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企业资产采购流程管理工具
一、适用场景与核心价值
本工具适用于企业各类资产采购场景，包括但不限于：新设部门办公设备采购（如电脑、打印机、家具等）、生产设备更新与技术升级采购、办公用品批量集中采购、固定资产维修配件采购等。通过标准化流程设计，解决传统采购中“需求不清晰、审批不规范、供应商选择随意、验收流于形式”等问题，实现采购全流程透明化、合规化，提升资产采购效率与成本控制能力，保证企业资产安全与合理配置。
二、全流程操作指引
（一）需求发起与初审
操作主体：部门申请人、部门负责人
操作动作：
申请人根据部门业务需求，填写《资产采购申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、预算科目等关键信息，并附需求依据（如新员工入职、设备老化更换等说明）。
部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认后签字提交至采购部。
输出成果：《资产采购申请表》（部门负责人签字版）
（二）采购审批与预算确认
操作主体：采购部、财务部、分管领导/总经理
操作动作：
采购部接收申请表后，核查资产规格参数是否符合行业标准、预估单价是否偏离市场均价（必要时进行市场询价），重点确认采购预算是否在部门年度预算额度内。
财务部复核预算科目使用合规性及资金来源（如是否为专项预算）。
根据采购金额审批权限（如：5000元以下由部门负责人审批；5000-50000元由分管领导审批；50000元以上由总经理审批），逐级履行审批流程。
输出成果：审批通过的《资产采购申请表》（含财务部预算确认意见）
（三）供应商寻源与评估
操作主体：采购专员、需求部门代表
操作动作：
采购专员根据采购需求，通过企业合格供应商库、公开招标、询价比价等方式筛选供应商，优先选择具备相关资质（如营业执照、行业生产许可证等）、合作信誉良好的供应商。
对于金额较大或技术复杂的采购（如生产设备），组织需求部门、技术部门共同对供应商资质、报价方案、交货周期、售后服务等进行综合评估，形成《供应商评估表》。
输出成果：《供应商评估表》（含评估结论及推荐供应商名单）
（四）采购订单与合同签订
操作主体：采购专员、法务部（如需）、供应商
操作动作：
采购专员根据审批结果及供应商评估结论，向选定供应商下达《采购订单》，明确资产名称、规格、数量、单价、交货时间、交货地点、付款方式等条款。
对于单次采购金额超过20000元或涉及长期服务的项目，需签订正式采购合同，合同条款需经法务部审核，保证双方权责清晰（特别是质量标准、违约责任等）。
输出成果：《采购订单》/《采购合同》（双方签字盖章版）
（五）订单执行与进度跟踪
操作主体：采购专员、供应商
操作动作：
采购专员跟踪供应商生产/备货进度，保证按订单约定时间交付（如遇延期，需供应商书面说明并协商新交付时间）。
交付前3天，供应商向采购部发送《发货通知单》，注明物流信息、货物清单等。
输出成果：《发货通知单》、订单执行进度记录
（六）到货验收与资产登记
操作主体：采购专员、需求部门代表、资产管理员
操作动作：
资产到货后，采购专员组织需求部门、资产管理员共同现场验收，核对资产数量、规格型号是否与订单一致，检查外观是否完好、配件是否齐全。
技术类资产（如生产设备、精密仪器）需由需求部门技术人员进行功能测试，保证符合使用要求。
验收合格后，三方共同签字确认《资产验收单》；验收不合格的，需注明问题并联系供应商退换货，直至验收通过。
资产管理员根据《资产验收单》，及时在资产管理系统中录入资产信息（包括资产编号、名称、规格、使用部门、保管人、存放地点等），粘贴资产标签，建立资产台账。
输出成果：《资产验收单》、资产台账更新记录
（七）付款结算与档案归档
操作主体：财务部、采购专员
操作动作：
采购专员整理付款资料（采购订单、验收单、供应商发票、合同等），提交财务部审核。
财务部核对资料完整性、金额准确性及付款节点是否符合合同约定，通过银行转账或承兑汇等方式完成付款。
采购部将采购全流程资料（申请表、审批表、评估表、订单、合同、验收单、付款凭证等）分类归档，保存期限不少于5年。
输出成果：付款凭证、采购档案归档记录
三、关键环节表单模板
表1：资产采购申请表
申请编号
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
资产名称
规格型号
单位
数量
预估单价
预估总价
预算科目
用途说明
附件清单（需求说明、参数要求等）
部门负责人审批
签字：日期：
采购部意见
签字：日期：
财务部意见
总经理/分管领导审批
签字：日期：
表2：供应商评估表
供应商名称
联系人
联系方式
营业执照编号
相关资质（如ISO认证等）
报价（单价/总价）
交货周期
质保期限
历史合作评价（质量/服务）
评估结论（推荐/不推荐）
评估人
评估日期
表3：资产验收单
验收单编号
采购订单号
资产
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