会议纪要制作及保存规范.docVIP

会议纪要制作及保存通用规范

一、规范适用范围与核心价值

本规范适用于各类企业内部会议纪要的标准化制作与归档管理，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、决策评审会等场景。通过统一纪要的格式、内容要求及保存流程，保证会议信息准确传递、决议事项有效落地、过程资料可追溯，为后续工作复盘、责任追溯及知识沉淀提供可靠依据。

二、会议纪要制作全流程操作指南

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

提前与会议主持人（*）沟通，确认会议主题、预期成果（如决策、方案、问题清单）及核心议题，避免记录偏离方向。

收集背景资料

整理会议相关的议程、上次会议纪要、待讨论材料（如项目计划、数据报表）等，提前熟悉内容，快速定位关键信息记录点。

准备记录工具

数字化工具：优先使用支持实时同步的文档（如腾讯文档、飞书文档），方便多人协作编辑；

辅助工具：准备录音设备（需提前征得参会人员同意）、关键词速记符号（如“→”表示行动项，“△”表示问题点），提升记录效率。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

基础信息完整记录

会议开始后，第一时间核对并记录以下核心要素（避免会后遗漏）：

会议名称：需体现会议主题（如“2024年Q3产品规划评审会”）；

时间：精确到分钟（如“2024年6月15日14:00-16:30”）；

地点：线下会议室编号/线上会议；

主持人、记录人：明确姓名（*）；

参会人员：分“出席”“列席”“请假”三类，标注部门及职务（如“市场部-经理*”）；

缺席人员及原因：简要说明（如“研发部-工程师*，因客户紧急需求请假”）。

议程与讨论内容聚焦重点

按“议题-讨论过程-结论”结构记录，避免逐字逐句复述发言；

关键发言摘要：记录不同立场的主要观点（如“支持方认为……，顾虑方提出……”），标注发言人（*）；

数据与事实：优先记录具体数字、案例（如“用户留存率提升15%”“需在7月1日前完成交付”）。

决议与行动项单独标注

对会议达成的共识及后续行动，需单独列表明确：

决议内容：简洁表述结论（如“同意采用A方案进行产品迭代”）；

行动项：包含“任务描述、负责人（）、完成时限、所需支持”四要素（如“完成需求文档初稿-负责人：产品经理，6月20日前，需设计部提供原型图”）。

（三）会后整理：保证纪要准确规范

初稿编写与信息核对

会议结束后2个工作日内完成初稿，按“基础信息-议程讨论-决议事项-行动项-附件”结构整理；

核对关键信息：与主持人（*）及行动负责人确认决议表述、任务时限、责任人是否准确，避免歧义。

审核与定稿

提交主持人（*）审核重点：内容完整性、决议准确性、行动项可执行性；

根据审核意见修改后，形成最终版纪要，标注“定稿日期”及“审核人（*）”。

分发与传阅

定稿后1个工作日内，通过企业内部协作平台（如OA系统、企业）分发至参会人员及相关部门；

分发范围需包含：所有参会人员、决议执行部门、需知晓进展的上级领导（*），并保留分发记录。

（四）归档管理：实现资料长效留存

命名规则

纪要文件统一命名为：“会议名称-日期-版本号”（如“产品规划评审会V1.0”），便于检索。

保存路径与权限

按部门/项目分类存储，例如“公司总部-市场部-2024年会议纪要”“项目-2024年进度会议纪要”；

设置访问权限：普通员工仅可查看本部门/项目纪要，涉密会议（如战略研讨）需加密存储，仅限指定人员（*）访问。

保存期限

常规会议纪要：保存至少2年，便于工作复盘；

重大项目决策会议、涉密会议纪要：保存不少于5年，符合档案管理要求；

超期纪要需经部门负责人（*）审批后统一删除，避免冗余存储。

三、会议纪要标准模板及填写说明

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

会议日期

YYYY年MM月DD日

会议时间

HH:MM-HH:MM

会议地点

（线上/线下+具体位置）

主持人

*

记录人

*

出席人员

（部门+姓名*，用逗号分隔）

列席人员

（部门+姓名*，用逗号分隔）

缺席人员

（姓名*+原因）

会议议程与主要内容

议题一：[议题名称]讨论内容：[摘要记录不同观点，关键发言标注发言人*]结论/决议：[明确结论，如“通过方案”]行动项：[任务描述

后续工作安排

[时间节点]

示例：6月20日

附件清单

1.[文件名称，如“产品需求说明书V2.0”]

2.[文件名称]

分发范围|[接收部门/人员*，如“全体参会人员、研发部、总经理办公室”]|

备注|[其他需说明事项，如“下次会议时间暂定6月22日14:00”]|

（二）模板填写说明

会议名称：避免使用“会议纪要”等模糊表述，需直接体现主题（如“客户投诉处理专项会议”）；

参会人员：部门人员超过5人时，可标注“部门全体人员”，核心人员（*）需单独列出