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业务协同作业平台使用手册与工作规范

前言

本手册旨在规范业务协同作业平台（以下简称“平台”）的使用流程，明确各岗位操作职责，保证跨部门、跨角色协作高效有序，最大限度发挥平台在信息同步、任务推进、资源调配中的核心作用。手册适用于全体平台用户，请结合实际工作场景参照执行。

一、平台概述

1.1平台定位

平台是连接企业内部项目组、职能部门及外部合作伙伴的统一工作入口，通过数字化工具实现任务可视化、流程标准化、沟通即时化，支撑业务全生命周期管理。

1.2核心价值

效率提升：减少信息传递层级，任务分配与反馈时效缩短50%以上；

规范落地：固化最佳实践，避免因流程不统一导致的协作风险；

数据留痕：完整记录操作轨迹，便于追溯复盘与责任界定。

二、典型应用场景与操作指引

2.1场景一：跨部门项目全周期管理

适用场景：涉及多部门协作的专项项目（如新品上市、系统升级、市场活动等），需统筹资源、同步进度、管控风险。

操作流程详解

步骤1：项目立项与创建

操作入口：平台首页“项目管理”模块→“新建项目”；

关键信息填写：

项目名称（需包含核心目标，如“2024年Q3华东区域新品推广项目”）；

项目类型（下拉选择“市场活动”“产品研发”等）；

负责人（选择部门内具备决策权的角色，如*经理）；

起止时间（精确到日，预留3天缓冲期）；

项目目标（可量化，如“实现新品首月销售额500万元”）。

提交审批：《项目立项申请表》（见模板1），提交至部门负责人及分管领导审批。

步骤2：项目团队配置

审批通过后：在项目详情页“成员管理”中添加核心成员；

角色分配：

项目负责人（拥有任务分配、进度调整权限）；

执行专员（负责具体任务落地，如*专员）；

观察员（仅查看进度，如财务*主管）。

权限说明：执行专员可提交任务完成情况，无权修改项目计划；观察员可导出进度报表，不可参与任务讨论。

步骤3：任务拆解与分配

操作入口：项目详情页“任务拆解”→“创建任务包”；

任务包命名规则：按阶段划分，如“需求调研阶段”“方案设计阶段”“执行落地阶段”；

任务创建：在任务包内添加具体任务，需明确：

任务名称（如“完成竞品调研报告”）；

负责人（指定唯一执行人，避免责任模糊）；

截止时间（不得晚于所属任务包截止时间）；

交付物（如“Word文档，含3家竞品价格对比分析”）。

关联依赖：若任务A需任务B完成后启动，在“任务依赖”中选择任务B，平台将自动提醒前置任务进度。

步骤4：进度跟踪与风险预警

日常更新：执行专员每日16:00前在任务详情页填写进度（如“已完成竞品数据收集，撰写报告初稿”），并交付物附件；

风险上报：若任务可能延期，需在“风险提示”中选择“延期风险”，填写原因（如“供应商数据延迟提供”）及预计完成时间，提交项目负责人审批；

进度查看：项目负责人可通过“甘特图”模块实时查看任务链路，红色标识代表延期任务，黄色标识代表风险任务。

步骤5：项目复盘与归档

项目结项：所有任务完成后，项目负责人填写《项目结项报告》，总结成果、问题及改进建议；

归档操作：在项目详情页“归档”，平台自动将项目资料（含任务记录、文档、审批流）存入“历史项目库”，仅支持查看不可修改。

2.2场景二：日常任务高效分配与跟踪

适用场景：部门内部或跨部门临时性任务（如月度报表提报、客户需求响应、会议纪要整理等），需快速响应、明确责任、闭环管理。

操作流程详解

步骤1：任务创建与派发

操作入口：平台“任务中心”→“创建任务”；

简化信息：

任务标题（简洁明了，如“提交10月销售数据报表”）；

优先级（高/中/低，高优先级任务标红提醒）；

接收人（直接指定执行人，如*专员）；

预计耗时（单位：小时，便于后续工作量评估）。

快捷派发：支持接收人并发送即时提醒，同时在“待办事项”中任务记录。

步骤2：任务执行与反馈

执行过程：接收人可在任务详情页添加工作日志（如“已收集各区域数据，正在核对异常值”），并中间成果；

申请协助：若任务需他人配合，在“协作人”中添加支持人员（如数据分析师*工程师），平台自动向协作人发送通知；

完成确认：任务完成后，“标记完成”，并填写完成说明，同步更新“待办事项”状态。

步骤3：任务验收与归档

验收操作：派发人（如部门主管）在24小时内查看交付物，若符合要求“验收通过”；若需修改，填写修改意见并退回，任务状态变更为“待修改”；

归档规则：验收通过后，任务自动归档至“已完成任务”，保留3个月供后续查阅。

2.3场景三：重要文档协作审批与共享

适用场景：跨部门共享的制度文件、方案报告、合同协议等，需多人协作编辑、分级审批、版本控制，保证信息准确且权限可控。

操作流程详解

步骤1：文档创建与共享

操作入口：平台“文档中心”→“新建文档”；

文档分类：选择“制度文件”“项目方案”“合同模