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合同执行员岗位说明书（2025）
合同执行员在企业的运营中扮演着至关重要的角色，他们负责确保合同条款得到准确、全面的执行，保障企业的合法权益和商业利益。以下是一份详细的合同执行员岗位说明书：
基本信息
岗位名称：合同执行员
岗位编号：[具体编号]
所属部门：合同管理部
直接上级：合同管理经理
直接下级：无
岗位等级：[具体等级]
编制日期：2025年[具体日期]
岗位概述
合同执行员主要负责对公司各类合同的执行情况进行跟踪、监督和协调，确保合同双方严格按照合同条款履行各自的义务。通过有效的合同执行管理，降低合同风险，保障公司的合法权益，促进公司业务的顺利开展。
工作职责
合同执行跟踪
建立合同执行台账，详细记录合同的基本信息、执行进度、关键节点和重要事项。对每份合同进行编号管理，确保合同信息的准确性和可追溯性。
定期与合同相关部门（如销售部、采购部、法务部等）沟通，了解合同执行的最新情况。每周至少组织一次内部沟通会议，及时掌握合同执行过程中出现的问题和困难。
根据合同约定的条款和时间节点，跟踪合同双方的履约情况。对于重要合同，制定详细的跟踪计划，明确跟踪的频率和内容。例如，对于采购合同，跟踪供应商的交货时间、货物质量等；对于销售合同，跟踪客户的付款进度、验收情况等。
及时发现合同执行过程中的异常情况，如对方未按时履行义务、出现质量问题等，并立即向合同管理经理汇报。对于可能影响合同执行的重大问题，在发现后的24小时内提交书面报告。
合同协调与沟通
作为公司与合同对方的主要沟通桥梁，及时传达双方的需求和意见。对于合同执行过程中的重要沟通事项，做好记录并整理成书面文件。
协调公司内部各部门之间的工作，确保合同执行的各个环节顺利衔接。例如，在销售合同执行过程中，协调销售部、生产部、物流部等部门，确保产品按时生产、发货和交付。
当合同执行出现争议或纠纷时，协助法务部门进行沟通和协商。收集相关证据和资料，为解决争议提供支持。在争议解决过程中，及时向合同管理经理和法务部门汇报进展情况。
与合同对方保持良好的合作关系，定期进行回访和沟通。了解对方对合同执行的满意度，收集对方的反馈意见，为公司改进合同执行管理提供参考。
合同变更与解除管理
当合同执行过程中需要进行变更或解除时，按照公司的相关规定和流程进行处理。首先，收集变更或解除合同的相关资料和依据，如双方的协商意见、市场变化情况等。
组织相关部门对合同变更或解除的必要性和可行性进行评估。评估内容包括对公司业务的影响、法律风险、经济损失等。根据评估结果，提出合理的建议和方案。
起草合同变更或解除协议，明确变更或解除的条款和条件。协议内容应包括变更或解除的原因、时间、双方的权利和义务等。在起草协议过程中，与法务部门进行沟通和审核，确保协议的合法性和有效性。
经双方协商一致并签署合同变更或解除协议后，及时更新合同执行台账和相关记录。同时，将变更或解除协议的相关信息通知公司内部各相关部门，确保各部门知晓合同的最新情况。
合同文档管理
负责合同执行过程中各类文档的收集、整理和归档工作。文档包括合同文本、补充协议、往来函件、验收报告、付款凭证等。确保文档的完整性和准确性。
按照公司的档案管理规定，对合同文档进行分类存储和保管。建立电子档案和纸质档案，方便查询和使用。定期对档案进行备份，防止数据丢失。
严格遵守公司的保密制度，对合同文档中的敏感信息进行保密处理。未经授权，不得向任何外部人员透露合同的相关内容。
根据公司的需要，及时提供合同执行的相关文档和资料。例如，在审计、税务检查等情况下，配合相关部门提供所需的合同文档。
合同风险预警与防范
对合同执行过程中的风险进行识别和评估。通过分析合同条款、市场环境、对方信用状况等因素，找出可能存在的风险点。例如，对方的财务状况恶化可能导致付款风险，市场价格波动可能导致成本风险等。
建立合同风险预警机制，当风险达到一定程度时，及时发出预警信号。预警信号可以通过邮件、短信、系统提示等方式发出。同时，制定相应的风险应对措施和预案。
定期对合同执行的风险状况进行分析和总结。撰写风险分析报告，向合同管理经理和公司管理层汇报。根据风险分析结果，提出改进合同执行管理的建议和措施。
参与公司的合同评审工作，从合同执行的角度对合同条款进行审核。提出合理的修改建议，避免合同中存在潜在的风险和漏洞。
工作权限
有权要求合同相关部门提供合同执行的相关信息和资料。
有权对合同执行过程中的异常情况进行调查和了解。
有权参与合同变更、解除等重要事项的协商和决策。
有权拒绝执行违反公司规定和法律法规的合同条款。
工作协作关系
内部协作：与销售部、采购部、生产部、物流部、法务部、财务部等部门密切协作，共同推进合同的执行。
外部协作：与合同对方保持良好的沟通和合作关系，必要时与相关的第三方机
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