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办公用品管理制度

一、目的

为规范公司办公用品的采购、发放、使用及管理流程，合理控制办公成本，提高资源利用效率，保障员工正常办公需求，同时倡导勤俭节约、绿色环保的办公理念，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工（含试用期员工）及各部门办公用品的申请、领用、保管与使用管理。特殊办公用品（如专业设备、高价值耗材等）若另有规定，从其规定。

三、管理职责

（一）行政部（或办公室）

1.统筹管理：负责办公用品的全面管理，包括制度制定、供应商选择、库存维护、领用监督及成本控制。

2.采购执行：根据审批后的采购需求，统一采购常用办公用品（如文具、耗材等），确保质量与性价比。

3.库存管理：建立办公用品台账，定期盘点库存（每月至少1次），确保账实相符，避免积压或短缺。

4.发放登记：负责办公用品的领用登记、发放及使用情况跟踪，对异常消耗（如短期内大量领用）进行核查。

（二）各部门

1.需求提报：根据本部门实际工作需要，合理预估办公用品用量，按流程提交申请。

2.内部管理：部门负责人需监督本部门员工合理使用办公用品，避免浪费；指定1名兼职管理员（通常为行政助理）协助行政部对接办公用品领用及库存反馈。

3.节约责任：倡导“按需领用、重复利用”原则，对可共享的办公用品（如订书机、计算器等）鼓励部门内部共用。

（三）员工

1.合规领用：按实际需求申请办公用品，不得超量领取或用于个人非工作用途。

2.妥善使用：爱护办公用品（如文具、电子设备），避免人为损坏或随意丢弃；对可重复使用的物品（如文件夹、笔记本）尽量延长使用寿命。

四、办公用品分类

根据使用频率、价值及管理需求，办公用品分为以下三类：

类别

定义

常见物品示例

管理重点

常规用品

日常高频使用、价值较低的消耗品

笔（中性笔/圆珠笔）、笔记本、便签纸、订书机/订书钉、回形针、胶水/胶带、文件夹、档案袋、打印纸（A4/A3）、签字笔芯、橡皮、尺子等

按需领用，定期补充，控制总量

耐用用品

使用周期较长、可重复使用的物品

计算器、剪刀、美工刀、打孔器、长尾夹、文件柜（小型）、办公桌垫、白板笔（可擦）、投影笔等

登记领用，责任到人，损坏需报修或说明原因

特殊用品

高价值、专业性或定制化物品

高端办公设备（如碎纸机、装订机）、专业耗材（如绘图笔、墨盒、硒鼓）、定制文具（如公司LOGO笔记本）、绿植等

单独审批，按需采购，专人保管

五、采购管理

（一）采购原则

1.按需采购：以各部门实际需求为依据，避免盲目囤货或过度采购。

2.性价比优先：选择质量可靠、价格合理的供应商，优先采购环保、节能产品（如再生纸、可替换笔芯）。

3.集中采购：常规用品由行政部统一采购（降低单价与物流成本），特殊用品或紧急需求经审批后可由部门自行采购（后凭票报销）。

（二）采购流程

1.需求提报：

常规用品：各部门兼职管理员每月末统计下月预计用量，填写《办公用品采购申请表》（注明物品名称、规格、数量、预估金额），经部门负责人审批后提交行政部。

特殊用品：因工作需要采购高价值或定制化物品时，需提前说明用途（如“项目汇报需定制LOGO笔记本”），经部门负责人审核→分管领导审批→行政部确认供应商后采购。

2.供应商选择：行政部定期评估办公用品供应商（考察价格、质量、配送时效），建立合格供应商清单（优先选择长期合作、信誉良好的商家）。

3.采购执行：行政部根据审批后的申请表集中采购，常规用品库存不足时（低于安全库存量）可紧急采购（无需部门重复提报）。

4.验收与入库：采购物品到货后，行政部核对数量、规格与质量（如打印纸是否卡纸、笔是否出水流畅），验收合格后登记入库（更新台账），不合格物品及时退换。

六、领用管理

（一）领用流程

1.常规用品：员工按需向本部门兼职管理员或行政部直接申请，填写《办公用品领用登记表》（注明姓名、部门、物品名称、数量、领用日期），经部门负责人签字确认后领取（每人每月领用次数/数量原则上不超过常规标准，如中性笔≤2支/月，笔记本≤1本/月）。

2.耐用用品：需登记领用人姓名、部门及物品编号（如计算器编号），由行政部建立《耐用用品领用台账》，责任到人（离职时需归还或交接）。

3.特殊用品：经分管领导审批后，由行政部专人发放并登记（如碎纸机需指定部门保管，定期检查使用状态）。

（二）领用标准（参考）

物品类型

常规领用标准（示例）

说明

中性笔/圆珠笔

2支/人/月（每人累计不超过5支）

消耗后可凭旧笔芯兑换新笔（鼓励重复使用笔杆）

笔记本

1本/人/月（A4大小，按需申请）

重要笔记可申请加厚/线圈本（需说明用途）

打印纸（A4）

部门总量控制：1包（500张）/周（根据部门人数调整）

优先双面打印，单面废纸用于草稿/便签

订书钉/回形针

1盒（50