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采购申请与审批流程标准化模板成本控制关键工具指南

一、采购申请与审批标准化体系概述

采购是企业成本控制的核心环节，规范的申请与审批流程能有效避免资源浪费、超预算采购及廉政风险。本工具基于企业成本管理最佳实践，构建了一套覆盖需求提报、预算审核、供应商选择、审批执行到验收结算的全流程标准化模板，旨在通过流程固化、标准统一、节点可控，实现采购成本的事前预防、事中监控与事后优化，为企业降本增效提供可落地的方法论支撑。

（一）适用范围与典型应用场景

本标准化模板适用于各类企业（制造业、服务业、零售业等）的非生产性物料采购（如办公用品、IT设备、服务外包等）及生产性物料采购（原材料、零部件等），特别适用于以下场景：

常规采购需求：月度/季度固定物料采购（如办公耗材、生产辅料），需通过标准化流程保证需求合理性与预算符合性；

新品研发采购：研发阶段的新材料、新设备采购，需通过多部门协同审核控制试错成本；

紧急采购需求：突发性、紧急性采购（如设备故障维修所需备件），在简化流程的同时需强化成本追溯机制；

供应商变更采购：现有供应商调整价格或新增供应商时，需通过比价流程保证成本优势。

（二）成本控制的核心目标

通过标准化模板的应用，实现三大成本控制目标：

预算可控：保证采购支出不超年度/季度预算，杜绝无计划采购；

成本最优：通过多供应商比价、性价比分析，获取市场合理价格；

效率平衡：在控制成本的同时避免过度审批导致采购延误，保障生产经营连续性。

二、标准化流程操作步骤详解

采购申请与审批流程分为8个核心步骤，每个步骤明确责任主体、输入输出及成本控制要点，保证流程闭环管理。

1.需求提出与部门初审

责任主体：需求申请人（部门员工）、需求部门负责人

申请人根据实际需求填写《采购申请表》（模板1），详细注明物料名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明及附件（如技术参数、图纸等）；

部门负责人审核需求的必要性（如“是否为必需品”“是否有替代方案”）及数量合理性（如“是否超出常规用量”），避免过度采购。

成本控制要点：

需求描述需具体明确，避免“一批办公用品”等模糊表述，导致采购数量或规格偏差；

大额采购（如单次超5万元）需附《成本效益分析简报》，说明采购该物料对生产/运营的价值及成本回收周期。

输出物：《采购申请表》（部门负责人签字版）

2.采购申请与预算校验

责任主体：采购专员、财务部预算专员

采购专员接收《采购申请表》，检查填写完整性（如遗漏规格型号或预算金额的退回补充）；

财务部预算专员通过ERP系统调取该部门剩余预算，校验“申请预算≤剩余预算”，若超预算则需需求部门提交《预算调整申请》（模板2），说明调整理由及资金来源。

成本控制要点：

预算校验需实时同步系统数据，避免“预算已用完仍申请”的情况；

跨季度预算调整需经分管副总审批，防止年度预算失控。

输出物：《采购申请表》（财务预算校验通过版）

3.供应商信息收集与比价

责任主体：采购专员、供应商管理专员

采购专员根据物料类型从《合格供应商名录》（模板3）中筛选至少3家供应商，若名录内无合适供应商，需启动新供应商准入流程（附《供应商资质评估表》）；

向各供应商发出《询价单》（模板4），明确物料规格、交货期、付款方式及报价截止时间，收集报价后填写《供应商比价表》（模板5）。

成本控制要点：

供应商选择需兼顾价格、质量、交期及服务，优先选择合作评级≥B级的供应商；

若单家供应商报价明显低于市场均价（低15%以上），需提供《低价说明函》，核实是否为型号差异或恶意抢标。

输出物：《供应商比价表》《询价单回复件》

4.成本分析与性价比评估

责任主体：采购部经理、成本控制专员

成本控制专员对比不同供应商的报价，分析价格构成（原材料成本、加工费、物流费等），计算“单位成本性价比”（如“每页打印成本”对于纸张采购）；

对比历史采购价格，若当前报价高于历史价10%以上，需供应商提供《调价说明函》，说明原材料涨价、汇率变动等合理原因。

成本控制要点：

避免单纯以价格作为唯一标准，例如：低价但交期延迟可能导致生产停工损失，需综合评估；

大额采购（如单次超20万元）可引入第三方比价平台或邀请审计部参与价格审计。

输出物：《采购成本分析报告》（模板6）

5.分级审批与权限控制

责任主体：按审批权限表（模板7）执行，部门负责人→采购部→财务部→分管副总→总经理

采购专员将《采购申请表》《供应商比价表》《成本分析报告》整理成《采购审批包》，按审批权限逐级提交；

审批人重点审核“需求必要性”“预算符合性”“价格合理性”，在审批表中签字确认并注明意见（如“同意”“核减数量至”“重新比价”）。

成本控制要点：

严格执行分级审批权限，避免越级审批（如10万元以上采购需总经理审批，不得由分管副总单独审批）；

审批人若对采购成本有