会议记录与行动项跟进模板系统.docVIP

会议记录与行动项跟踪模板系统使用指南

一、适用场景与价值说明

在团队协作、项目管理或跨部门沟通中，会议是推动工作的重要载体，但传统会议常面临“信息记录不全、行动项责任模糊、跟踪执行困难”等问题。本模板系统适用于以下场景：

常规例会：如周例会、月度总结会，用于同步进度、明确阶段性任务；

专题推进会：如项目启动会、问题解决会，聚焦关键议题并落地解决方案；

跨部门协调会：涉及多角色协作的会议，需清晰界定各方职责与交付节点；

决策评审会：对方案、资源等进行讨论并形成结论，保证决议可追溯。

通过标准化记录与跟踪流程，可实现“会议有记录、行动有主体、进度有监控、结果有反馈”，提升会议效率与执行落地率。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与框架

确定会议核心目标

主持人需提前明确会议需解决的问题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉响应流程卡点”），避免议题发散。

若会议包含多个议题，按优先级排序，预计每个议题的讨论时长（建议单场会议不超过3个核心议题，总时长控制在1.5小时内）。

梳理参会人员与材料

提前3天通知参会人员，明确会议时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的资料（如项目数据、方案初稿）。

指定记录人（建议由非核心决策人员担任，保证专注记录），提前准备本模板系统的空白表格（电子版或纸质版）。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录会议基本信息

在“会议基本信息表”中填写：会议名称（建议包含“议题+时间”，如“2024年7月产品迭代方案讨论会”）、会议类型（例会/专项/决策等）、时间、地点/线上平台、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

实时记录议题讨论过程

按“议题编号+议题名称”分类记录，每个议题下包含：

讨论要点：记录各方观点（如“技术部*提出：需兼容旧版系统，开发周期延长2周”）；

分歧与共识：标注未达成一致的内容（需后续跟进）及已统一的结论（如“共识：优先开发核心功能，旧版兼容性纳入二期规划”）。

明确行动项“三要素”

对会议中确定的待办任务，单独记录在“行动项跟踪表”中，必须包含：

任务描述：清晰说明“做什么”（如“完成客户投诉响应流程优化方案初稿”）；

负责人：明确具体责任人（避免“相关部门”等模糊表述，需指定到人，如“客服部*”）；

截止时间：精确到“年/月/日/时”（如“2024年7月15日17:00前”）。

补充协作人（如有）、优先级（高/中/低，根据任务紧急性及重要性划分）及当前状态（初始为“待开始”）。

（三）会后整理：确认与分发

24小时内完成记录整理

记录人需根据会议笔记，补充完善“议题讨论记录表”和“行动项跟踪表”，保证信息准确、无遗漏（如核对负责人姓名、截止时间是否与会议一致）。

整理后的会议记录需经主持人审核确认，避免个人理解偏差。

规范分发与存档

审核通过后，将会议记录（含基本信息表、议题记录表、行动项跟踪表）通过邮件或即时通讯工具发送给所有参会人员，抄送相关领导，并标注“请查收并确认，若有异议请在2小时内反馈”。

按部门/项目分类存档（建议电子版备份至共享文件夹，命名规则：“会议名称-日期-版本号”，如“202407产品迭代方案讨论会V1”）。

（四）跟踪执行：闭环管理

定期更新行动项状态

负责人需在截止时间前更新任务进度，在“行动项跟踪表”中填写“当前状态”（待开始/进行中/已完成/已延期）及“完成情况说明”（如“已完成初稿，待技术部*评审”）。

记录人每周同步一次行动项状态，对“已延期”任务标注延期原因，并提醒负责人调整计划。

会议前回顾与复盘

每次新会议开始前，先用5分钟回顾上次会议的“行动项跟踪表”，重点核查“未完成”任务的进展，保证旧议题不遗漏、新讨论有延续。

对长期未关闭的行动项（超过截止时间3天），需组织专项沟通或升级至上级协调解决。

三、核心模板工具包

表1：会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

2024年Q3产品迭代方案讨论会

会议类型

专项推进会

时间

2024年7月1日14:00-15:30

地点/线上平台

公司3楼会议室A（腾讯会议号：*–）

主持人

产品部*

记录人

运营部*

参会人员

产品部、技术部、设计部、客服部

缺席人员

市场部*（因出差）

会议目标

确定Q3产品迭代核心功能、排期及责任人

会议议程

1.用户需求优先级排序（15分钟）2.技术实现方案讨论（30分钟）3.排期与责任分工（15分钟）

表2：议题讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容要点

分歧点

决议/结论

001

用户需求优先级排序

-客服部反馈：30%用户投诉“搜索功能不精准”-设计部提出：新增“个性化推荐”可提升用户粘性

是否优先解决“搜索功能”还是“个性化推荐”

决议：优先修复“搜索功能”（高优先级），“个性化推荐”纳入Q4规划

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