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文档归档管理分类及存储操作指引手册
引言
文档是企业/组织运营过程中的核心信息载体，规范的归档管理能够有效保障文档的安全性、完整性和可追溯性，提升信息检索效率，降低管理成本。本手册旨在为各部门提供统一的文档归档管理操作指引，明确分类标准、存储流程及关键要求，保证文档管理工作标准化、规范化。
第一章适用范围与工作场景
一、适用范围
本手册适用于[企业/组织名称]各部门在日常运营、项目管理、业务活动及行政管理过程中产生或接收的各类电子及纸质文档的归档管理，包括但不限于制度文件、合同协议、会议纪要、项目资料、财务凭证、人事档案、客户资料等。
二、常见工作场景
日常业务归档：各部门在处理日常业务（如采购、销售、客服）中形成的合同、报表、邮件记录等，需按月度进行归档。
项目周期归档：项目启动、执行、验收各阶段的需求文档、方案、报告、验收记录等，需在项目关键节点完成后及时归档。
年度综合归档：年末各部门对全年形成的制度、总结、计划、凭证等文档进行集中梳理归档。
专项工作归档：如审计、评估、检查等专项工作中产生的支撑材料，需在专项结束后15个工作日内完成归档。
第二章文档归档全流程操作步骤
步骤一：文档收集与初步筛选
操作说明：
责任主体：各部门文档管理员为文档收集第一责任人，业务人员需配合提供本岗位产生的文档。
收集范围：仅纳入具有保存价值的正式文档，草稿、重复件、无效信息（如临时通知的草稿）可剔除；涉密文档需单独标注并按保密规定管理。
时间要求：日常业务文档每月最后3个工作日完成收集；项目文档在节点完成后5个工作日内收集；年度归档在次年1月10日前完成。
示例：销售部每月5日前收集上月签订的销售合同、客户回款凭证、销售周报等，交由部门文档管理员汇总。
步骤二：文档分类
操作说明：
采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级分类法，保证分类逻辑清晰、无交叉。
一级分类
二级分类
三级分类（示例）
综合管理（Z）
制度流程（ZD）
行政管理、人力资源、财务制度
会议纪要（ZY）
总经办会议、部门周例会、专题会议
业务运营（Y）
销售管理（XS）
销售合同、客户档案、业绩报表
采购管理（CG）
采购合同、供应商资质、验收单
项目管理（X）
项目立项（LX）
可行性报告、立项申请、批复文件
项目执行（ZX）
项目计划、进度报告、会议记录
项目验收（YS）
验收报告、成果交付物、客户反馈
财务管理（C）
凭证票据（PZ）
原始凭证、记账凭证、发票（合规票据）
报表分析（FB）
月度报表、年度审计报告、税务申报表
人力资源（R）
档案资料（DA）
员工合同、入职离职材料、绩效考核记录
培训发展（PX）
培训计划、课件、考核结果
步骤三：文章样式与命名
操作说明：
编码规则：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，编码需唯一，不得重复。
示例：ZD-2024-001（表示2024年综合管理-制度流程类第1份文档）；XS-2023-158（表示2023年业务运营-销售管理类第158份文档）。
命名规则：文档名称需简洁明确，包含核心要素（如“文件名+版本号+日期”）。
示例：《2024年度员工招聘计划_V1.0；项目采购合同_甲方公司_乙方公司pdf。
涉密文档：在编码后标注“密级-保密期限”，如ZD-2024-002-机密-5年。
步骤四：文档整理与装订
操作说明：
电子文档：
按分类建立文件夹层级（如“Z/综合管理/ZD-制度流程/2024年”），将文档按编码命名后放入对应文件夹；
扫描纸质文档形成的电子版需保证清晰完整，分辨率不低于300DPI，格式统一为PDF（可编辑文本优先）；
涉密电子文档需加密存储，访问权限仅限授权人员。
纸质文档：
按编码顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，使用无酸纸档案盒装订；
每份文档首页附《文档归档标签》（模板见第三章），标注编码、名称、归档日期、责任人等信息；
档案盒外侧面统一标注“一级分类-二级分类-年份-起止编码”（如“Z-综合管理-ZD-制度流程-2024-ZD-2024-001至ZD-2024-020”）。
步骤五：存储与登记
操作说明：
存储位置：
电子文档：存储于指定服务器或云盘，路径为“[服务器名称]/归档文档/一级分类/二级分类/年份/”；
纸质文档：存放于专用档案柜，按分类编号顺序排列，柜体张贴分类索引表。
登记备案：
填写《文档归档登记表》（模板见第三章），记录文章样式、名称、分类、存储位置、归档日期、责任人等信息，电子版同步录入文档管理系统，纸质版由部门文档管理员留存。
步骤六：检索与借阅
操作说明：
检索方式：
电子文档：通过文档管理系统按“编码、名称、关键词、责任人、日期”等字段检索；
纸质文档：通过《文档分类索引表》或《文档
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