文件控制程序.docxVIP

XXX科技有限公司

文件控制程序

文件编号：___________

版本号：___________

编制：___________

批准：___________

日期：___________

年月日

文件控制程序

1、目的

对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2、范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3、职责

3.1 总经理负责批准发布质量保证手册。

3.2 管理者代表负责审核质量保证手册。

3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3.4 质管部负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.5 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4、程序

4.1 文件分类及保管

4.1.1

4.1.2 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性

4.2 文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

4.2.1

4.2.2 各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审

核，报总经理批准，质管部负责登记、发放；

4.2.3

4.3 文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。

4.4 文件的更改

4.4.1

4.4.2 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据

4.4.3

4.5 文件的领用

4.5.1

人审批方可领用；

4.5.2

4.6 文件的保存、作废与销毁

4.6.1 文件的保存

a) 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；

b) 各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查；

c) 何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.6.2

a) 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；

b) 种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

c) 毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质管部授权相关部门销毁。

4.6.3 文件的借阅、复制、借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料

4.7 外来文件的控制

4.7.1

4.7.2

4.8 年由质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.4条款规定。

4.9 承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.10 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

附： 记录表式

文件发放、回收记录 表ZA-4.1-01

文件更改申请 表ZA-4.1-04

文件销毁申请表表ZA-4.1-03

文件借阅、复制记录表ZA-4.1-03