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行政公文写作工具函件与报告规范版

一、适用范围与典型场景

本规范适用于各级机关、企事业单位在行政管理过程中需使用的函件（不相隶属机关间商洽、询问、答复等）及报告（向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问等）的标准化撰写。典型场景包括：

函件场景：跨部门协作请求（如商请配合调研事项）、业务咨询（如询问政策执行细节）、问题答复（如回复投诉处理意见）、事务告知（如告知会议变更信息）等。

报告场景：工作汇报（如季度/年度工作总结）、情况反映（如突发事件处置进展）、请示事项（如需上级审批的专项工作计划）、调研成果（如行业发展趋势分析报告）等。

二、标准化操作流程

（一）函件撰写流程

1.明确发文目的与对象

目的：清晰界定函件核心诉求（如“请求提供数据”“商请联合举办活动”），避免内容模糊。

对象：根据主送机关性质确定称谓，不相隶属机关用“贵单位/部门”，平行单位用“贵部/处”，上级或主管单位用“贵局/委”。

2.确定函件类型

函件分为四类，需根据场景选择：

类型

适用场景

示例标题

商洽函

与不相隶属机关商洽合作事项

《公司关于商请协助开展员工培训的函》

询问函

向相关机关询问政策、执行细节

《局关于咨询项目税费减免政策的函》

答复函

回复询问函或商洽函的明确意见

《局关于项目税费减免政策的复函》

请批函

向无隶属关系的主管机关请求批准

《园区关于申请设立临时办事处的请批函》

3.收集背景材料

准备函件涉及的政策依据、数据支撑、事实背景（如会议纪要、上级文件、双方往来记录），保证内容真实、有据可查。

4.撰写

结构要求：标题+主送机关++附件说明+发文机关+成文日期。

格式为“发文机关+事由+文种”，如“办公室关于商请协调解决问题的函”；

主送机关：顶格书写，后加冒号；

开头：说明发文依据或背景（如“根据会议精神”“为推进工作”）；

主体：明确事项、理由及具体请求（如“需贵单位提供材料，请于X月X日前反馈”）；

结尾：根据类型规范用语（商洽函用“妥否，请函复”，询问函用“以上问题，请予答复”，答复函用“特此函复”）；

附件：如有支撑材料，注明“附件：1.材料清单”；

发文机关：全称或规范化简称，加盖公章；

成文日期：用阿拉伯数字，如“2024年5月20日”。

5.审核校对

核查：内容是否完整（要素齐全）、逻辑是否清晰（因果明确）、格式是否规范（文种正确、称谓恰当）；

确认：无错别字、标点错误，数据与事实准确无误。

6.印发归档

打印：使用A4纸张，标题二号小标宋体，三号仿宋体，行距28磅；

发送：通过正式渠道（如OA系统、快递）送达，留存发送记录；

归档：纸质版与电子版同步保存，备注“函件-事由-2024年X月X日”。

（二）报告撰写流程

1.确定报告类型与用途

报告分为三类，需按用途区分：

类型

用途

示例标题

工作报告

向上级汇报工作进展、成果及问题

《部门2024年第一季度工作总结报告》

情况报告

反映重大事件、问题或调研结果

《市关于2024年春季企业用工情况的报告》

答复报告

回复上级机关的询问或批示要求

《局关于落实专项督查整改情况的报告》

2.收集整理素材

梳理工作数据（如完成率、同比增长率）、典型案例（如成功经验、问题事件）、上级指示（如批示文件、会议要求），保证内容客观、有数据支撑。

3.撰写

结构要求：标题+主送机关++附件+发文机关+成文日期。

格式为“发文机关+事由+文种”，如“公司关于2024年度安全生产工作的报告”；

主送机关：顶格书写，上级机关用“局/委”；

开头：简述背景或依据（如“根据上级关于工作的部署”“现将2024年X季度工作情况汇报如下”）；

主体：分模块阐述（工作报告需写“主要成效”“存在问题”“下一步计划”；情况报告需写“基本情况”“问题分析”“对策建议”），用数据或案例支撑，避免空泛；

结尾：总结性表态（如“下一步将”）或请求指示（仅限答复报告，如“以上报告，请审示”）；

附件：如需补充详细数据、图表，注明“附件：1.2024年Q1工作数据统计表”；

发文机关：全称或规范化简称，加盖公章；

成文日期：阿拉伯数字，如“2024年5月18日”。

4.审核把关

重点核查：是否突出“汇报”属性（不夹带请示事项）、数据准确无误、问题分析客观、建议可行；

格式检查：层级标题清晰（如“一、”“（一）”“1.””“（1）”），页码连续，无格式错乱。

5.印发与备案

打印：用三号仿宋体，一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312，行距28磅；

上报：经本单位负责人签批后，按隶属关系报送上级，留存签批原件；

归档：标注“报告-事由-2024年X月X日”，纳入年度公文档案。

三、模板结构与填写指引

（一）函件模板

要素

填写要素说明

示例

标题

发文机关+事由+文种，事由简洁明确（不超