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采购申请单规范化审批模板

一、适用范围与发起时机

库存物料低于安全库存阈值需补充时；

新项目启动需新增采购时；

现有设备故障无法修复需更换时；

部门职能扩展需新增服务采购时；

其他经确认需通过采购流程满足的需求时。

二、标准化审批流程详解

步骤1：需求发起与申请单填写

操作人：需求部门申请人（某某）

操作内容：

登录企业采购管理系统（或纸质模板），准确填写采购申请单基本信息，包括申请部门、申请人、联系方式、申请日期、申请编号（系统自动或按规则编制）、紧急程度（一般/紧急/特急）。

详细填写采购需求明细：逐项列明物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、需求数量、预估单价、预估总价、用途说明（需具体到项目或业务场景）、备注（如特殊质量要求、交付时间等）。

附件：根据采购类型补充必要材料，如固定资产采购需提供设备配置清单、技术参数说明；服务采购需提供服务范围、期限、验收标准等；金额较大采购需提供至少3家供应商的报价单（或比价记录）。

输出物：《采购申请单》（含附件）

步骤2：部门负责人审核

操作人：需求部门负责人（某某）

操作内容：

核查采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划、是否与现有资源重复、是否为业务开展必需。

审核预算合理性：预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算需说明原因并附预算调整申请。

确认需求明细准确性：规格型号、数量、技术参数等是否清晰、无歧义，避免后续采购争议。

审核结果：通过/驳回（驳回需注明原因，退回申请人修改）。

步骤3：采购部门复核

操作人：采购部门专员（某某）

操作内容：

合规性审查：采购需求是否符合企业《采购管理办法》，是否属于集中采购目录范围（如适用），是否存在规避招标、化整为零等违规情形。

市场情况核查：对预估单价进行合理性评估，参考历史采购价格、市场行情，必要时要求申请人补充供应商信息或组织比价。

采购方式匹配：根据采购金额、品类确定采购方式（如询价、招标、单一来源采购等），并明确后续采购执行节点。

复核结果：通过/补充材料/驳回（反馈至部门负责人）。

步骤4：财务部门审核

操作人：财务部门专员（某某）

操作内容：

预算符合性审核：采购申请是否纳入年度预算，资金来源是否明确（如运营资金、项目资金等），超预算部分是否完成预算审批流程。

付款条件审核：针对采购条款中的付款方式、周期、发票类型等进行合规性把控，保证符合财务管理制度。

审核结果：通过/不通过（不通过需注明财务合规意见，退回采购部门）。

步骤5：分级审批

操作人：根据采购金额划分的审批权限人（如部门总监/分管副总/总经理）

审批权限示例（企业可根据自身规模调整）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门+财务部门审核即可；

5000元＜金额≤50000元：需分管副总（某某）审批；

金额＞50000元：需总经理（某某）审批。

审批内容：最终确认采购的必要性、预算合理性、合规性，签署审批意见。

步骤6：结果反馈与采购执行

操作人：采购部门专员（某某）

操作内容：

审批通过后，将《采购申请单》同步至采购执行人员，启动采购流程（如联系供应商、签订合同、下单采购）。

审批驳回时，及时反馈至申请人，说明驳回原因及修改建议，申请人调整后重新发起流程。

输出物：采购执行结果（采购订单、合同等）反馈至申请人及相关部门。

三、采购申请单模板结构说明

基本信息区

字段名称

填写要求

示例

申请部门

部门全称

市场营销部

申请人

员工姓名（用*号代替姓氏）

*明

联系方式

内部办公电话/分机

8888

申请日期

年-月-日

2023-10-08

申请编号

系统自动/规则：部门-年月-序号

CG-202310-005

紧急程度

一般/紧急/特急（单选）

紧急

采购需求明细区

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

备注

1

笔记本电脑

i5/16G/512G/15.6寸

台

2

5500

11000

新项目组办公使用

需预装Office

2

办公文具套装

含A4纸、签字笔等

套

10

80

800

日常办公消耗

——

审批意见区

审核环节

审核人（签字）

审核日期

意见（可勾选或填写）

部门负责人审核

*强

2023-10-08

□通过□驳回（原因：________）

采购部门复核

*华

2023-10-09

□通过□补充材料（需提供：______）

财务部门审核

*磊

2023-10-09

□通过□不通过（原因：________）

分管副总审批

*总

2023-10-10

□同意□不同意（原因：________）

附件清单区

序号

附件名称

份数

状态（是/否）

备注

1

笔记电脑报价单（3家）

1

是

需加盖公章

2

新项目立项批复文件

1

是

——

四、关键执行要点与风