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企业质量管理体系自查表工具指南

一、适用场景与价值

企业质量管理体系自查表是保障质量管理规范落地、持续改进体系有效性的核心工具，适用于以下场景：

定期体系运行评估：按季度/半年度/年度对质量管理体系的适宜性、充分性、有效性进行全面检查，保证体系持续符合ISO9001等标准要求及企业实际需求。

外部审核前准备：在迎接客户审核、第三方认证审核或监管机构检查前，通过自查提前识别不符合项，制定整改措施，降低审核风险。

管理评审输入支撑：为管理评审提供体系运行数据、问题清单及改进方向，保证管理层决策基于真实运行状况。

体系优化提升：当企业组织架构、业务流程、产品结构发生重大变化时，通过自查梳理体系适应性，推动体系迭代升级。

通过系统化自查，可及时发觉体系运行中的“断点”“堵点”，推动责任落实，预防质量风险，提升客户满意度及企业市场竞争力。

二、自查实施全流程指引

（一）准备阶段：明确目标与资源保障

成立自查小组

由质量管理部门牵头，联合生产、技术、采购、销售等跨部门人员组成专项小组，明确组长（建议由质量负责人*经理担任）及成员职责。

成需具备体系标准知识、部门业务经验及问题分析能力，必要时可邀请外部专家参与。

梳理自查依据

收集体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表单等）、法律法规（如《产品质量法》《消费者权益保护法》）、行业标准（如IATF16949for汽车行业）、客户特殊要求等，作为自查判定标准。

制定自查计划

明确自查范围（覆盖所有质量过程，如设计开发、采购、生产、检验、销售、服务等）、时间节点（建议3-5个工作日内完成）、检查方法（文件查阅、现场核查、员工访谈、数据追溯等）及输出成果（自查报告、不符合项清单）。

（二）实施阶段：逐项核查与问题记录

条款分解与责任分配

将质量管理体系要素（如“管理职责”“资源管理”“产品实现”“测量分析与改进”）分解为可检查的具体条款，明确每项条款的牵头部门及配合部门。

示例：“采购过程控制”条款由采购部门牵头，质量部门配合检查供应商资质评定、采购订单验证记录等。

现场核查与证据收集

文件检查：查阅质量记录（如培训记录、设备校准报告、检验报告、内部审核报告）是否完整、规范，是否符合文件规定要求。

现场验证：到生产车间、仓库、实验室等现场，观察操作人员是否按作业指导书执行，设备状态是否正常，环境条件是否达标。

人员访谈：随机抽取不同岗位员工（如操作工、质检员、班组长），询问其岗位职责、质量意识、应急处理流程等，评估体系宣贯效果。

问题记录与初步判定

对发觉的不符合项，详细记录“问题描述”（如“2023年第三季度设备校准记录中，编号为QC-001的测厚仪未按计划完成季度校准”）、“条款依据”（如“ISO9001:2015条款7.1.5.2监视和测量资源控制”）、“责任部门”及“严重程度”（严重/一般/观察项）。

现场与责任部门沟通确认问题，避免误判，保证记录客观、准确。

（三）整改阶段：闭环管理与原因分析

制定整改措施

责任部门针对不符合项，分析根本原因（如“校准计划未落实”的根本原因是“设备管理员*因工作疏忽未及时安排校准，且未设置提醒机制”），制定纠正措施（如“立即完成设备校准，下周前修订《设备管理程序》，增加校准自动提醒功能”）。

整改措施需明确“具体行动”“完成时限”“责任人”（如“设备管理员于X月X日前完成校准，质量工程师于X月X日前完成程序修订”）。

跟踪验证与效果评估

自查小组跟踪整改进度，对完成的整改措施进行现场验证（如核查校准报告、程序修订文件），确认问题是否彻底解决，是否产生新的风险。

对未按期完成或整改效果不佳的部门，要求重新制定措施，必要时纳入绩效考核。

记录归档

将自查记录（检查表、问题清单、整改报告、验证记录）整理归档，作为体系运行历史资料，便于追溯后续改进。

（四）总结阶段：报告输出与持续改进

编制自查报告

内容包括：自查概况（时间、范围、参与人员）、体系运行总体评价、主要问题统计（按部门、按类型分类）、整改完成情况、改进建议（如“建议加强供应商动态管理，增加现场审核频次”）。

报告经自查小组组长审核后，提交企业管理层及质量管理部门。

推动体系优化

结合自查结果，对体系文件（如程序文件、作业指导书）进行修订完善，优化流程漏洞；对反复出现的问题，开展专项改进项目（如开展“质量提升月”活动）。

定期回顾自查效果，调整自查频次和重点（如将高风险过程纳入月度自查，低风险过程纳入季度自查）。

三、质量管理体系自查表（模板）

体系要素

检查条款

检查方式

符合情况

问题描述（不符合项描述）

整改措施

责任人

完成时限

验证结果

管理职责

1.质量方针是否经最高管理者批准，并在企业内部传达沟通？

查阅批准文件、培训记录

□符合□不符合

2.质量目标是否分