物料申请及审批进度管理表.docVIP

一、适用工作场景

在企业日常运营中，各部门常因项目开展、设备维护、行政办公等需求申请物料（如原材料、办公用品、设备配件等）。为规范物料申请流程、明确审批责任、实时跟踪进度，避免因信息不对称导致的物料延误或资源浪费，需通过统一的管理表对申请及审批全流程进行记录与管控。本工具适用于企业内部跨部门协作场景，尤其适合物料需求频繁、审批层级较多的中小型或大型企业，可帮助申请人实时掌握审批动态，协助管理部门统筹物料采购与分配。

二、详细操作流程

（一）申请人发起申请

填写申请信息：申请人登录企业内部管理系统或《物料申请及审批进度管理表》，准确填写以下基础信息：

申请人姓名（*）、所属部门、申请日期；

物料名称（需明确具体型号，如“A4纸80g白色”而非“办公用品”）、规格型号、单位（个/箱/公斤等）、申请数量（需与实际需求匹配，避免过量申请）；

用途说明（简述使用场景，如“研发部新产品测试耗材”“行政部办公日常补充”）；

预计到货日期（根据工作计划合理填写，如“2024年X月X日前”）。

提交审批：填写完成后，通过系统提交或将纸质表单递交给本部门负责人，发起第一轮审批。

（二）部门负责人审核

审核需求合理性：部门负责人*重点核对申请物料的必要性、数量是否与部门工作计划匹配（如生产部申请物料需关联生产订单，行政部需结合库存消耗情况）。

审批意见反馈：

若审核通过，在“部门负责人审批意见”栏签字确认，并流转至下一审批环节（通常为采购部门或仓储部门）；

若审核不通过，需注明驳回原因（如“数量超出标准，请重新核算”“用途不明确，补充说明后重提”），并将表单退回申请人修改。

审批时限：原则上需在收到申请后1个工作日内完成。

（三）采购/仓储部门协同审核

仓储部门核验库存：仓储部门*收到审批通过的申请后，首先查询现有库存：

若库存充足，直接在“仓储审核意见”栏标注“库存充足，可直接发放”，并通知申请人领用，流程结束；

若库存不足，将表单流转至采购部门，启动采购流程。

采购部门审核可行性：采购部门*核对申请物料的规格、预算（是否在部门年度预算范围内）、供应商信息（是否有合格供应商），确认采购可行性：

若可采购，在“采购审核意见”栏签字，并启动询价、下单流程；

若无法采购（如规格特殊无供应商、预算不足），注明原因并退回申请人调整需求。

审核时限：库存不足时，需在2个工作日内完成。

（四）分管领导审批（针对高价值/特殊物料）

对于单价较高（如超过5000元）、涉及安全生产或稀缺物料的申请，需增加分管领导*审批环节：

审批重点：评估物料采购对企业整体预算的影响、是否符合战略需求（如新项目专项物料）；

意见反馈：同意则签字流转至采购执行，不同意则注明理由并退回。

审批时限：1个工作日内完成。

（五）采购执行与进度更新

采购下单：采购部门通过系统或线下向合格供应商下达采购订单，记录订单号、供应商名称、预计交货期，并在“采购执行状态”栏更新为“已下单”。

进度跟踪：采购专员*定期跟踪供应商生产/发货进度，若遇延迟（如供应商产能不足、物流问题），及时在“备注”栏更新延迟原因及预计新到货日期，并通知申请人及部门负责人。

（六）物料到货与入库

到货验收：供应商送达物料后，仓储部门*与申请人共同验收，核对物料名称、规格、数量、质量（如是否破损、是否符合技术标准），确认无误后在“验收结果”栏标注“合格”；若不合格，则联系采购部门退换货。

入库登记：验收合格后，仓储部门办理入库手续，更新库存台账，在“实际到货日期”栏填写入库日期，并在“当前审批状态”栏更新为“已到货”，同时通过系统或邮件通知申请人领用。

（七）流程归档

物料发放完成后，申请人确认领用，相关部门将《物料申请及审批进度管理表》纸质版或电子版归档至行政部或档案室，保存期限不少于2年，便于后续查阅或审计。

三、管理表模板结构

序号

申请单号

申请人*

所属部门

申请日期

物料名称

规格型号

单位

申请数量

用途说明

预计到货日期

当前审批状态

部门负责人审批意见

审批日期

采购/仓储审核意见

审批日期

分管领导审批意见

审批日期

采购执行状态

订单号

实际到货日期

验收结果

备注

1

WL-2024-001

张*

研发部

2024-03-01

单片机STM32F103C8T6

STM32F103C8T6

个

50

新产品原型开发

2024-03-10

已到货

需求合理，同意采购

2024-03-02

库存不足，需采购

2024-03-03

同意，预算充足

2024-03-04

已下单

PO001

2024-03-09

合格

供应商延迟1天到货

2

WL-2024-002

李*

行政部

2024-03-02

A4纸80g白色

80gA4白色

箱

10

日常办公补充

2024-03-05