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学校综合办公室文件加工规定

一、总则

为规范学校综合办公室文件的制作、流转、归档和管理，确保文件处理的规范性、时效性和安全性，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室所有文件、文书、通知等的加工流程，旨在提高工作效率，保障信息准确传递。

二、文件加工流程

（一）文件起草

1.根据工作需求，明确文件目的、主送单位、附件要求等。

2.使用标准公文模板，确保格式统一，包括标题、发文机关、日期、正文、落款等要素。

3.文字表述需准确、简洁、严谨，避免错别字、语法错误。

（二）文件审核

1.起草完成后，由部门负责人进行初步审核，检查内容完整性、逻辑性。

2.审核内容包括：是否涉及保密信息、数据是否准确、格式是否符合规范。

3.如发现问题，退回起草人修改，修改后再次审核，直至合格。

（三）文件签发

1.审核通过后，提交至分管领导签发。签发内容包括：批准文件内容、确认发布范围。

2.签发需使用规范签章，确保签发人身份真实性。

3.签发后，文件进入正式流转阶段。

（四）文件印制

1.印制前，核对签发文件与印制版本一致性，避免错印、漏印。

2.印制数量根据实际需求确定，多余文件需及时销毁或归档。

3.印制过程中注意纸张、墨水等耗材管理，避免浪费。

（五）文件分发

1.分发前，按主送、抄送单位分类整理，确保分发准确。

2.对于涉密文件，需登记分发人员信息，并要求签收确认。

3.分发完成后，统计分发情况，及时跟进未送达文件。

三、文件归档管理

（一）归档范围

1.重大决策文件（如年度工作计划、会议纪要）。

2.法规性文件（如管理制度、操作指南）。

3.日常办公文件（如通知、请示、报告）。

4.涉密文件需单独归档，设置专柜保管。

（二）归档流程

1.文件处理完毕后30日内，完成归档工作。

2.归档时需注明文件编号、日期、密级等信息，建立索引目录。

3.电子文件需备份至专用存储设备，并记录备份时间、路径。

（三）保管期限

1.保管期限分为短期（1-3年）、中期（3-10年）、长期（10年以上）。

2.超过保管期限的文件，需按审批流程销毁，并记录销毁时间、人员。

四、附则

（一）本规定由学校综合办公室负责解释，自发布之日起实施。

（二）各部门需严格按照本规定执行文件加工工作，如有疑问及时沟通。

（三）本规定将根据实际需求定期修订，确保持续适用性。

一、总则

为规范学校综合办公室文件的制作、流转、归档和管理，确保文件处理的规范性、时效性和安全性，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室所有文件、文书、通知等的加工流程，旨在提高工作效率，保障信息准确传递。

二、文件加工流程

（一）文件起草

1.**明确文件需求**

-确定文件目的：例如，是通知、汇报、还是协调工作。

-确定主送单位：明确文件的主要接收对象，如各部门、教职工等。

-确定抄送单位：根据需要，抄送相关单位以便知晓。

-确定附件要求：如需附件，需提前准备并注明附件名称。

2.**使用标准公文模板**

-标题：使用简洁、明确的标题，如“关于开展XX活动的通知”。

-发文机关：注明文件来源部门，如“综合办公室”。

-日期：使用阿拉伯数字，格式为“YYYY年MM月DD日”。

-正文：

-段落分明，每段开头空两格。

-使用规范用语，避免口语化表达。

-关键信息需加粗或编号，如“请各部门于X月X日前提交XX材料”。

-落款：包括发文机关名称和日期，如“综合办公室2023年10月27日”。

3.**文字表述规范**

-准确性：确保数据、时间、地点等信息无误。

-简洁性：避免冗长，每句表达一个核心意思。

-严谨性：使用专业术语，避免模糊表述。

-校对：完成初稿后，进行至少两轮校对，检查错别字、语法错误等。

（二）文件审核

1.**部门负责人初步审核**

-检查内容完整性：确保文件包含所有必要信息，如标题、正文、落款等。

-检查逻辑性：确认文件内容前后一致，无矛盾之处。

-检查格式规范性：核对是否符合标准公文模板要求。

2.**专项审核**

-**保密审核**：检查是否涉及敏感信息，如个人信息、财务数据等。如涉及，需采取加密或限制传阅措施。

-**数据审核**：核对文件中的数据是否准确，如日期、人数、金额等。可参考原始记录或相关数据源进行验证。

-**格式复核**：再次核对格式，确保无错漏，如页边距、字体、字号等。

3.**修改与再次审核**

-如发现问题时，需详细记录问题点，并退回起草人修改。

-修改完成后，由审核人再次检查，直至无问题为止。

（三）文件签发

1.**提交签发**

-将审核合格的文件提交至分管领导签发。

-提交时需附带审核记录，确保签发人了解文件背景。

2.**签发要求**

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