采购合同管理标准化流程及风险控制表.docVIP

采购合同管理标准化流程及风险控制工具指南

一、适用业务场景说明

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的采购部门、法务部门及项目团队，用于规范采购合同全生命周期管理，涵盖从采购需求提出到合同归档的全流程。具体场景包括：

企业常规物料/服务采购（如原材料、办公用品、技术服务等）；

项目制采购（如工程建设、系统开发等）；

高额或复杂采购（如设备采购、长期供应商合作等）。

通过标准化流程与风险控制，保证采购合同合规、高效，降低履约风险，保障企业权益。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与合同拟定

需求提报

业务部门根据生产/运营需求，填写《采购需求申请表》，明确采购内容、规格型号、数量、预算金额、交付时间等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部门。

责任人：业务部门需求专员、部门负责人；

输出物：《采购需求申请表》（附件1）。

供应商初步筛选

采购部门根据需求内容，从合格供应商库中筛选至少3家潜在供应商（紧急或单一来源采购需说明理由）；若供应商库无合适资源，需启动新增供应商评估流程（含资质审核、样品测试等）。

责任人：采购专员、采购经理；

输出物：《供应商候选名单》（含供应商资质文件）。

合同文本拟定

采购部门协同法务部门，根据采购类型选择标准合同模板（如《采购框架合同》《订单采购合同》），明确双方权利义务、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决等条款；

特殊需求（如定制化服务）需新增补充条款，经法务部门审核合规性。

责任人：采购专员、法务专员、采购经理；

输出物：合同草案（加盖“草案”章）。

（二）合同评审与审批

内部多部门评审

采购部门组织合同评审会，参与部门包括：

业务部门：审核技术参数、交付需求与业务匹配性；

财务部门：审核付款条款、预算合规性、发票类型；

法务部门：审核法律条款合规性、违约责任明确性；

审计部门（可选）：审核流程规范性、利益冲突情况。

评审部门需在《合同评审表》（附件2）中明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”），并签字确认。

最终审批

根据合同金额及企业权限划分，由对应层级负责人审批：

金额≤5万元：采购经理审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理审批。

责任人：采购部门牵头、各评审部门、审批负责人；

输出物：《合同评审表》（完整签字版）、审批通过的合同终稿。

（三）合同签订与备案

合同签署

采购部门与供应商沟通确认合同条款，双方加盖公章或合同专用章（个人需提供身份证复印件并签字）；

合同一式多份（通常至少3份：采购方、供应商、财务各1份），正本为唯一有效文本，副本加盖“副本”章。

合同备案

采购部门在合同签订后2个工作日内，将合同扫描件及纸质版提交至档案管理部门归档，同步更新《合同台账》（附件3），记录合同编号、签订日期、金额、供应商、履行期限等信息。

责任人：采购专员、档案管理员；

输出物：签署版合同、更新后的《合同台账》。

（四）合同履行与跟踪

履约监控

采购部门按合同约定跟踪供应商履约进度（如交付时间、质量标准），要求供应商提供交付证明（如送货单、验收报告）；

业务部门负责对采购物料/服务进行验收，填写《验收确认单》（附件4），明确验收结果（合格/不合格）及处理意见（如退货、整改）。

异常处理

若出现延迟交付、质量不符等问题，采购部门需在24小时内书面通知供应商，要求其限期整改；涉及违约的，按合同条款追究责任（如扣减货款、支付违约金）。

责任人：采购专员、业务部门验收员、采购经理；

输出物：《履约跟踪记录表》《验收确认单》《异常处理函》。

（五）合同变更与终止

合同变更

因需求变更、政策调整等原因需修改合同时由提出方提交《合同变更申请表》（附件5），说明变更原因、内容及影响；

变更流程参照原合同审批流程（需重新评审审批），签订《补充协议》作为原合同附件，同步更新《合同台账》。

合同终止

出现法定或约定终止情形（如一方违约、不可抗力等），由采购部门发起终止流程，提交《合同终止申请表》，经审批后与协商终止协议，明确后续责任（如已付款项处理、未交付货物处置）。

责任人：采购专员、采购经理、法务专员；

输出物：《合同变更申请表》《补充协议》《合同终止申请表》《终止协议》。

（六）合同归档与复盘

归档管理

合同履行完毕（含终止）后，采购部门整理合同全流程资料（需求申请、评审表、签署版、验收单、变更/终止协议等），按“一合同一档”原则装订成册，移交档案管理部门保存，保存期限不少于合同履行结束后5年。

复盘总结

每季度/每年度，采购部门组织合同复盘会议，分析履约中的风险点（如供应商违约率高、条款漏洞等），更新《风险控制表》（附件6），优化合同模板及管理流程。

责任人：采购经理、档案管理员、法务专员；

输出物：合同档案、《合同管理复盘报告》。

三、