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企业宣传资料汇编及存档模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（涵盖初创、成长、成熟期）的宣传资料系统性管理，具体场景包括但不限于：

企业宣传体系搭建：新成立企业或需规范宣传流程的企业，统一资料标准与管理规范；

年度宣传资料更新：定期汇总年度内新增、修订的宣传素材，形成动态化资料库；

跨部门资料协同：市场、销售、行政等部门共享宣传资料，保证信息一致性与使用效率；

历史资料追溯：对过往宣传资料进行分类归档，便于后续查阅、复盘或合规审计；

品牌形象维护：集中管理企业LOGO、Slogan、产品手册等核心品牌资料，避免使用过期或错误素材。

二、资料汇编及存档操作流程

（一）前期准备：明确目标与分工

成立专项小组：由市场部负责人担任组长，成员包括市场专员、行政专员、法务专员（可选），明确职责：

组长：统筹整体流程，审核资料分类与归档标准；

市场专员：牵头资料收集、分类与内容核对；

行政专员：负责物理/电子存档管理、权限设置；

法务专员（若有）：审核资料合规性（如商标、宣传文案法律风险）。

制定资料清单：根据企业类型（如制造业、服务业、互联网企业）梳理需收集的宣传资料类型（参考“模板表格”部分），形成《待收集资料清单》。

（二）资料收集：全面覆盖与初步筛选

内部收集：向各部门发送《待收集资料清单》，明确提交截止时间（如3个工作日内），资料范围包括：

品牌类：LOGO源文件（/PSD版）、标准色值、品牌故事、企业简介；

产品类：产品手册、技术参数表、功能演示视频、案例研究；

活动类：展会海报、宣传单页、活动策划案、媒体报道新闻稿；

数字类：官网宣传文案、社交媒体推文、短视频素材、H5；

其他：合作伙伴背书资料、资质证书（如ISO认证）、获奖证明。

外部收集：若有外部合作（如设计公司、媒体），同步获取最终版宣传资料（含授权使用说明）。

初步筛选：对收集的资料进行基础审核，剔除重复、模糊（如低分辨率图片）、内容过时（如年度数据未更新）的资料，标记“待补充”项并反馈至责任部门。

（三）资料分类：标准化维度划分

采用“一级分类+二级分类”结构，保证逻辑清晰、便于检索：

一级分类：按资料属性分为“品牌基础资料”“产品服务资料”“市场活动资料”“数字媒体资料”“资质荣誉资料”5类；

二级分类：在一级分类下细化子类（如“品牌基础资料”下分“LOGO与VI系统”“企业简介与故事”“品牌规范文档”）。

注：分类标准需根据企业实际需求调整，例如制造业可增加“技术专利资料”一级分类。

（四）资料整理：标准化处理与信息标注

格式统一：

图片类：统一转换为JPG（用于线上展示）或PNG（透明背景），分辨率不低于300dpi；

文档类：Word/PDF格式，PDF需添加书签（按章节划分），Word文件命名包含“版本号-更新日期”（如“企业简介V2.1）；

视频类：MP4格式，分辨率1080P，时长不超过5分钟（长视频可分段并添加章节目录）。

信息标注：为每份资料添加唯一“资料编号”（规则：一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号，如“PM-2023-001”），并填写《宣传资料信息登记表》（见模板表格），标注核心信息：资料名称、类型、所属部门、负责人、创建/更新日期、有效期、存放位置（物理档案柜编号/电子文件夹路径）、使用权限（如“内部公开”“仅销售部可见”）。

（五）资料归档：物理与电子双轨存档

电子归档：

创建企业服务器/云盘专属文件夹（如“企业宣传资料库”），按一级分类建立子文件夹，二级分类作为子文件夹下的细分目录；

将整理后的资料至对应目录，文件名格式为“资料编号-资料名称”（如“PM-2023-001-产品手册X系列”）；

设置访问权限：普通员工仅可查看，部门负责人可编辑，管理员拥有全部权限，避免误删或篡改。

物理归档：

对重要纸质资料（如资质证书原件、signed合同附件）使用统一规格档案盒（A4尺寸），盒面标注“一级分类-二级分类-年份”（如“品牌基础资料-LOGO系统-2023”）；

档案盒内附《物理档案目录》（含资料编号、名称、页数、归档日期），存放于干燥通风的档案室，由行政专员定期检查防潮防虫。

（六）维护更新：动态化管理机制

定期更新：市场部每季度牵头检查资料库，删除过期资料（如年度活动资料保留至次年一季度末），新增或修订资料需同步更新《宣传资料信息登记表》及编号；

版本控制：修订资料时，原版本保留并标注“已停用”，新版本添加“最新”标识，避免历史版本与当前版本混淆；

借阅管理：通过《资料借阅申请表》（见模板表格）规范借阅流程，借阅期限不超过3个工作日，到期由行政专员催还，重要资料（如LOGO源文件）仅限现场查阅。

三、模板表格

表1：企业宣传资料分类目录表（示例）

一级分类代码

一级分类

二级分类代码

二级分类