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合同管理标准化模板及条款审查手册

一、手册编制目的与应用范围

本手册旨在为企业合同管理提供标准化操作指引，规范合同起草、审查、签订及归档全流程，有效防范法律风险，提升合同管理效率。适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）的采购、销售、服务、合作等类型合同管理，可为企业法务、业务部门负责人、合同管理员及审批领导提供实操参考。

二、合同标准化管理操作流程详解

（一）合同起草阶段：从需求到初稿的规范

需求对接与资料收集

业务部门根据合作需求，明确合同核心要素：标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、价款、履行期限、双方权利义务等关键信息。

收集合作方基础资料：企业营业执照（需核实最新年检记录）、法定代表人身份证明、授权委托书（若由代理人签约）、资质证书（如行业准入许可、质量体系认证等）。

示例：某采购项目需收集供应商的《工业产品生产许可证》、近三年同类项目业绩证明。

选择标准化模板

从企业合同模板库中匹配对应类型模板（如《采购合同模板》《技术服务合同模板》《框架合作协议模板》），若无完全匹配模板，可在基础模板上补充特殊条款。

模板库应包含封面、合同编号规则、核心条款（主体信息、标的、权利义务、违约责任、争议解决等）、签署页等标准化模块。

填写合同核心内容

按模板要求逐项填写，保证以下内容准确无误：

主体信息：全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及电话（需核对营业执照原件，避免简称错误）；

标的描述：清晰、无歧义，如“采购型号服务器10台，配置参数为CPU：IntelXeonGold6248R，内存：32GBDDR4”等；

价款与支付：明确金额（大小写一致）、币种、支付方式（转账/承兑汇票等）、支付节点（如“预付款30%发货前付，验收合格后付70%”）；

履行期限与地点：具体到日期（如“2024年12月31日前交付”），明确交付/服务地点（如“采购方指定仓库”）。

内部初审

业务部门负责人对初稿进行初审，重点检查：内容是否符合业务需求、数据是否准确、附件资料是否齐全，形成《业务部门初审意见表》（见附件1）。

（二）条款审查阶段：风险防控的核心环节

主体资格审查：签约资格“三查”

查证照：核实营业执照副本原件（复印件需加盖公章），确认经营范围与合同标的相符，避免超越经营范围签约；

查授权：若签约人为非法定代表人，需提供《授权委托书》，载明授权范围、权限及期限，并核对代理人身份证；

查履约能力：通过企业信用信息系统（如“国家企业信用信息公示系统”）查询对方是否为失信被执行人、是否有重大诉讼记录，必要时要求提供财务报表或履约保证金。

权利义务条款审查：“对等性”与“可操作性”双验证

对等性：检查双方权利义务是否平衡，如“采购方有权拒收不合格货物”对应“供应商需承担补货、退货及违约责任”；

可操作性：避免模糊表述，如“尽快交付”应明确为“合同签订后15个工作日内交付”，“质量合格”需引用具体标准（如“符合GB/T19001-2016标准”）。

违约责任条款审查：“合理性”与“合法性”兼顾

违约责任需明确具体，如“逾期交货，每逾期1日按合同总额的0.05%支付违约金，累计不超过合同总额的10%”；

避免“霸王条款”，如供应商不得约定“采购方单方解除合同需支付20%违约金”，而自身违约责任仅约定“承担直接损失”。

法律合规性审查：规避“无效条款”风险

审查条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，如：

格式条款不得免除自身主要责任、加重对方责任（如“供应商对产品质量概不负责”无效）；

约定管辖法院需明确（如“由采购方所在地有管辖权的人民法院管辖”），避免表述为“由法院处理”。

特殊条款补充审查：按需定制，不留漏洞

保密条款：明保证密范围（如技术资料、客户信息）、保密期限（如“合同终止后3年内”）、违约责任；

知识产权条款：明确成果归属（如“研发成果归采购方所有”），避免侵权风险；

不可抗力条款：定义不可抗力事件（如地震、战争），约定通知义务、处理方式及免责范围。

（三）合同审批阶段：分级授权，流程可控

审批流程分级

根据合同金额、类型设置审批权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→合同管理员；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务负责人→分管副总；

金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务负责人→分管副总→总经理。

审批意见反馈与整改

审批人需在《合同审批单》（见附件2）中明确意见（如“同意”“修改后重新提交”“不同意”），对修改意见需标注具体条款及修改建议；

起草部门根据审批意见调整合同，直至所有审批节点通过。

（四）签订与归档阶段：闭环管理，有据可查

合同签署：规范用印，避免瑕疵

审批通过后，由合同管理员填写《用印申请表》，核对审批材料完整性（审批单、合同文本、对方资质文件等）；