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采购流程标准化手册供应商选择与评估

一、适用场景与目标

本手册适用于企业采购部门、项目组及相关协作单位在开展供应商选择与评估工作时的标准化指导，具体场景包括但不限于：新供应商引入、现有供应商年度考核、战略采购项目供应商筛选、紧急采购供应商临时评估等。通过规范流程，保证供应商选择的公平性、科学性和合规性，有效控制采购风险，保障采购物资/服务的质量、成本与交付效率，建立长期稳定的供应商合作关系。

二、标准化操作流程

（一）采购需求确认与分类

需求梳理：采购部门接到需求申请后，联合使用部门（如生产部、行政部等）明确采购品类、技术参数、质量标准、数量、交付周期、预算上限等核心要素，形成《采购需求说明书》，经需求部门负责人及采购经理审批。

需求分类：根据采购金额（如分为小额采购、中等金额采购、重大采购）、物资属性（如标准品、定制品、服务类）、风险等级（如低风险、中风险、高风险）对需求进行分类，为后续供应商选择策略提供依据（如小额采购可采用询价比价，重大采购需采用招标或综合评估）。

（二）供应商寻源与初步筛选

寻源渠道：根据需求类型通过多渠道收集供应商信息，包括但不限于：

公开招标平台（如采购网、企业招标网）；

行业协会、展会推荐；

现有供应商合作引荐；

主动拜访潜在供应商（针对定制化或战略物资）。

初步筛选：采购部门对收集到的供应商进行基础信息核实，剔除不符合基本条件的供应商，筛选标准包括：

具备合法营业执照及相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）；

满足最低产能/服务能力要求；

无重大失信记录（通过“信用中国”等官方渠道查询）；

近三年内无重大质量或法律纠纷。

筛选后形成《潜在供应商名单》，报采购经理审核。

（三）供应商资质深度审查

对通过初步筛选的供应商，组织跨部门评审小组（含采购、技术、质量、法务人员）开展资质深度审查，重点核实以下内容：

资质文件有效性：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）、行业资质证书（如医疗器械生产许可证、食品经营许可证等）、体系认证证书（ISO9001、ISO14001等）是否在有效期内，与经营范围是否一致。

生产能力/服务能力：

生产类供应商：需提供生产线设备清单、产能数据、工艺流程说明、关键工序质量控制点；

服务类供应商：需提供服务团队资质、服务案例（同行业优先）、服务流程标准、应急处理机制。

财务状况：要求供应商提供近两年财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），评估其偿债能力、盈利能力及经营稳定性（如资产负债率是否超过70%，是否有连续亏损记录）。

质量保障体系：审查供应商的质量检测流程、不合格品处理机制、客户投诉处理流程，必要时要求提供第三方质量检测报告。

审查结果记录于《供应商资质审查表》，对存在重大瑕疵的供应商予以淘汰，剩余供应商进入下一环节。

（四）现场考察（针对关键/高风险供应商）

对金额较大、技术复杂或风险等级高的采购项目（如大型设备采购、定制化服务），需组织现场考察，由采购经理牵头，技术专家、质量专员参与，重点考察：

生产/服务环境：车间整洁度、设备维护状况、安全防护措施（如生产类供应商）；服务场所的合规性、配套设施（如服务类供应商）。

过程控制：关键工序的操作规范、质量检测设备的校准情况、员工操作技能（可通过现场提问或实操考核验证）。

历史业绩：查看近三年的合作合同（可要求提供脱敏版本）、客户反馈记录，核实其过往履约情况。

管理体系运行：抽查ISO等体系文件的执行记录（如生产日志、质量检测报告、培训记录），评估体系落地有效性。

考察结束后，填写《供应商现场考察记录表》，明确考察结论（推荐/不推荐）及改进建议，报采购总监审批。

（五）商务谈判与方案比选

方案准备：采购部门向入围供应商发出《商务谈判邀请函》，明确谈判时间、地点、需提交的方案（包括报价明细、技术方案、交付计划、售后服务承诺等）。

谈判组织：根据采购类型组建谈判小组（小额采购由采购经理负责，重大采购需邀请法务、财务人员参与），谈判前制定谈判策略（如价格底线、核心诉求、备选方案）。

谈判内容：重点洽谈价格（含成本构成、折扣机制、付款条件）、交付周期（分批次交付的节点安排）、质量验收标准（抽样方法、异议处理）、售后服务（响应时间、维修费用、培训支持）、违约责任等条款。

方案比选：对多家供应商的报价及技术方案进行横向对比，形成《供应商方案比选表》，从价格合理性、技术匹配度、服务保障、合作诚意等维度综合评分，推荐1-3家候选供应商。

（六）综合评估与供应商选定

评估维度设计：建立量化评估模型，根据采购类型设置不同维度权重（如生产类物资侧重质量与交付，服务类侧重响应与满意度），常见维度及参考权重：

质量能力（30%）：历史合格率、质量体系认证、客户投诉率；

价格水平（25%）：报价合理性、成本控制能力、付款条件；