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行政事务处理流程及表单工具指南

一、适用工作情境

本工具适用于企业、事业单位及社会组织日常行政事务的规范化处理，涵盖办公资源调配、会议组织安排、文件资料借阅、印章使用申请、固定资产维修等常见行政场景。当员工需发起行政支持、部门间需协调资源或管理层需审批行政事项时，均可参照此流程及表单模板，保证事务处理高效、透明、有据可依。

二、操作流程详解

（一）事务发起：明确需求与提交申请

需求梳理：申请人根据实际工作需要，明确事务类型（如“办公设备申领”“会议室使用”“文件借阅”等）、具体需求（如设备型号、会议时长、文件名称及用途等）及期望完成时间。

填写表单：登录内部行政管理系统或从行政部《行政事务处理申请表》，逐项填写完整信息，包括申请人姓名、所属部门、联系方式、事务详细描述、所需资源清单、紧急程度等（具体表单字段见第三部分）。

提交材料：根据事务类型，附上相关证明材料（如设备申领需注明现有设备状况，会议申请需附会议议程，文件借阅需提供借阅用途说明等），通过OA系统或线下提交至行政部专员*处。

（二）部门初审：需求合规性与必要性核验

初审职责：申请人所在部门负责人*为初审责任人，需在1个工作日内完成对申请表及附件的审核。

审核要点：

事务是否符合部门工作计划及预算范围；

需求描述是否清晰、具体，资源申请是否合理；

附件材料是否完整、真实。

反馈处理：初审通过后，部门负责人在申请表“部门审核”栏签字确认，并转交行政部；若需补充或修改，及时退回申请人并说明调整要求。

（三）行政部复核：资源调配与流程合规性审查

复核职责：行政部专员*负责对通过初审的申请进行复核，重点核查资源可用性及流程规范性。

核查内容：

办公设备、会议室等资源是否空闲，库存是否满足需求；

印章使用、文件借阅等是否符合公司《行政管理制度》相关规定；

紧急事务是否需启动加急流程（如需，报行政部负责人*审批）。

结果反馈：复核通过后，行政部在“行政复核”栏签字，并根据事务类型启动后续流程（如调配设备、安排会议室、准备文件等）；若资源不足或流程不合规，退回部门并说明原因或提出替代方案。

（四）审批执行：权限确认与事项落地

权限划分：根据事务重要性及金额，分级审批：

常规事务（如日常办公耗材申领、普通会议室使用）：由行政部负责人*审批；

重要事务（如固定资产购置、跨部门大型会议组织）：需报请分管行政领导*审批；

特殊事务（如印章使用涉密文件、大额费用支出）：需报请主要领导*审批。

执行落实：审批通过后，行政部按需求完成事务执行：

设备申领：发放设备并更新《固定资产台账》，同步申请人签收；

会议安排：预订会议室、调试设备、通知参会人员，会前1小时再次确认；

文件借阅：核对借阅权限，登记《文件借阅登记表》，提供复印件时需注明“仅供事务使用”。

时限要求：常规事务原则上在2个工作日内完成执行；紧急事务（如突发设备故障）需在4小时内响应并处理。

（五）归档总结：资料留存与反馈优化

资料归档：事务完成后，行政部将《行政事务处理申请表》、审批记录、执行结果（如会议纪要、设备签收单、文件借阅记录等）整理归档，保存期限不少于3年。

效果反馈：对涉及跨部门协作或复杂资源调配的事务，行政部可在完成后3个工作日内，向申请人及相关部门发放《事务处理满意度调查表》，收集反馈意见，持续优化流程。

三、标准表单模板

《行政事务处理申请表》

基本信息

申请编号

（由行政部按年度统一编制，如“XZ2024-X”）

申请日期

______年______月______日

申请人姓名

*

所属部门

*

联系方式

办公电话/内部通讯号：*

事务类型□办公设备申领□会议室使用□文件借阅□印章使用□其他______

事务详细说明

需求描述

（请清晰说明事务目的、具体内容，如“申领A4纸5包，用于部门日常打印”）

所需资源清单

（如设备型号、数量、会议室规格、文件名称及份数等）

期望完成时间

______年______月______日______时前

紧急程度□普通□加急（需说明原因：______________________）

附件材料|□需求说明函□会议议程□文件借阅用途说明□其他______|

审批流程

部门审核

负责人签字：______________日期：_________□同意□不同意（原因：______________________）

行政复核

经办人签字：______________负责人签字：______________日期：_________□同意□不同意（原因：______________________）

最终审批

分管领导/主要领导签字：______________日期：_________□同意□不同意（原因：_____________________