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酒店采购管理手册

第一章总则

1.1编制目的

为规范酒店采购管理工作，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资质量，保障酒店正常运营，特制定本手册。本手册旨在建立科学、规范、高效的采购管理体系，明确采购流程、职责分工及管理要求，为酒店采购工作提供标准化指导。

1.2适用范围

本手册适用于酒店所有采购活动，包括但不限于：

酒店运营所需物资采购

酒店设备设施采购

酒店服务外包采购

酒店工程项目采购

酒店日常办公用品采购

本手册适用于酒店采购部门、财务部门、使用部门及相关管理人员。

1.3编制依据

《中华人民共和国政府采购法》

《中华人民共和国招标投标法》

《中华人民共和国合同法》

《酒店行业采购管理规范》

酒店集团采购管理制度

酒店内部管理规章制度

1.4基本原则

合法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保采购活动合法合规。

公开透明原则：采购过程公开透明，确保采购活动公平、公正、公开。

效益最大化原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最优化，实现酒店经济效益最大化。

质量优先原则：确保采购物资符合酒店质量标准，满足酒店运营需求。

权责明确原则：明确各部门、各岗位在采购活动中的职责权限，建立责任追究机制。

1.5术语定义

采购：指酒店以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

采购计划：指酒店根据经营需求，对一定时期内所需采购物资的种类、数量、时间、预算等进行的系统安排。

供应商：指向酒店提供货物、工程或服务的法人、其他组织或者自然人。

招标采购：指酒店以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。

竞争性谈判：指采购人或采购代理机构组织多家供应商就采购事宜进行谈判，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。

单一来源采购：指因货物或者服务来源唯一、发生不可预见的紧急情况等特殊原因，只能从唯一供应商处采购的采购方式。

采购合同：指酒店与供应商之间设立、变更、终止采购权利义务关系的协议。

第二章采购组织架构与职责

2.1采购组织架构

酒店采购管理实行统一领导、分级负责的管理体制，建立由酒店总经理领导，采购部门牵头，财务、使用部门协同参与的采购管理组织架构。

酒店设立采购管理委员会，作为酒店采购管理的决策机构，负责审批重大采购事项、制定采购政策、监督采购执行。采购管理委员会由酒店总经理任主任，分管采购的副总经理任副主任，采购、财务、使用等部门负责人为委员。

采购部门是酒店采购管理的执行机构，负责采购计划编制、供应商管理、采购组织实施、合同管理等具体采购工作。采购部门设采购经理、采购专员等岗位，明确岗位职责和工作要求。

2.2采购管理委员会职责

审议酒店采购管理制度和流程

审批年度采购计划和预算

审批重大采购项目方案

审定合格供应商名录

监督采购活动执行情况

协调解决采购工作中的重大问题

评估采购管理绩效

2.3采购部门职责

编制年度采购计划和预算

组织实施采购活动

管理供应商关系，建立供应商评价体系

负责采购合同谈判、签订和履行管理

建立采购档案，做好采购记录

分析采购成本，提出降本增效建议

配合内部审计和外部检查

2.4相关部门职责

财务部门：

负责采购预算的审核和控制

办理采购款项的支付结算

参与采购合同的财务条款审核

监督采购资金使用情况

使用部门：

提出采购需求，编制需求计划

参与采购物资的技术规格确定

参与供应商评估和物资验收

提供采购物资使用反馈

仓储部门：

负责采购物资的入库验收

建立物资台账，管理库存

定期盘点，确保账实相符

提供库存信息，协助制定采购计划

审计部门：

对采购活动进行内部审计

监督采购流程的合规性

评估采购管理风险

提出改进建议

2.5岗位职责

采购经理：

全面负责采购部门的日常管理工作

组织编制年度采购计划和预算

审核采购方案和采购合同

协调解决采购工作中的问题

管理采购团队，提升团队能力

向采购管理委员会汇报工作

采购专员：

具体执行采购活动

调研市场，收集供应商信息

编制采购文件，组织采购实施

跟踪采购合同履行情况

建立采购档案，做好采购记录

分析采购数据，提出改进建议

第三章采购流程管理

3.1采购需求管理

采购需求是采购活动的起点，使用部门应根据酒店经营计划和实际需要，提前提出采购需求。采购需求应包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额等要素。

使用部门应填写《采购需求申请表》，经部门负责人审核后提交采购部门。采购部门对采购需求进行汇总、审核，确认需求的合理性和必要性，避免重复采购和超预算采购。

对于重大采购项目，使用部门应编制《采购需求说明书》，详细说明采