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多场景会议记录与行动项跟进模板
引言
会议是企业协作的核心场景，但“议而不决、决而不行”是常见痛点。本模板聚焦多场景会议的记录规范与行动项的全流程跟进，适用于项目例会、跨部门协调会、客户需求会、复盘会等场景，旨在帮助团队清晰传递会议信息、明确责任分工、推动任务落地，提升会议效率与执行成果。
一、适用范围与典型场景
本模板适用于各类需要产出明确结论、分配具体任务的会议场景，尤其适合以下场景：
项目推进类：如项目启动会、周/月度进度会、风险协调会，用于同步进展、解决卡点、分配阶段性任务；
跨部门协作类：如产品需求评审会、资源协调会、上线前准备会，用于对齐目标、明确接口人、推动资源协同；
客户/伙伴沟通类：如需求对接会、方案反馈会、问题复盘会，用于记录客户诉求、确认解决措施、跟进闭环；
内部管理类：如团队周会、季度复盘会、培训总结会，用于同步工作、提炼经验、规划后续行动。
二、如何使用：从会前准备到会后跟进全流程
（一）会前准备：让会议“有的放矢”
明确会议目标
召集人需提前定义会议核心目标（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决项目资源缺口”），并告知参会人，避免“无主题讨论”。
提前传递会议议程
至少提前24小时发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上）、参会人、核心议程（建议按时间顺序列出，每项议程分配预估时长）、预读材料（如项目文档、需求清单）。
示例：
议程1：项目当前进度同步（15分钟，主讲人：**）
议程2：需求优先级讨论（20分钟，主讲人：**）
议程3：资源协调决议（15分钟，主持人：**）
准备记录工具
指定记录人（建议由非核心发言角色担任），提前准备好本模板电子版（如Excel、Word或协作文档工具），或打印纸质版，保证能快速记录关键信息。
（二）会中记录：抓“核心”而非“全部”
会议记录需聚焦“结论”和“行动”，避免逐字转录讨论过程。建议按以下结构记录：
1.会议基本信息
会议名称：[如“项目Q3需求评审会”]
时间：[年/月/日上/下午时分-时分]
地点/线上会议：[如“3号会议室”/“腾讯会议”]
主持人：[姓名]
记录人：[姓名]
参会人：[姓名1]、[姓名2]、[姓名3]（可标注部门/角色，如“产品部-”“研发部-”）
缺席人：[姓名]（注明原因，如“出差”“请假”）
2.议程与讨论要点
按议程顺序记录，每项议程包含：
讨论内容：简要提炼核心观点（避免冗长描述，用“关键词+结论”格式）；
争议点：记录未达成一致的关键分歧（如“关于需求优先级，市场部认为应优先上线A功能，研发部建议优先B功能”）；
临时决议：当场明确的结论（如“优先级暂定为AB，需进一步评估研发资源”）。
示例：
议程
讨论要点
争议点
临时决议
需求优先级
市场部：A功能可提升用户转化率30%；研发部：B技术风险低，2周可交付
A功能需3周交付，但短期收益高
暂定A优先级，1周内确认资源
3.行动项记录（核心环节）
每项行动项需包含“任务描述+负责人+截止时间+优先级”，避免使用“尽快”“跟进”等模糊表述。优先级建议标注“高/中/低”（高：影响核心目标/紧急；中：重要但不紧急；低：可延后）。
示例：
行动项描述
负责人
截止日期
优先级
交付物/验收标准
评估A功能研发资源需求
**
2023/08/15
高
资源评估表（含人力/时间预估）
收集A功能用户反馈数据
**
2023/08/10
中
数据分析报告（含转化率预测）
（三）会后跟进：保证“件件有着落”
整理与分发记录
会议结束后24小时内，记录人需整理会议记录（含基本信息、讨论要点、行动项），经主持人确认后，同步给所有参会人及相关方。同步渠道：邮件、企业/钉钉群、协作文档（如飞书、Notion）。
行动项追踪与提醒
建立行动项台账（可直接用模板表格），更新“当前状态”（未开始/进行中/已完成/已延期）；
负责人需在截止日前2天提醒，逾期未完成的，记录人同步提醒其上级或会议主持人；
每周/每月固定时间（如周五下午）回顾行动项进展，纳入团队周报/月报。
闭环管理
行动项完成后，负责人需在台账中更新“完成情况备注”（如“已完成，交付物已至文件夹”），并记录人确认；记录人定期（如每月）统计行动项完成率，分析延期原因，推动流程优化。
三、模板表格示例
（一）会议基本信息与议程表
项目
内容
会议名称
项目Q3需求评审会
时间
2023年8月5日14:00-16:00
地点/线上
3号会议室
主持人
**（产品总监）
记录人
赵六（产品经理）
参会人
（市场部）、（研发部）、周七（设计部）
缺席人
吴八（测试部，出差）
预读材料
《Q3需求清单》《用户调研报告》
议程
预估时长
1.项目当前进度同步
15分钟
2.需求优先级讨论
30分钟
3.资源协调决议
15分
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