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多部门协作沟通标准化流程工具模板
一、适用工作情境
本流程适用于企业内部需跨部门协同完成的各类工作场景，包括但不限于：
项目型协作：如新产品研发上市、市场活动策划执行、系统升级改造等需多部门联动的专项任务；
资源协调型协作：如跨部门人力调配、预算申请与分配、物料/场地等资源共享需求；
问题解决型协作：如客户投诉联合处理、流程卡点疏通、突发风险应对等需多部门协同解决的紧急事项；
常规支持型协作：如月度数据统计共享、跨部门培训组织、行政后勤支持等周期性或临时性协作需求。
二、标准化操作流程
步骤1：协作需求发起与提报
操作内容：
需求发起部门明确协作目标、背景、所需资源及期望完成时间，填写《跨部门协作需求表》（见表1），详细说明“需要什么协作”“为什么需要”“希望何时达成”。
需求发起部门负责人审核需求内容的合理性与必要性，确认无误后，将表格同步至所有涉及部门负责人（通过企业协作平台/邮件/内部系统），并抄送协作发起部门对接人*及上级主管（若涉及跨层级协作）。
责任角色：需求发起部门对接人*、需求发起部门负责人
输出成果：《跨部门协作需求表》（初版）
步骤2：跨部门沟通与需求确认
操作内容：
涉及部门收到需求后2个工作日内，由部门对接人*反馈初步意见（如“可支持但需额外资源”“需调整时间节点”“当前无法承接”等），若有疑问需在1个工作日内发起沟通。
需求发起部门组织跨部门沟通会议（线上/线下），参会人员包括：各涉及部门对接人*、部门负责人（必要时）、需求发起部门上级主管（视需求复杂度）。会议需明确：
①协作需求的可行性及边界条件（如预算、人力、权限等）；
②各部门初步协作意愿及潜在难点；
③是否需要调整需求内容或时间节点。
沟通达成共识后，形成《跨部门协作会议纪要》（见表2），明确“协作目标、关键节点、各部门初步职责、需协调的资源支持”，由全体参会人员签字确认（或线上确认），同步至各相关部门及上级主管。
责任角色：各涉及部门对接人、各涉及部门负责人、需求发起部门对接人
输出成果：《跨部门协作会议纪要》（终版）
步骤3：任务分解与责任分配
操作内容：
需求发起部门根据《会议纪要》，牵头将协作目标拆解为具体任务（如“市场部负责活动方案设计”“技术部负责系统接口开发”“行政部负责场地布置”等），填写《跨部门任务分工与进度跟踪表》（见表3），明确：
①每项任务的名称、具体内容；
②责任部门（主责部门/配合部门）、任务负责人*（需为部门内指定对接人）；
③计划开始时间、计划完成时间、关键交付物（如“方案初稿”“测试报告”“活动总结”）；
④依赖关系（如“任务A需任务B完成后启动”）。
各责任部门确认任务分工表内容，保证本部门任务可落地、时间可达成，由需求发起部门汇总后同步至所有参与部门及上级主管，作为后续执行跟踪依据。
责任角色：需求发起部门对接人、各责任部门负责人、各任务负责人
输出成果：《跨部门任务分工与进度跟踪表》（确认版）
步骤4：执行过程同步与问题协调
操作内容：
各责任部门按计划推进任务，任务负责人需在每周五17:00前通过协作平台/邮件向需求发起部门对接人提交《周进度更新》（内容包括：本周完成工作、下周计划、当前问题、需协调支持），重大节点需24小时内同步进度。
需求发起部门对接人*汇总各部门进度，发觉偏差（如延期、资源不足、职责冲突等）时，第一时间与相关责任部门沟通协调；若无法在部门内解决，需在1个工作日内上报至双方上级主管，组织临时协调会明确解决方案，形成《问题协调记录》（见表4），同步至所有相关方。
执行过程中若需调整任务分工或时间节点，由责任部门发起变更申请，填写《任务变更申请表》（见表5），说明变更原因、影响及替代方案，经需求发起部门及涉及部门负责人审批后，更新《任务分工与进度跟踪表》。
责任角色：各任务负责人、需求发起部门对接人、各责任部门负责人
输出成果：《周进度更新》《问题协调记录》《任务变更申请表》（如有）
步骤5：成果交付、验收与归档
操作内容：
责任部门按计划完成交付物后，提交至需求发起部门对接人*（如需多部门联合交付，明确主交付部门），并附《交付物说明》（内容包括：交付物内容、完成标准、测试结果等）。
需求发起部门组织相关部门进行验收（可召开验收会或线上审核），对照《任务分工与进度跟踪表》中的“交付物要求”确认是否达标，验收结果需经需求发起部门及主要责任部门负责人签字确认（或线上确认）。
验收通过后，需求发起部门对接人*填写《跨部门协作总结表》（见表6），内容包括：协作目标达成情况、各环节亮点与不足、经验教训改进建议，同步至所有参与部门及上级主管；同时将《需求表》《会议纪要》《任务分工表》《进度更新》《验收记录》《总结表》等资料整理归档（企业共享服务器/协作平台），便于后续查阅。
责任角色
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