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企业行政管理流程清单手册

前言

为规范企业行政管理行为，提升行政服务效率，明确各环节责任分工，保证行政工作标准化、规范化运行，特制定本手册。本手册适用于企业各部门日常行政管理场景，涵盖办公用品管理、会议组织、资产维护、印章使用、差旅安排、办公环境保障及供应商合作等核心模块，为企业行政工作提供全流程指引。

第一章日常办公用品管理

一、适用情境

适用于企业各部门办公用品的申领、采购、入库、发放、盘点及费用控制全流程管理，保证办公用品供应及时、成本可控、使用规范。

二、执行流程详解

1.需求收集与汇总

发起主体：各部门行政对接人或指定人员。

操作步骤：

（1）每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品月度需求表》（含物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、用途说明）；

（2）部门负责人审核需求合理性（如非必需品、超量申领需备注说明）；

（3）汇总至行政部，由行政专员统一整理，避免重复采购。

2.采购计划与执行

采购原则：优先选择定点供应商，保证性价比；零星采购需货比三家。

操作步骤：

（1）行政部根据汇总需求编制《办公用品采购计划》，明确采购品类、数量、预算（不超过部门月度行政预算的80%）；

（2）提交行政负责人审批，金额超5000元需额外报总经理审批；

（3）审批通过后，向定点供应商下达采购订单，或联系供应商询价、比价后签订采购合同。

3.入库与验收

操作步骤：

（1）办公用品到货后，行政专员对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量；

（2）验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（入库日期、物品名称、规格、数量、单价、供应商、验收人），并在库存台账中更新入库信息；

（3）验收不合格（如破损、型号不符）的，需24小时内联系供应商退换货，并记录退换原因。

4.发放与领用

领用原则：按需领用、杜绝浪费，禁止私人领用。

操作步骤：

（1）各部门领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（领用部门、领用人、领用日期、物品名称、数量、领用人签字）；

（2）行政专员核对领用需求与部门月度计划，超计划领用需部门负责人签字确认；

（3）发放时当面清点物品，保证数量准确，领用后台账实时更新库存。

5.月度盘点与费用核算

操作步骤：

（1）每月最后1个工作日，行政部组织各部门对接人进行库存盘点，填写《办公用品月度盘点表》（账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏数量、原因分析）；

（2）盘亏需说明原因（如领用未登记、损耗等），盘盈需核实是否为漏入库；

（3）汇总本月采购、领用、库存数据，编制《办公用品月度费用报表》，提交财务部备案。

三、配套表单模板

表1-1办公用品月度需求表

部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价

预估总价

用途说明

部门负责人签字

表1-2办公用品入库登记表

入库日期

物品名称

规格型号

单位

入库数量

单价

供应商

验收人

备注

表1-3办公用品领用登记表

领用日期

领用部门

领用人

物品名称

规格型号

单位

领用数量

领用人签字

行政员签字

四、执行要点提示

预算控制：严格执行月度预算，超预算采购需提前提交书面说明，经审批后方可执行；

质量验收：对易损耗物品（如硒鼓、墨盒）需测试功能正常后再入库；

台账管理：入库、领用、盘点数据需实时更新，保证账实一致，每季度对账一次；

节约倡导：推行无纸化办公，鼓励使用再生纸、双面打印，减少一次性用品消耗。

第二章企业会议管理

一、适用情境

适用于企业各类会议（如例会、专题会、审批会、对外交流会）的筹备、召开、纪要整理及决议跟踪全流程管理，保证会议高效有序、目标明确。

二、执行流程详解

1.会议发起与审批

发起主体：各部门负责人或会议组织者。

操作步骤：

（1）填写《会议申请表》（会议名称、目的、时间、地点、参会人员、议程、预计时长、所需设备/物料）；

（2）部门负责人审核会议必要性（如可合并会议或线上解决的，需调整方案）；

（3）提交至行政部，行政部协调会议室资源（如冲突需提前调整时间或地点）；

（4）涉及跨部门或重大决策的会议，需报总经理审批。

2.会议筹备与通知

操作步骤：

（1）会议审批通过后，行政部提前1-3个工作日发送《会议通知》（含会议主题、时间、地点、参会人员、议程、需准备的资料）；

（2）准备会议物料：投影仪、麦克风、白板、笔、矿泉水、会议资料袋（含议程、相关文件、签到表）；

（3）调试设备：保证投影、音响、网络正常运行，提前30分钟布置会场（摆放桌椅、调试设备、放置物料）。

3.会议召开与记录

操作步骤：

（1）参会人员签到（签到表需记录姓名、部门、联系方式）；

（2）会议主持人开场，明确会议目标及议程，控制会议节奏（避免超时）；

（3）行政专员全程记录会议要点（讨论内容、决议事项、责任分工、完成时限），关键决议需经