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采购合同做法制度

一、概述

采购合同做法制度是企业或组织在采购活动中规范合同管理、降低风险、保障交易安全的重要机制。本制度旨在明确采购合同的制定、审批、履行、变更及终止等环节的操作流程，确保采购活动依法合规、高效有序进行。

二、采购合同制定流程

（一）需求确认与供应商选择

1.明确采购需求：根据业务部门提交的采购申请，确认采购物品或服务的具体规格、数量、质量标准及交付时间。

2.供应商筛选：通过市场调研、招标或比价方式，选择符合资质要求的供应商，并对其资质、信誉及报价进行综合评估。

（二）合同条款拟定

1.标准化条款：采用公司统一的合同模板，包含合同双方信息、标的物描述、价格、付款方式、交货时间、违约责任等基本要素。

2.特殊条款调整：根据采购项目的特殊性，对合同条款进行个性化调整，确保条款的完整性和可执行性。

（三）合同审核与审批

1.初步审核：由采购部门对合同条款的合规性、合理性进行初审。

2.专业审核：涉及财务、技术等领域的合同，需提交相关部门进行专业审核。

3.审批流程：按照公司授权规定，逐级提交管理层审批，审批通过后方可正式签署。

三、采购合同履行管理

（一）合同交付与验收

1.交付确认：供应商按照合同约定时间、地点交付标的物，采购方需核对交付清单与实物是否一致。

2.验收标准：依据合同约定的质量标准及行业规范，对标的物进行检验，并出具验收报告。

（二）进度监控与沟通

1.进度跟踪：采购部门定期与供应商沟通，确认交货进度及可能存在的风险。

2.异常处理：如遇交付延迟或质量问题，及时与供应商协商解决方案，并记录处理过程。

（三）付款管理

1.付款条件：严格按照合同约定的付款节点及比例执行，确保资金支付与交付进度匹配。

2.付款审核：财务部门对付款申请进行复核，确认发票、验收单等凭证齐全后，办理付款手续。

四、采购合同变更与终止

（一）合同变更

1.变更申请：如需调整合同条款，需双方协商一致，并出具书面变更协议。

2.变更审批：变更协议需按原审批流程提交审核，批准后方可生效。

（二）合同终止

1.正常终止：采购项目完成后，双方按合同约定办理结算手续，合同自动终止。

2.异常终止：因不可抗力或严重违约导致合同无法继续履行时，需提前通知对方，并按合同约定处理后续事宜。

五、风险控制与文档管理

（一）风险控制措施

1.合同风险：通过条款审核、法律咨询等方式，降低合同法律风险。

2.供应商风险：定期评估供应商履约能力，避免合作风险。

（二）文档管理

1.合同归档：所有采购合同需编号存档，电子版与纸质版同时保存，便于查阅。

2.保管期限：合同文档至少保存5年，涉及长期项目的可按需延长。

六、附则

本制度适用于公司所有采购活动，各部门需严格遵守。如遇特殊情况，需向管理层报备并按审批权限处理。

一、概述

采购合同做法制度是企业或组织在采购活动中规范合同管理、降低风险、保障交易安全的重要机制。本制度旨在明确采购合同的制定、审批、履行、变更及终止等环节的操作流程，确保采购活动依法合规、高效有序进行。通过建立标准化的合同管理流程，可以提升采购效率，减少争议，保护企业利益，促进供应链的稳定与健康发展。

二、采购合同制定流程

（一）需求确认与供应商选择

1.明确采购需求：根据业务部门提交的采购申请，详细确认采购物品或服务的具体规格、型号、数量、质量标准、技术要求、交付时间及地点等详细信息。需求描述应清晰、准确，避免模糊不清的表述，以便供应商准确理解并满足要求。如有必要，可附上参考样品或技术参数表。

2.供应商筛选：通过市场调研、公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式，选择符合资质要求的供应商。在筛选过程中，应对供应商的资质证明（如营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等）、财务状况、市场信誉、技术能力、交付能力及过往业绩进行综合评估。可采取打分制或综合评分法，对多个潜在供应商进行比较，择优选择。同时，应对供应商的报价进行合理性分析，确保价格符合市场水平。

（二）合同条款拟定

1.标准化条款：采用公司统一的合同模板，包含但不限于以下基本要素：

-合同双方信息：明确甲乙双方的名称、地址、联系方式及法定代表人等。

-标的物描述：详细列明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、技术参数等。

-价格与支付方式：明确单价、总价、支付方式（如银行转账、支票等）、支付节点及比例、发票类型及开具时间等。

-交付时间与地点：约定交货时间、批次、运输方式、交货地点及验收标准。

-质量保证与验收：明确质量保证期、验收程序、验收标准及异议处理方式。

-违约责任：约定双方违约情况下的处理方式，如延迟交付、质量不合格、付款延迟等对应的赔偿标准。

-保密条款：约定双方对采购过程中涉及的商业秘密及敏感信息进行