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合同档案管理办法

合同档案管理办法

总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

本办法所称合同档案，是指公司在经营管理活动中签订的各类合同、协议及其相关文件材料，包括合同文本、补充协议、附件、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、履行记录等具有保存价值的各种载体形式的文件材料。

合同档案管理工作遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、方便利用的原则，确保合同档案的真实、完整、有效和安全。公司综合管理部门负责合同档案的统筹管理和监督指导工作，各业务部门负责本部门合同档案的收集、整理和移交工作，档案管理部门负责合同档案的接收、保管和提供利用工作。

合同档案的收集

各业务部门是合同档案收集的责任主体，应指定专人负责本部门合同档案的收集工作。在合同签订、履行过程中，各业务部门应及时收集与合同相关的各种文件材料，确保文件材料的齐全、完整。

合同档案收集的范围包括但不限于以下内容：合同正式文本及附件，合同审批文件，包括立项申请、可行性研究报告、合同审查意见等；授权委托书；往来函件，包括与合同对方的沟通函件、通知、催告函等；会议纪要，涉及合同谈判、履行等重要事项的会议记录；履行记录，包括合同执行过程中的发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票等；变更、解除合同的相关文件，如变更协议、解除协议及相关审批文件；其他与合同有关的具有保存价值的文件材料。

合同签订后，业务部门应在[具体天数]个工作日内将合同正式文本及相关审批文件原件移交档案管理部门。在合同履行过程中产生的文件材料，业务部门应及时收集整理，并在每季度末将本季度产生的合同履行文件材料移交档案管理部门。对于重大、复杂合同，业务部门可根据实际情况与档案管理部门协商，分阶段移交相关文件材料。

业务部门在移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，详细注明合同名称、合同编号、移交日期、移交人等信息。移交清单一式两份，业务部门和档案管理部门各执一份。档案管理部门对移交的合同档案进行清点核对，如发现文件材料不齐全、不完整或不符合要求的，应及时通知业务部门补充完善。

合同档案的整理

档案管理部门接收合同档案后，应按照一定的方法和规则对合同档案进行整理，以便于保管和利用。合同档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和查找利用。

合同档案按照合同类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。对于同一类别的合同，按照合同签订时间先后顺序进行排列。每份合同档案应建立独立的档案卷，将合同及相关文件材料按照一定的顺序装订成册，并编制档案卷内目录。卷内目录应包括文件材料的序号、文件名称、日期、页号等信息。

合同档案应统一编目，采用“年度-合同类别-合同编号”的编号方法。例如，2024年度的买卖合同，合同编号为001，则该合同档案的编号为2024-买卖-001。档案管理部门应建立合同档案索引数据库，将合同档案的基本信息录入数据库，实现合同档案的信息化管理。索引数据库应包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同对方、合同金额、档案存放位置等信息，方便查询和统计。

合同档案的保管

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，配备必要的保管设施和设备，如档案柜、防潮设备、防火设备、防盗设备等，确保合同档案的安全。合同档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]，定期对库房的温度和湿度进行监测和记录。

合同档案应按照档案编号顺序存放在档案柜中，排列整齐，便于查找和存取。对于重要的合同档案，应采取特殊的保管措施，如单独存放、加密保存等。档案管理部门应建立严格的档案出入库管理制度，明确档案出入库的审批程序和手续。非档案管理人员查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。档案管理人员应严格按照审批意见提供档案，并做好查阅记录。

档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复和防护措施。对于超过保管期限的合同档案，档案管理部门应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。销毁合同档案应填写《合同档案销毁清册》，经公司领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。

合同档案的利用

公司各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经本部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请的内容和权限，及时提供相关合同档案。对于涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案内容。

外单位因工作需要查