至采购部门共享文件夹，纸质版按供应商编码分类存放。
（二）采购订单创建与审核
订单创建
需求部门提交《采购需求单》至采购部，采购专员根据需求单内容，在“采购订单审核表”（见模板二）中填写订单基本信息：订单编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024CG001”）、订单日期、供应商编码/名称、采购部门、需求部门、采购专员*、交付日期、付款方式等。
按商品明细逐行录入“商品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额”，系统自动计算“总金额”；若涉及折扣或运费，需在“备注”栏说明原因及金额。
多级审核流程
一级审核（采购专员自查）：检查订单信息与需求单一致性、供应商库存确认、单价与历史采购价格对比，保证无遗漏或错误。
二级审核（采购经理）：重点审核采购必要性、预算符合性（总金额≤部门采购预算）、供应商选择合规性（优先从“可合作”供应商中选取），审核通过后填写“审核意见”并签名。
三级审核（财务部门）：核对订单金额与预算匹配度、付款条款是否符合财务制度，检查发票类型（如增值税专用发票）要求，确认无误后签字。
四级审核（总经理/分管领导）：针对大额订单（如金额≥5万元）或关键物料采购，审批最终合作意向，审核通过后订单状态更新为“已批准”。
订单执行与归档
采购专员将“已批准”订单发送至供应商，确认交货期并跟踪物流信息；
物资验收合格后，需求部门在“采购订单审核表”中填写“验收结果”，采购专员同步更新供应商“合作绩效”字段（如“交付及时率”“质量合格率”）；
每月订单执行完毕后，采购专员将审核通过的订单表（纸质版+电子版）整理归档，保存期限不少于3年。
三、核心模板表格设计
模板一：供应商信息管理表
序号
供应商编码
供应商名称
统一社会信用代码
法定代表人
联系人*
联系电话（内部）
注册地址
主营业务
资质文件清单
建档日期
供应商等级
合作状态
最近合作日期
备注
1
XYZ2024001
科技有限公司*
*
010-X
北京市区路号
电子元器件生产
营业执照、ISO9001认证
2024-01-15
A类
正常合作
2024-03-20
2023年度优秀供应商
2
ABC2024002
YY商贸有限公司*
赵六*
010-X
上海市区大厦
办公用品批发
营业执照、食品经营许可证（如涉及）
2024-02-03
B类
暂停合作
2023-12-10
资质文件2024-02-28到期
模板二：采购订单审核表
订单编号
订单日期
供应商编码/名称
采购部门
需求部门
采购专员*
交付日期
付款方式
商品名称
规格型号
单位
数量
单价（元）
金额（元）
总金额（元）
CG2024001
2024-03-01
XYZ2024001/科技
采购部
生产部
陈七*
2024-03-10
转账
电阻器
0805-5%1/4W
个
1000
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