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销售合同审核及签订流程标准化指南

一、引言

销售合同是企业开展业务、明确权利义务的核心法律文件，其规范性与严谨性直接关系到企业资金安全、经营风险及商业信誉。为统一合同管理标准，优化审批流程，明确各环节职责，本指南基于企业实际业务场景，构建覆盖合同发起、审核、审批、用印至归档的全流程标准化管理体系，旨在提升合同管理效率，降低法律风险，保障企业合法权益。

二、适用范围与价值定位

（一）适用企业类型

本指南适用于各类从事产品销售、服务提供的企业，包括但不限于制造业、商贸企业、技术服务公司等，尤其适合需规范合同管理流程的中大型企业。

（二）涉及合同类型

涵盖产品买卖合同、服务销售合同、定制化开发合同、框架合作协议等所有涉及销售业务的合同文本。

（三）覆盖部门与岗位

销售部：发起合同、业务条款对接、签订与归档；

法务部：法律条款审核、风险把控；

财务部：付款条件、税务条款审核；

技术/生产部：技术参数、交付可行性确认；

管理层：重大合同审批、战略合规把控；

行政部：用印管理、档案保管。

（四）核心价值

规范操作：明确各环节职责与标准，减少随意性操作；

控制风险：通过多维度审核防范法律、财务、履约风险；

提升效率：标准化流程缩短审批周期，避免因职责不清导致的延误；

责任追溯：完整留痕审批记录，便于后续复盘与责任界定。

三、销售合同审核及签订标准化流程

（一）第一步：合同发起与信息录入

操作目的：保证合同基础信息完整、准确，为后续审核提供清晰依据。

责任岗位：销售专员/销售代表

操作说明：

合同编号编制：销售专员根据公司统一规则编制合同编号，格式为“（公司简称）-合同类型-年份-流水号”（示例：“华-销售-2024-001”），保证编号唯一且可追溯。

信息填写：在《销售合同发起审批表》中录入核心信息，包括：

合同名称（需明确标的物，如“型号设备销售合同”）；

甲乙双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式）；

合同标的（产品名称、规格型号、数量、质量标准）；

合同金额（大小写一致，明确含税/不含税价格及税率）；

履行条款（交货期、交货地点、运输方式、验收标准）；

付款条款（付款方式、账期、发票要求、违约责任）。

附件准备：同步收集并合同附件，包括：

客户资质文件（营业执照复印件、授权委托书，若签约人为非法定代表人）；

产品报价单、技术协议、规格书等支撑性文件；

往来沟通记录（如邮件、会议纪要，用于佐证合同条款形成背景）。

提交审核：信息核对无误后，将《销售合同发起审批表》及附件电子版提交至销售经理，纸质版签字后同步流转。

输出成果：完整的《销售合同发起审批表》（含所有附件）

工具表格：

销售合同发起审批表

合同基本信息

合同编号

华-销售-2024-001

甲方信息

乙方信息

合同标的

合同金额

履行期限

付款方式

附件清单

发起部门意见

（二）第二步：销售部门初步审核

操作目的：从业务角度审核合同条款的合理性与可行性，保证销售目标达成且客户风险可控。

责任岗位：销售经理

操作说明：

审核重点：收到材料后1个工作日内完成审核，重点关注：

业务条款：合同金额是否超出销售权限报价，付款条件是否在公司允许的账期范围内（如常规客户账期≤60天，战略客户≤90天），交货期是否与生产计划匹配；

客户风险：核实客户信用状况（通过第三方征信平台或过往合作记录），对于新客户或大额合同（≥50万元），需要求客户提供近3个月财务报表或银行资信证明；

条款完整性：核对合同是否包含标的、数量、价格、履行期限等核心业务条款，避免模糊表述（如“价格面议”“后期协商”）。

处理意见：

审核通过：在《销售合同发起审批表》“业务部门意见”栏签署“同意，提交法务审核”，注明审核日期；

需修改：与销售专员沟通调整条款（如缩短账期、明确交货批次），修改后重新提交；

审核不通过：注明原因（如“客户信用等级不足，建议采用预付款100%方式”），终止流程并反馈至销售专员。

流转：审核通过后，将材料流转至法务部。

输出成果：签署初步审核意见的《销售合同发起审批表

工具表格（续）：

业务部门审核意见

审核意见：同意提交法务审核。客户信用等级良好，付款条件符合公司政策，交货期可满足生产计划要求。审核人：*赵六销售经理日期：2024-01-16

（三）第三步：法务部门法律审核

操作目的：防范法律风险，保证合同条款合法合规，权利义务对等。

责任岗位：法务专员/法务经理

操作说明：

审核要点：收到材料后2个工作日内完成审核，逐条核查以下内容：

主体资格：甲方营业执照是否在有效期内，授权委托书是否载明委托事项、权限及期限（非法定代表人签约时）；

标的合法性：销售标的物是否属于禁止或限制流通物（如特种设备需核查生产许可证）；

权利义务条款：双方权利义务是否明确，特别是“不可抗力”“