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采购流程标准化指南操作手册

一、手册说明与适用范围

本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节职责分工与操作标准，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购成本，控制运营风险。适用于企业各类采购场景，包括但不限于生产物料采购、办公用品采购、服务类项目采购（如咨询、运维等），以及不同金额段（小额、中额、大额）的标准化采购作业。

二、采购全流程操作步骤

（一）采购需求确认与提报

操作目标：保证采购需求真实、准确、合规，从源头避免无效采购。

责任主体：需求部门负责人、采购专员、财务部。

需求发起

需求部门根据业务计划或实际使用需求，填写《采购申请单》（见表1），详细注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等关键信息。

对涉及技术参数的采购需求（如生产设备、软件系统），需由需求部门技术负责人审核参数的合理性与可行性，并签字确认。

需求审核

需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点核对需求与部门职能、年度预算的匹配性，签字批准后提交至采购部。

财务部对《采购申请单》中的预算金额进行合规性审核，保证不超年度预算、预算科目使用正确，如有预算偏差需需求部门说明调整原因并补办预算审批手续。

需求归集与分类

采购部汇总各部门提交的《采购申请单》，按采购类型（物料/服务）、金额等级（小额≤1万元，中额1万-10万元，大额≥10万元）、紧急程度（常规/紧急）进行分类，优先处理紧急采购需求（需需求部门负责人标注“紧急”并说明理由）。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：建立合格供应商库，保证供应商资质、服务、价格满足采购需求。

责任主体：采购专员、需求部门技术负责人、质量管理部（如涉及）。

供应商寻源

常规寻源：采购部通过企业合格供应商库、行业展会、官方指定平台（如集采网、行业电商平台）等渠道，筛选3家及以上潜在供应商，优先选择有合作历史、评价良好的供应商。

紧急寻源：若合格供应商库内无合适资源，需临时寻源时，采购专员需记录寻源过程（如搜索关键词、询价记录），保证可追溯，并报采购部负责人审批。

供应商资质初审

采购部向潜在供应商索取《供应商资质表》（见表2），包括营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、资质证书（如ISO9001质量体系认证）、过往合作项目案例等。

质量管理部（如涉及）对供应商的质量保证能力进行评估（如生产流程、质检标准），出具《供应商资质评估意见》。

供应商现场考察/样品测试（大额/关键采购必选）

对金额≥10万元或技术复杂的采购（如精密设备、定制化服务），需组织需求部门、技术部、采购部组成考察小组，对供应商生产场地、生产能力、技术实力、售后服务等进行现场考察，填写《供应商现场考察记录表》。

需求部门技术负责人对供应商提供的样品进行测试验证，出具《样品测试报告》，确认样品是否符合技术要求。

供应商选定与备案

采购部综合供应商资质、价格、服务、考察结果等信息，填写《供应商评估打分表》（见表3），按得分高低排序推荐候选供应商，报采购部负责人及分管领导审批。

审批通过后，将供应商信息录入《合格供应商名录》，并动态更新（每年度复审一次，剔除不合格供应商）。

（三）采购方式确定与执行

操作目标：根据采购金额、类型选择合适的采购方式，保证采购过程公开、公平、公正。

责任主体：采购专员、采购部负责人、审计监察部（如涉及）。

采购方式匹配

询价采购：适用于小额（≤1万元）、标准化物料/服务（如办公用品、耗材），向3家及以上供应商询价，比质比价后选择性价比最高的供应商。

竞争性谈判：适用于中额（1万-10万元）、技术参数复杂或需定制化的采购，邀请3家及以上供应商谈判，明确技术要求、商务条款，综合评估后确定供应商。

公开招标：适用于大额（≥10万元）或涉及公共利益的采购，通过招标平台或企业官方渠道发布招标公告，接受供应商投标，按招标文件要求开标、评标，确定中标供应商。

单一来源采购：仅适用于唯一供应商来源（如专利产品、定点采购），需经采购部负责人、分管领导、总经理三级审批，并提供唯一性说明（如专利证书、批文）。

采购文件编制与审批

采购专员根据采购方式编制采购文件（如询价单、谈判文件、招标文件），明确采购需求、技术参数、商务条款（付款方式、交货期、违约责任等）、响应文件要求等。

采购文件需经需求部门、法务部（如涉及）、财务部审核，采购部负责人审批后发布。

采购过程执行与记录

询价/谈判：记录各供应商报价、响应内容，填写《询价/谈判记录表》，所有参与方签字确认。

招标：组织开标会议，邀请审计监察部监督，按评标标准打分，填写《评标报告》，报招标小组审批。

结果审批通过后，向供应商发出《中标通知书》或《成交通知书》。

（四）合同签订与审批

操作目标：明确双方权利义务，防范合同风险。

责任主