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高校学生档案管理工作规范

高校学生档案作为学生个人经历、政治思想、学习成绩、身体状况、奖惩情况等方面的原始记录，是学校育人工作的有机组成部分，也是国家人事档案的重要基础。科学规范地管理学生档案，对于维护学生合法权益、保障学校正常教学秩序、服务社会人才选拔以及促进教育事业健康发展，均具有不可替代的重要意义。为进一步提升我校学生档案管理工作的科学化、制度化、规范化水平，特制定本规范。

一、基本原则

学生档案管理工作应严格遵循以下原则：

1.真实性与客观性原则：档案材料的收集、整理、归档必须以事实为依据，确保材料的真实性、准确性和客观性，杜绝虚假信息和主观臆断。

2.完整性与系统性原则：确保学生档案材料的齐全完整，能够全面反映学生在校期间的成长轨迹。材料的整理应遵循一定的逻辑顺序，保持档案的系统性。

3.保密性与安全性原则：严格遵守国家档案保密法律法规，建立健全档案安全保密制度，确保档案内容不泄露、档案实体不受损。

4.规范性与标准化原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递等各个环节均应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作有序进行。

5.服务性与发展性原则：学生档案工作应立足服务于学校人才培养、学生成长和社会需求，并随着教育改革发展和档案管理技术的进步，不断优化管理方式和服务水平。

二、管理机构与职责

1.学校层面：学校应明确分管档案工作的校领导，将学生档案管理工作纳入学校整体工作规划，保障必要的经费、场地和人员投入。

2.档案管理部门：学校档案馆（室）是学生档案工作的业务指导和监督部门，负责制定和完善学生档案管理规章制度，指导和检查各院系、相关部门的学生档案收集、整理、归档工作，负责毕业生档案的集中保管、转递和查询利用，以及非应届毕业生档案的宏观管理。

3.院系层面：各院（系）是学生档案材料收集、整理、初步审核的直接责任单位，应指定专人（通常为辅导员或教学秘书）负责本院系学生档案材料的日常收集、整理、核对与移交工作，并确保材料的及时与完整。

4.相关职能部门：招生就业处、教务处、学生工作处、团委、保卫处、财务处等部门，应根据职责分工，及时将涉及学生的重要材料（如录取名册、成绩单、奖惩决定、党团组织材料、体检表等）整理、审核后，按规定移交档案管理部门或院系档案管理人员。

三、档案的建立与收集

1.档案的建立：新生入学后，档案管理部门或院系应及时接收并核对由生源地或原毕业学校转来的高中（或同等学历）档案材料，建立学生个人档案。对于无档案材料的学生，应查明原因并督促其补充。

2.材料收集范围：学生档案材料主要包括：

*入学材料：录取通知书、高考档案、新生入学登记表、体检表等；

*学籍材料：学籍登记表、成绩单、专业变更、学制变动、休学复学、退学、毕业、学位授予等相关材料；

*奖惩材料：各类奖励审批表、荣誉证书复印件、处分决定及解除处分决定等；

*党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议材料、不合格党员处置材料、入团志愿书等；

*其他有参考价值的材料：如社会实践鉴定、重要家庭成员及社会关系材料等（根据实际情况审慎收集）。

3.材料收集要求：

*及时性：各责任单位应在有关材料形成后的规定期限内（通常为一个月内）完成收集工作。

*规范性：收集的材料应为办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

*完整性：确保各类应归档材料不遗漏，特别是关键节点材料（如毕业登记表、学位审批表等）。

四、档案的整理与归档

1.材料审核：对收集到的材料，档案管理人员应认真审核其真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料应退回形成单位或个人补充完善。

2.材料排序：按照档案材料形成的时间顺序或逻辑关系，对材料进行系统排列。一般可参照《干部档案整理工作细则》中关于学生档案的排序要求进行。

3.材料装订：

*去除材料上的金属物，对破损、褪色、小于A4规格的材料应进行修补、复制或托裱。

*采用规范的档案盒或档案袋，材料应左侧装订，做到整齐、牢固。

*每个学生档案应建立卷内目录，注明材料名称、页码、份数、形成日期等。

4.编号与登记：为每个学生档案编制唯一的档案号，并建立档案管理台账，进行详细登记。

五、档案的保管与保护

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.日常管理：

*档案库房应专人负责，非档案管理人员未经许可不得入内。

*建立档案出入库登记制度，档案的查阅、借阅、转递均需履行登记手续。

*定期