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合同管理职责

合同管理职责

合同管理是企业管理的重要组成部分，它贯穿于企业经营活动的全过程，涉及合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止以及档案管理等多个环节。有效的合同管理能够保障企业的合法权益，降低法律风险，提高经济效益。以下将从不同岗位和部门的角度详细阐述合同管理的职责。

合同管理部门职责

1.合同制度建设

负责制定和完善企业的合同管理制度，明确合同管理的流程、标准和规范。结合企业的实际情况和业务特点，设计合同管理的各个环节，包括合同的审批权限、签订程序、履行监督等。定期对合同管理制度进行评估和修订，以适应企业发展和外部环境的变化。例如，随着企业业务的拓展，可能需要增加新的合同类型和管理要求，合同管理部门应及时调整制度。

2.合同文本管理

建立合同文本库，收集、整理和保存企业常用的合同文本模板。对合同文本模板进行审核和优化，确保其条款合法、合规、公平、合理，避免出现法律漏洞和风险。根据业务需求和法律法规的变化，及时更新合同文本模板。在实际工作中，合同管理部门要对合同文本的格式、条款内容进行严格把关，确保合同的规范性和一致性。

3.合同审核

对企业各部门提交的合同进行全面审核，包括合同的主体资格、条款内容、履行方式、违约责任等。重点审查合同是否符合法律法规的要求，是否与企业的战略目标和经营计划相一致，是否存在潜在的法律风险。对于重大合同或复杂合同，组织相关部门和专家进行会审，提出审核意见和建议。在审核过程中，合同管理部门要与业务部门进行充分沟通，了解合同的背景和目的，确保审核意见具有针对性和可操作性。

4.合同签订管理

监督合同的签订过程，确保合同签订的程序符合企业的规定。检查合同的签字、盖章等手续是否齐全，合同的份数是否符合要求。对于需要公证或备案的合同，负责办理相关手续。在签订合同前，合同管理部门要对合同对方的资信情况进行调查和评估，降低合同履行风险。

5.合同履行监督

建立合同履行跟踪机制，定期对合同的履行情况进行检查和评估。及时掌握合同双方的履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行中的重大变更或风险，及时向企业领导报告，并提出相应的解决方案。例如，当合同对方出现违约行为时，合同管理部门要及时采取措施，维护企业的合法权益。

6.合同变更与终止管理

负责受理合同变更和终止的申请，对变更和终止的原因、内容进行审核。组织相关部门对合同变更和终止的影响进行评估，确保变更和终止的合法性和合理性。办理合同变更和终止的手续，更新合同档案和相关记录。在合同变更和终止过程中，合同管理部门要与业务部门、财务部门等密切配合，确保各项工作的顺利进行。

7.合同纠纷处理

当发生合同纠纷时，合同管理部门要及时介入，收集和整理相关证据，分析纠纷的原因和责任。根据纠纷的具体情况，制定解决方案，选择合适的纠纷解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼。代表企业参与纠纷的处理过程，维护企业的合法权益。在纠纷处理过程中，合同管理部门要与律师等专业人员密切合作，确保纠纷得到妥善解决。

8.合同档案管理

负责合同档案的收集、整理、归档和保管工作。建立合同档案管理制度，确保合同档案的完整性、安全性和保密性。按照合同的类别、时间等进行分类归档，便于查询和使用。定期对合同档案进行清理和销毁，确保档案的有效性和及时性。

业务部门职责

1.合同需求提出

根据企业的业务发展需要，提出合同签订的需求。明确合同的目的、标的、数量、质量、价格等基本要素，并向合同管理部门提供相关的背景资料和业务要求。在提出合同需求时，业务部门要进行充分的市场调研和分析，确保合同的可行性和合理性。

2.合同对方选择

负责选择合同对方，对合同对方的主体资格、资信情况、经营业绩等进行初步调查和评估。选择信誉良好、实力雄厚的合同对方，降低合同履行风险。在选择合同对方时，业务部门要建立严格的筛选机制，对潜在的合作方进行多方面的考察和比较。

3.合同起草

根据合同管理部门提供的合同文本模板，结合业务实际情况，起草合同草案。确保合同草案的条款内容符合业务需求和企业的利益，明确双方的权利和义务。在起草合同过程中，业务部门要与合同管理部门保持密切沟通，及时听取审核意见，对合同草案进行修改和完善。

4.合同履行执行

按照合同的约定，全面、及时地履行合同义务。组织相关人员完成合同规定的工作任务，确保合同的顺利履行。在合同履行过程中，业务部门要建立有效的沟通机制，及时与合同对方进行沟通和协调，解决履行过程中出现的问题。

5.合同履行情况反馈

定期向合同管理部门反馈合同的履行情况，包括履行进度、存在的问题和风险等。及时提供相关的资料和证据，协助合同管理部门对合同履行情况进行监督和评估。当合同履行出现异常情况时，业务部门要及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施进行处理。

6.合同变更